浅论信息技术在医疗行业证件电子化管理中的应用

叶真

（上海中医院大学附属第七人民医院设备科，上海 200000）

医院后勤工作是医院的支持系统和有效保证，发挥着极为重要的作用，其特点是后勤人员学历次层次相对偏低，素质参差不齐，工作量大、涉及面广、专业性强、技术要求高，但是医院后勤管理水平的高低和医院的经济效益以及医疗质量息息相关，严重者可导致医疗秩序的中断，后果不堪设想。现阶段，社会得到了显著发展，医疗改革深入推进，急需医院行政后勤部门积极升级转型，竭尽全力将自身的服务质量和效率提高。怎样将行政后勤部门作为临床一线的保障者和医院决策的推动者、实施者的重要职能充分发挥出来，是医院管理应着重解决的主要问题。医院从实际出发，针对存在的突出问题，依托网络化信息管理平台，实行供应商资料、产品资料、证照资料电子化管理及动态管理，利用信息网络管理技术结合后勤管理理念，实现集约化一体保障，实现数据共享供应商三证电子化，产品证照电子化，各类证照效期预警。解决了物资采购过程中涉及到供应商首营、产品首营、证照管理、交货情况、供应商库存信息化管理，从而使整个过程全方位监控，信息化处理。现结合我院管理实践，浅析医院行政后勤管理中的供应商及产品等证照管理的具体做法及体会。

1 医院后勤管理信息化需求

1.1 后勤业务的动态发展性与适变性需求

信息化是业务管理和信息技术相互优化的过程，此过程的发展主要以业务和管理的发展变化以及不断提高升级为动力，因此系统要柔性地和医院后期管理需要相适应。医院后勤管理在外延上应具备复杂性和多样性，在内涵上又要具备一致性和整体性。现阶段市场上部分医院后勤管理系统通常运用的是类似仓库设备管理软件和仓库进销存软件的一种系统，并未根据实际需求实际开发，和医院后期管理企业化社会化的主体发展趋势不适应，这是医院后勤管理信息化建设中千万不能出现的问题。

1.2 业务复杂性整体性与多用性平台需求

医院后勤工作是医院的支持系统和有效保证，其所发挥的作用极为显著，医院后勤服务现代化的程度标志着一个医院现代化的程度，其除了在医院工作的所有环节中得以体现，同时和医院的研、教、医工作的健康发展和有序开展息息相关，有效保证了医院工作的正常开展。所以后勤管理中物资采购环节有很多前期工作要做，同时要保证在一定的时间里采购到临床需求的物资，并且保证产品的质量，同时要符合ISO9001 质量体管理体系的标准，更是要符合卫生监管部门法规的要求。这就要求物资采购员在对供应商评定资质、供应商三证、产品首营及注册证信息等是否满足法规的要求进行筛选，如果按照传统手工台账及纸张资料的管理方式，很难在达到高效的工作效率。这就需要一个信息化的平台对这些资料进行管理，能把不同供应商信息收集在同一平台、同时要实时了解供应商的库存情况，精确的核算下达订单后送货到医院的时间。

2 医院物资管理信息化的实施

2.1 物资管理系统—资料信息管理系统的概要介绍

我院利用物资管理系统极大的提高了后勤管理信息管理水平，提高了环节供应商管理、产品管理、证照管理、供应商库存监管、质量报告管理及产品追溯管理等。有利于和物资管理信息化的需求相适应，确保物资管理的规范性，最大化控制医院运作成本，使资金得到有效节约，促进工作效率和透明度的提升，树立医院的良好形象。

2.2 资料信息管理系统的的主要功能模

系统模板功能中有：A 供应商首营管理、B 合格产品名录、C 供应商三证台账、D 采购目录、E 仓库库存、F 产品进货台账、G 产品追溯台账、H 进货质检验收台账、I 检验报告。A：供应商首营管理主要是针对供应商首次进入医院买卖对供应商进行相关资料的填写及资质的评定档案进行规范要求的登记，通过系统建立供应商的三证信息档案（企业法人营业执照、税务登记证、医疗器械经营企业许可证），同时把相关证照的附件扫描后形成电子文件进行一对一的保存。B：合格产品名录主要是把每个供应商所通过招标进入医院的产品，对产品信息进行采集并登记相关信息，产品目录与供应商进行绑定，通过这个功能把可以随按供应商查找产品，可以按同类产品查找供应商。C：供应商三证台账是把供应商基本资料中需要的字段按照医院管理法规及卫生监管部门法规段提取出来，形成报表形式，所有涉及到三证上的字段都可以个性化显示及隐藏，而且根据不同用户的要求设置不同报表字段的排序先后，也可以导出不同的格式如：.xls.Textpdf 等9 种格式。通过这样的方式可以就不需要人工录入表格，提高工作效率，在医院日常检查中更加方便及保证数据的准确性。D：采购目录是把供应商能经营所有的产品以列表的形式体现在系统中，方便采购员对同类产品进行性价比选择、同时把产品物价信息及自然属性（发证时所具备指定的信息）呈现给用户。E：仓库库存是把每个供应商专门为医院备货的实时库存，通过医院直接查看供应商的库存情况，可以合理安排采购物资时间及频次，利用网络技术把相关信息运用到日常的后勤精细化管理上，合理的降低库存资金的周转。F：产品进货台账是医院通过此功能一目了然的知道某个时间段从哪个供应商进过什么物资，产品的生产厂家是哪个，产品的注册证多少，产品进货的数量、生产批次、灭菌批次、失效期等信息；而且根据不同用户的要求设置不同报表字段的排序先后，也可以导出不同的格式如：.xls.Text.pdf 等9 种格式。G：产品追溯台账是从物资请领部门到采购环节到使用过程追溯的报表，报表可以根据用户要求把需要的字段显示出来，在对任何检查工作时都可以自由的提供各种各样的报表。H 进货质检验收台账是记录并登记物资采购到医院环节产品必须要符合医院质量体系的标准，通过系统记录每次每个产品进入医院时形成的质量报告相关监管的信息，通过此功能可以导出不同时间段，不同供应商、不同类型产品类别的进货质量台账表。I：检验报告是供应商在提供给医院产品随物出具的检查报告，报告是以电子附件方式记录在信息系统上，而且是一对一的记录保存，避免纸质报告保存过程中存在缺失。

2.3 信息系统的扩张灵活性

资料信息管理系统在设计上考虑的医院内部信息系统种类繁多，所以要求对于物资基本资料共性的信息都可以接口到其他信息系统上，所有在物资从请领和使用过程中需要监管的信息都能共享，同时可以把日常人工登记的资料全部实现电子化管理。系统与供应商内部的ERP 系统、监管部门的系统都预留接口，方便今后系统进行扩容，而且系统采用B/S 架构保证数据医院内网、外网都可以访问系统，同时使数据的安全性得到保证。医院信息中心负责保管、存储已经网络化的资料，明确责任，防止丢失相关资料，为医生的查询提供方便，也把价值重大的第一首资料提供给临床教学和科研，将医院存储资料的价值充分发挥出来。

3 体会及建议

我院构建的医院后勤物资管理信息系统运行情况良好，使实时动态管理供应商资料、产品资料、质量报告资料及各种类型的信息库完善顺利实现，并可以对库存资金和数量展开实时动态管理，防止毫无目的地采购，将库存积压量减少，促进医院资金流转速度加快。将第三方物理配送公司统一配送物资的目的顺利实现，使医疗人员的工作量有效减轻。同时从数据方面支持了医院管理部门进行物资的查询，既可以对医院临床工作量信息和医院临床的费用进行查询，同时还可以将医院后勤成本的情况充分掌握到，并借助将信息化程度提升，有效提高管理水平，这对更好地实施医院成本核算极为有利。利用先进管理工具队医院后勤管理是医疗改革中重要的一部分，信息化管理也是一种社会发展理念。在改革中没有一条现成的捷径可走，要勇于探索，勇于实践，大胆改革，坚持以人为本，以医院的发展为重。