对企业公文流转工作中存在问题及建议分析

巴 桑

(中国国家铁路集团公司青藏铁路集团公司拉萨车站，西藏 拉萨 850000)

公文作为具有特定效力和规范体式的文书，公文流转也是企业最为基础性的工作。企业公文流转工作的质量直接关系企业整体工作效率和质量，因此在当前企业办公室工作中，需要全面提高办公室中公文流转工作的整体效率和水平，为企业各项工作的有序开展奠定良好的基础。

一、当前企业公文流转中存在的主要问题

(一)收文管理不到位

当前企业公文流转过程中，存在部分收文没有统一登记的情况，对于公文的流转去向缺乏有效的跟踪，特别是针对于一些有限时性的紧急公文，没有及时送达或是部分拟办意义不到位，从而导致公文流转过程中出现各种问题，无法按时限对公文进行办理，从而导致公文延压和漏办问题的发生。

(二)缺乏督办机制

企业公文归档需要单位领导签批具体的落实意见，承办部门领导还要阅知签定。但在实际工作中由于相关规范不完善，部分人员在实际工作中缺乏责任心，导致实际督办情况无人跟踪，因此存在办文与办事之间脱节的问题。

(三)公文办理不落实

部分需要贯彻落实的公文，存在只管部署不管落实的情况，不仅相关配套措施出台不及时，而且层层转发文件问题。即使存在分解任务的情况，但却缺乏具体的督办落实，因此导致公文得不到督办落实，存在一纸空文的情况。

(四)公文报送不规范

部分企业在公文报送时存在不规范的情况，往往不经过相关部门直接将公文报送领导个人，甚至存在同时报送多个领导的情况。由于领导多次收到同一公文，因此导致公文脱离了正常流转渠道，不仅牵扯了领导精力，而且还会存在重复指示、批示意见不一致等问题发生，会对正常工作秩序带来较大的影响，无形增加了公文处理的难度。

二、加强企业公文流转工作的建议

(一)提高企业领导层对公文流转效率的认识

由于企业公文流转效率会对企业的发展带来较大的影响。但在当前企业实际工作中，由于部分领导及办公室人员对于公文流转效率认识不到位。企业公文作为企业发展的重要指导性文件，同时也是沟通和交流的重要载体，具有较强的时效性。通过对公文的尽快审批和及时传达，可以使企业能够更好的响应国家政策号召，并与企业实际情况相结合，促进相关部门协作能力的提升，从而积极促进企业的健康发展。一旦企业公文传达不及时或是执行力度不足，必然会对企业的正常发展带来较大的影响，因此企业领导层需要加强对公文流转时效性的深入认识，企业公办室部门要积极构建完善的公文流转管理制度，促进企业公文的正常、有序流转。

(二)完善企业公文流转的相关制度

企业需要建立健全完善的公文流转制度，针对公文流转整个流程进行规范。将公文接收落实到具体的部门及人员头上，由统一部门进行接收再进行下一步的流转。对于接收后的公文，办公室人员要对其进行相应的记录，对文件具体的信息进行登记，并根据登记要求将文件送至相关领导部门进行具体的审批，然后再将文件下发至具体的参阅人员手中。为了实现对执行完毕的文件进行集中保管和管理，宜建立具体的制度，保证文件归档的科学性和高效性，为查询提供更多的便利。

(三)落实相关部门和人员的具体责任

在当前企业公文流转过程中，需要将公文管理职责具体落实到相应的部门及指明具体负责人。公文接收一般由办公室公文处理人员承担，并严格按照企业公文流转规定进行执行，确保公文能够及时被处理和收回审核。同时各部门还要做好配合工作，公文归档管理由文件处理人员与档案管理人员共同来完成，做好接收后的记录和备份工作，为后续文件的查询提供更多的便利。

(四)提高办公室工作人员业务水平

在企业公文流转管理工作中，办公室文书处理人员和工作人员在其中发挥着重要的作用。因此需要在国家和企业相关的规章制度下，办公室文书处理人员要重视自身业务水平的是升，以此来提高公文处理的工作效率，并进一步强化责任意识和职业道德水平，加强对相关部门的督促，为公文流转整个流程的顺利实施打下良好的基础。对于涉及到企业机密的公文，要求文书管理人员要保证公文信息的安全性，而且在实际工作中自身也要严格遵守具体的纪律，努力提高自身的职业道德水平。

(五)实现公文流转的信息化

对于公文流转工作而言，公文流转信息化作为企业公文处理的重要发展趋势，通过公文流转信息化，可以有效地提高公文处理效率，而且实现整个流程过程中人力和物力的节约，实现资金的节省。当前企业公文流转信息经系统得以建立起来，并取得了一定的成效。企业工作人员可以根据自身的权限来登录系统，可以对系统中的文件进行学习或是执行。同时领导也能够实现在线阅读、更改和审批，并能够将公文及时传导给公文管理人员，再通过系统对文件的状态进行整理，最后实现对公文的归档和保存。