机电工程项目物资管理系统分析与设计

钟升，杨玉瑢

（中远海运科技股份有限公司，上海 200135）

在经济蓬勃发展的今天，虽然我国各大工程项目纷纷获得了不小成就，但在实际运行中依然存在各种漏洞和不足，导致很多项目无法实现理想目标。通过调查可知，其中最主要的原因是因为管理工作不到位，无法做到与时俱进。要想解决这一问题，必须要提高信息化建设水平。

国内外研究现状。（1）国外研究现状分析。MIS（信息管理系统）发展至今，一共经历了三个阶段。第一阶段是为提高管理技术水平，外国很多企业把工作重心放在了管理上，而非单纯的建设上；第二阶段是领导在做决策时开始以信息为根据，并向客户开启信息服务；第三阶段是把这一系统渗透到企业的各项经营活动中。走过这三大阶段后，信息技术备受世界各大企业的青睐和欢迎，同时设立了自己专属的MIS，而很多中小型企业为提高自身的管理能力也开始建设MIS。在MIS 得到良好发展的基础上，物资管理系统也应时而生。（2）国内研究现状分析。直到20 世纪70 年代末，我国才在管理工作中正式引进计算机，应用水平较低，技术水平也远不如西方发达国家。虽然已经使用了很长时间，但国内计算机信息化应用水平依然无法满足客户、企业的实际要求。

1 需求分析

1.1 系统业务需求

（1）项目部人员结合项目实施进度填报好相应的物资需求，进而整理好物资需求计划书。

（2）在遵循管理要求的基础上，按照相应的采购计划制定出所需物资的招标书。

（3）由采购部决定最终的物资供应商。

（4）由库存管理人员记录物资的出入库情况。

通过分析以上工作流程可知，物资管理系统需具备下列几点功能：一是物资计划管理方面。可及时、准确的改变和编辑计划，并能实现审批复核，包括统计和查询等工作。二是采购供应管理方面。可结合物资的实际需求确定采购计划，在购买同种类物资时可采用合并手段，购买相同批次物资时可按照计划分别配备供应商，并和其签订采购合同。三是基础信息管理方面。可以同时监管部门、供应商以及物资等信息。

1.2 功能需求

（1）角色分析。结合实际情况，和物资管理系统有关角色有很多，主要包括系统管理员、物资采购部门、仓库管理员、工程管理计划部门、基础信息管理员、物资管理部门以及统计部门等。

（2）业务功能。从顶层数据流中可发现，系统涉及的重要角色共有8 个，一是系统管理员；二是基础信息管理员；三是财务部门；四是仓库管理员；五是工程管理计划部门；六是物资采购部门；七是统计部；八是物资管理部门。下面将依次介绍各角色的业务功能：第一个角色主要负责系统的维护工作，完成备份和初始化处理，管理好客户信息；第二个角色重点管理部门、物资和供应商的信息；第三个角色严格审核制定的资金需求计划；第四个角色认真管理物资的出库、入库情况；第五个角色按照项目真实信息确定所需的物资计划；第六个角色要按照最终确定的需求计划来制定采购计划；第七个角色负责统计库存情况；第八个角色负责审查物资需求计划。

①物资计划管理。物资计划模块中，要想打开物资计划界面，需要用户具备相应的权限，制定需求计划时需逐次填写周、月、季度和半年、年的项目信息，确定出短、中、长期的物资需求计划。完成后及时上报，由物资管理部门完成审查，如果合格，将移交给采购部完成采购工作。

②物资采购供应管理。在此模块内，物资需求计划和物资信息都属于输入数据，而前者也属于输出数据，还有采购计划。此模块中包含的数据储存文件有三种，一是采购计划；二是物资；三是物资需求计划。

③物资库存管理。在该模块中，输入数据有“入库单”、“领料单”，输出数据有“库存信息”和“库存明细”。

④基础信息管理。在该模块中，基础信息不仅存在于输入数据中，还存在于输出数据内。当然，也存在于数据储存文件中。

⑤系统管理。在该模块中，系统初始化信息与用户信息属于输入数据，系统信息、用户信息则为输出数据。这一模块中数据储存文件包含两个，一个是系统备份文件，另一个是用户信息文件。

1.3 数据需求

（1）物资计划管理。在编写物资需求计划时通常会使用此功能。其中项目合同计划属于输入数据，物资需求计划属于输出数据。

（2）物资采购供应管理。此模块中物资需求计划和具体物资信息作为输入数据，而前者以及相应的采购计划则为输出数据。

2 系统设计

2.1 系统总体设计

对于机电工程项目物资管理系统而言，重点监管的是项目需要的物资，通过分析其自身功能与展开业务的各个流程，合理区分系统模块，此系统要拥有下列功能模块：一是物资库存管理；二是系统管理；三是物资计划管理；四是采购供应管理；五是基础信息管理。详情如下：第一模块主要负责机电项目物资的出入库管理；第二模块是对系统进行维护管理；第三模块负责物资需求计划的确定工作；第四模块收集整理不同的物资需求，确定出合理的资金需求与采购计划，同时完成这两项计划的检查工作。第五模块需要进行各种信息的管理，如部门、供应商以及物资信息。

2.2 系统功能设计

（1）物资计划管理模块。工程管理计划部门相关人员需按照签订的协议制定出物资需求计划表，并在上面填写好每种物资的数量、最迟到货时间、规格要求等。

（2）物资采购供应管理模块。物资采购供应管理模块包含了物资采购计划制定、物资资金需求制定、物资采购计划审核和物资资金需求审核四个子功能。

（3）物资库存管理模块。此模块主要涵盖两方面内容：一方面是对物资的出库情况进行管理；另一方面是对物资的入库情况进行管理。其中前者可分为两种形式，一是借用出库；二是领用出库。而后者也可分为两种形式，一是归还入库；二是采购入库。

归还入库的操作流程为：在返还物资时由仓库管理人员及时校对借用单，同时检查归还单，以事实为依据正确录入物资信息。

领用入库的操作流程为：仓库管理人员先检查领用部门的领料单，如果没问题，要按照单子上的实际情况把其录入到系统内，再完成出库工作。另外，领用人要在物资领取表上签字，在此界面内，可随时查看规定时间内的物资领取状况。

（4）基础信息管理模块。需要注意的是，在录入供应商信息前，一定要先具备相关部门领导的书面推荐。录入过程中，首先要查看选用供应商的营业执照是否属实。若为真接下来需要审查其信用情况，如果信用较高，需要对其信息展开全面的维护与管理；若为假需要基础信息管理人员在系统中详细添加此供应商信息。

3 结语

本文主要针对在机电工程项目管理上存在的问题进行了分析，并提出相关系统的设计方法。体现在以下几点：

（1）站在需求角度上，全面剖析了系统数据、业务以及功能等方面的实际需求。

（2）合理化设计了系统结构。在设计过程中使用了流程图、H 图等形式，详细讲解了各大重要功能模块的建设措施。

对比过去的管理形式，此系统在物资管理方面更具科学合理性，能帮助企业向着更健康的方向发展。而相关人员要结合企业的实际情况，有针对性的进行分析和设计，不断提高系统的工作效率。