数字化网络技术在高校档案管理中的应用探讨

王雪纯

（黑龙江工程学院档案馆，黑龙江 哈尔滨 150050）

高校在发展过程中会产生大量的信息，这些信息都会通过档案的形式进行保存、管理、利用，长此以往，高校档案管理部门积累的信息总量持续攀升、管理效果开始下降。为了改善高校管理档案的效果，积极地引入数字化网络技术进行使用，将有助于改善传统的低效率工作模式、提高高校开展档案管理工作的效果。

1 高校档案管理工作中引入数字化网络技术运用的重要性

近年来，高校每年招生数量都在增加，这使得高校档案管理部门的工作压力持续攀升。传统的档案管理采用纸质形式收集、记录档案信息，存在较多问题，如字迹容易氧化，不容易保存，纸质档案因为管理不当容易丢失和破损，最重要的是当面对众多档案时，最大的麻烦就是整理问题，分类整理工作并非易事，相反，是极其的复杂，并且在极大程度上影响了档案的使用效率。因此，在档案管理中引入数字化网络技术优化管理模式，必然是高校档案管理工作的全新发展趋势。

在新时代中，数字化、网络化、信息化技术等已经在社会各领域被广泛推广、运用，为了紧随时代发展潮流，高校在档案管理中引入数字化网络技术进行使用，才能改善高校对档案信息的管理效率，才能提高高校档案管理的现代化水平。与此同时，高校在档案管理工作开展中积极的使用数字化网络技术，将降低档案管理工作难度、复杂度，简化各种流程、提高数据保存效果，避免了纸质当然容易丢失、字迹经常氧化变形等问题，提高了高校管理档案信息资源的质量。

2 新时代数字化网络技术的相关优点

2.1 使高校档案管理工作效率显著提升

高校在档案管理工作期间引入数字化网络技术，能够打破传统档案管理模式的壁垒，提高档案整理、分类、信息收集的效果，有助于避免不必要的人为失误，改善了工作效率。

2.2 使高校管理档案信息的安全性有效提高

因为档案管理信息泄漏引发的悲剧在近年屡次发生，比如，2016 年8 月21 日，在山东地区的徐玉玉刚刚考上大学，但因为信息泄露给了骗子，当自己的上学学费9900 元被骗子以诈骗形式骗走后，因为伤心过度，导致其心脏骤停后遗憾离世。这件事情就是因为档案信息管理不正规导致，正是因为泄露了学生的档案信息，才让诈骗犯钻了空子。所以，及时地在档案管理工作领域引入数字化网络技术，将提高档案管理的可靠性、安全性，并能降低或杜绝个人信息泄露现象。

2.3 使各部门之间能够相互共享信息资源

高校档案管理部门可以通过数字化网络技术构建专业的档案信息数据管理库，然后统一收集、整理高校信息，并根据信息类型完成检索入口的构建。接着，相关部门只要获得高校授权，就可以借助档案信息数据管理库，快速地检索到所需的信息，从而就实现了共享信息资源的目标，改善了档案信息的利用效率。

2.4 有助于高校在管理档案中减少成本投入

高校档案管理部门采用的传统管理模式耗时、耗力，需要投入大量的人力、物力、财力资源，造成了资源浪费；同时，纸质文件的印刷与大量工作人员的投入就会导致管理成本的增加。而现代数字网络技术用磁盘和云盘代替了纸质载体，极大地提高了工作效率，减少了人力、物力、财力的使用，实现了减少档案管理成本的目标。

3 高校档案管理中要合理应用数字化网络技术

3.1 对高校档案管理传统体制进行改革，做好管理章程的科学设计

高校在档案管理中引入数字化网络技术使用之前，必须为技术的引用创造良好的环境。因此，高校应结合校内档案管理工作现状，积极地设计有效的数字化档案管理改革方案及管理章程，对传统的高校管理制度进行优化、改革，从而提高数字化档案管理工作开展的系统性与有效性，为数字化档案管理工作的开展奠定扎实基础。同时，要设计、落实各项规范，对档案信息管理流程及相关工作人员进行严格约束，从而防止人为失误。例如，高校在数字化网络化档案管理制度建设中，应建立或完善保密、网络安全管理、电子文件归档管理、岗位责任制等制度。同时，要根据各项制度在实际工作中使用状况进行优化，从而提高制度内容的实用性。

3.2 高校应在档案管理数字化网络技术的运用中投入更多资金

高校在档案管理中引入数字化网络技术进行使用期间，必须对如何共享、存储信息等问题进行研究，此时要使用优质的、安全性能好、稳定性好的储存及网络设备，常见的有高速扫描仪、缩微影像数字化设备等。由于与数字化网络技术等有关的设备价格高昂，所以高校应建立档案管理专项基金，增加数字化网络技术应用期间的资金投入，满足档案管理部门的发展需求。

3.3 做好共享档案信息资源的相关工作

高校传统的档案管理模式操作复杂，在调阅档案信息时需要花费较长的时间，影响了档案信息的利用效率。为了提高各部门间利用档案资源的效率，高校应为档案管理部门购买计算机设备、数字化网络系统等，打造档案信息资源管理库，利用数字化网络技术收集、整理、分类管理各种档案资源信息；同时，要利用数字化网络技术建立检索系统，通过授权等形式，方便各部门快速地调阅、使用相关信息，提高档案信息的共享效果。

3.4 积极聘用专业人才，做好内部员工培训工作

引入数字化网络技术开展档案管理工作时，需要档案管理员工具备一定的数字化、网络化、信息化技术的专业知识；同时，在数据库及检索系统建设中也需要专业技术人员完成相关工作。因此，高校要积极地聘请专业人才，给予其丰厚待遇，支持高校完成数据库及检索系统的构建；同时，还要为档案管理部门员工提供培训、学习机会，提高其对数字化、网络化、信息化等技术的理解、运用水平。

3.5 增强高校档案信息管理的安全意识

高校引入数字化网络技术后，虽然可以提高档案工作效率，但是网络环境风险因素较多，一旦受到网络攻击等，高校档案信息极易被不法分子窃取、利用。所以，高校应为负责档案管理的人员提供安全培训，聘请专业讲师讲解在数字化网络时代中档案信息管理的注意事情、工作要点、安全风险、风险预防措施等知识，从而提高档案信息管理人员的安全工作意识。

3.6 完善高校档案信息安全系统

高校在档案管理种引入数字化网络技术后，虽然提高了档案管理效率、压缩了复杂的操作流程、节省了大量的人力物力，使档案的管理、查找以及共享更加方便，但是网络技术也存在着一定的安全隐患，档案毕竟包括学生个人信息，具有一定的隐私性，受到网络环境开放性特征影响，利用数字化网络技术构建档案数字化网络平台时，必须重视安全问题。因此，要引入先进的安全保密系统进行使用，为档案信息提供安全保障，比如，可以引入360 安全卫士，为整套档案数字化网络信息管理系统提供保护；同时，还要选择安全级别高的操作系统进行使用，并配合360 安全卫士等及时进行系统漏洞、补丁升级，并对数据库进行定期多重备份、异地备份，维护好数据库事务日志，实行严格的用户身份认证、访问权限控制等安全措施，从而提高对高校档案信息的安全保护效果。

3.7 高校应重视档案管理云计算信息处理平台的建设工作

云技术是新时代先进的科学技术之一，其有两种模式组成，即云计算与云服务。前者主要根据用户操作指令，利用网络搜索引擎等获取、分析大量的网络信息；云计算在未来的发展中也有很大的发展潜力，可以为更多的应用服务提供技术支持。云服务就是利用虚拟的形式将信息提供给用户。在网络档案的建设过程中，主要是围绕着基础设施来建设的，可以最大程度上实现资源的共享。高校在档案管理中可以利用云技术，建立云平台，然后将档案信息及时在公共云中上传、更新，这样不仅能使档案信息的保存获得永久性，还能提高使用的便捷性。

4 结语

综上所述，将数字化网络技术引入高校档案管理工作中进行使用，有助于提高高校档案管理工作的效率及档案信息利用价值、改善档案信息的保存准确性等，还有助于改善高校档案管理质量。