关于加强疾控中心档案管理的对策与注意事项

卢艳华

(公主岭市疾病预防控制中心，吉林 公主岭 136100)

随着社会的多元化发展以及各类影响健康问题的出现，一些新的疾病呈现出多样化的特点，对疾控中心提出了新要求。由于中心的档案本身比较繁复，涉及档案包括检测报告、疾病预防、计划免疫、艾滋病等多个方面，因此提高档案管理信息化和科学化是档案工作的重要课题，需要相关人员高度重视，采取可行的措施，提高工作效果和水准。

一、疾控中心档案特点

(一)信息来源复杂

疾控中心的档案信息来源重点有食品安全、环境劳动卫生、传染病、地方病等，数量多，来源复杂。

(二)客体对象聚集

由于档案中存在研究传染病和由于自然灾害造成的疫情，所以其反映的对象距离性非常明显；加之其档案关系到普通大众，对普通人的生活有直接影响，因此还具备民主性的相关特征。

(三)内容范围广

由于多数传染病和流行病并不受地理情况的限制，在全球各地都有可能出现，因此其信息具有一定的全球性。

二、档案管理工作的不足之处

(一)管理方式不妥当

首先，在纸质档案的管理上，非常容易出现以下问题：如纸质档案管理成本高，易发生虫蛀以及发霉等问题；重量大，携带困难，对借调和归档的工作量有很大的负担；占用空间大，对空间资源要求非常高；纸质档案的查阅流程比较多，手续繁琐。

其次，对视频、音频类的信息处理不科学，存在信息乱码、数据缺失的问题，影响之后的查阅工作，而且未将相关档案完整分类，随着数据信息的不断增加，管理和查找的时间也会逐渐增加，效率下降。另外在整合过程中，很多老旧的信息处理不够准确，需要管理人员定期进行信息筛选、整合和清理，扩大储存的空间[1]。

最后，疾控中心没有很好地落实档案信息化工作。很多管理中心的网络为局域网，各科室的办公系统与档案管理系统没有一个统一环境，有些科室在录入信息时依旧是手工操作，为自动化管理增加了阻力。

(二)相关软硬件差

由于经济发展差异显著，因此很多欠发达地区在工作中依旧存在硬件不合格的情况，在现有经费不足的情况下，多数地方更看重科研和医疗，而将档案管理工作推后，导致设备落实不到位；同时由于大部分档案还是纸质版本，数据电脑，储存设备，处理软件缺乏，现代化数字资料的环境建设也相对更加落后，使得档案管理的信息化工作相当被动。

(三)管理制度的欠缺

虽然关于档案方面的法律规定已经陆续出台，但是在现实工作落实中，档案管理效果差、制度细则不够明确，加上技术进步带来的各种信息形式增加，加大了档案监管的困难性，造成信息资料容易被泄露，需要加大信息资料安全的研究。

三、管理对策

(一)加大重视程度

首先，态度决定了管理工作的好坏，因此，第一要务是向领导部门的人员灌输档案管理工作的重要性，使其充分了解档案管理对中心工作的作用。此外，政府还应加大档案管理方面的财力和人力资源，强调档案管理的重要性，树立档案管理部门的威信[2]。

(二)升级优化管理模式

随着技术的发展，传统的管理方法已经无法满足现有的工作要求，因此，数字化、信息化的档案管理工作非常必要，要想实现此点，就需要引进一套全新的管理模式来适应信息化管理，通过优秀的管理设备和管理思维，建立以信息技术为中心的管理模式。

(三)采用现代化方式管理信息

现阶段在进行档案管理时，需要充分利用数字信息技术，通过计算机来管理相关档案可以提高其安全性和效率，节省大量工作时间，简化管理程序，提升效率。同时，计算机上的信息可以做到信息共享，以便对各部门的档案进行管理，也方便档案调取，保证管理效果。

四、注意事项

(一)加强档案密保工作

定期对档案进行核对，防治相关档案的缺失，对一些重点资料要加大检查力度。要对档案借调有一个明确而严格的制度，预防资料外泄以及被窃取毁坏。

(二)明确档案的管理思路

档案管理应当做到信息准确、精确，条理分明，同时能够做到分门别类，不出现交叉重叠的现象。此外，档案信息需要全面准确，根据信息能够快速找到资料，这些基本思路需要经常对工作人员进行提醒以及培训，使其牢记并时刻注意。

(三)加强科学管理

要实现档案管理的数字化，需要有一个完善的监督管理制度，细化完善管理细则，为管理工作创造条件。基于档案管理要求和相关法规设计具体的管理制度，融入手机、整理、存储等各个环节，编制责任体质，设置审核标准，提高管理效率。

五、结束语

疾控中心的档案管理与民众健康、社会稳定有着千丝万缕的联系，在信息时代下，加快档案管理数字化，抓住机会和解决相关问题，是当前疾控中心在档案管理上需要重视的一个方面，对此，疾控中心应当革新档案管理制度，培育人才，顺应发展，发挥技术优势，提高管理效果与质量。