浅谈做好道路运输管理档案工作的困难与路径

田玉兰

（张家界市道路运输管理局，湖南 张家界 427000）

档案是指国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

档案工作是档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动，包括档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究、档案提供利用者，所要解决的基本矛盾是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统优质、专指、广泛之间的矛盾，是一基管理性工作、服务性、政治性工作。

道路运输管理工作中，涉及到档案的主要有：道路运输经营户档案、车辆技术档案、行政审批档案、从业资格证档案、行政处罚档案、安全检查档案、办公室文书档案等，种类很多，内容多样，要求不一。所以在实际工作中面临很多困难，现结合自己的工作实际，谈谈对存在的困难及如何解决作一些思考。

一、做好道路运输管理档案工作主要困难的查找

（一）档案管理重要作用未得到应有的认识

任何一项工作，如果在认识出现了偏差，就会出现问题，档案工作不能产生直接的经济效益，往往不被人重视，特别是领导，觉得可有可无，认为档案管理是一项辅助性工作，没有必要投入太多的人力物力，导致具体从事档案工作的人员在收集、整理档案过程中经常出现很多的问题。比如：数据的完整性不够，资料的对效性不足，不能很好地发挥档案促进工作的功能。

（二）档案管理人员素质未达到应有的水平

随着现代化信息技术和社会经济的飞速发展，人们对档案管理的认可和重视逐渐加深，但是档案管理工作人员的素质却没有得到普遍的提升，缺乏专业的工作水平和基本档案管理相关的知识技能，使得很多的档案管理员的整体素质不能满足单位档案管理的要求。档案管理工作大多由办公室勤杂人员或临时聘请退休人员，而且人员变动频繁，不具备专业的素质，造成了单位档案管理效率每部愈下。

（三）档案管理科学规范未达到应有的标准

科学规范管理是工作的基本要求，但现实中落实却不尽如人意。一是长久以来单位对工作的规范化的认知程度不足，未能给予充分的重视，致使档案管理规范化方面未能完全落实，由此也导致了管理效能的低下，更阻碍了档案管理工作的正常发展，二是档案管理体系不够完善，集中体现在体系不完善，制度不健全，特别是缺少了科学的档案管理制度。在档案管理中大都沿袭传统的工作要求，导致体系和制度严重滞后，和当前新的形势之间难以形成完善的匹配。三是管理重复、管理分散。各科室档案资料分散，重复管理造成人力、物力和空间的极大浪费，不利于档案的统一利用，很难保证档案资料的完整性。四是档案管理方法落后，缺乏科学性。由于对档案管理资金投入不够，使得档案管理的方法还处在传统的手工管理模式，用手工的方式进行档案的收集、整理、编辑和检索等流程，没有对现代信息技术的运用，在降低办事效率的同时，档案信息的准确性、及时性得不到保障，不利于单位工作、决策和发展。

（四）档案管理现代应用未达到应有的深度

自从进入21世纪之后，网络以及信息化逐渐渗透到各行各业，计算机以及各种高新信息技术获得广泛的应用，同时效果显著。然而就当前的档案管理工作来看，其使用效能非常有限，其主要原因一是单位资金不足或其它原因，没有购置档案设备，现有的档案管理系统不利于提高档案管理工作水平，影响了档案管理工作的质量和效率，不能促进档案资源的深度挖掘；二是单位在更新投入方面缺乏计划性，不注重长期经常性 更新档案管理系统，导致档案管理设备与软件存在滞后问题。

（五）档案资源发挥作用未达到应有的效率

当前，单位档案资料利用率较低，没有发挥其应有的作用。一是现有的档案管理手段不能满足档案使用服务的需求，影响了档案管理的有效性，二是档案管理工作的流程优化不足；三是档案材料来自多个部门，缺乏管理的统一性。

二、做好道路运输管理档案工作有效路径的思考

（一）进一步提高档案管理工作的思想认识

提高认识是做好工作的前提和根本。一是对档案管理理念进行有效转变，加强单位管理层及其工作人员对档案管理的思想认识，在正确认识和理解档案管理相关内容和意义的同时，严格按照档案管理的相关规定和制度开展档案管理工作，加强档案管理相关知识和技术的培训，这种 培训必须是由上而下的，并且是定期的持续化的培训，确保档案管理规范化、标准化，适应现代经济发展的需求。二是加强《档案法》的学习，提高依法管档的自觉性，充分认识档案管理的作用和意义，增强工作的自觉性和责任意识，深刻认识到档案管理工作是一项重要的基础性工作，要把工作的着力点转向未来，深化服务意识，树立以服务促管理，以管理完善服务的理念，充分发挥档案管理的综合功能。

（二）进一步增强档案管理人员的综合素质

现代化的设备需要人来操作，档案工作信息化需要人来实现。档案管理工作效率的高低、质量优劣，在很大程度上取决于档案管理人员的素质。鉴于此，提高他们的综合素质就迫在眉睫了。一是档案管理者必须具有多元化的知识结构，现代科学成果在档案管理中的大量运用，迫使档案管理人员不断学习和掌握理论文化和管理等有关知识，尤为重要的是计算机、数学等学科的知识，它们对档案管理实现现代化、信息化具有直接作用。二是全面掌握档案专业知识和专业技能如档案学、档案管理学、目录学、档案自动化管理等。三是加强档案管理人员的继续教育，不断更新知识结构，上级档案管理部门要积极提供条件有计划的选送档案管理人员进行培训学习，从而提高档案管理人员的素质。四是加强档案管理人员的思想教育，使其增强职业责任感和荣誉感。五是加强法律知识的学习。增强档案管理员的法制意识，依法管档，依法促档。

（三）进一步完善档案管理制度的建设措施

在新形势的发展推动下，规范档案管理已经成为当前档案管理工作的基本要求，伴随社会经济的不断发展，档案管理必须及时适应，在对档案管理科学化目标进行过程中，档案管理制度建设占据着重要的地位，对于档案管理人员来说，对相关法律法规和相应的制度进行有效强化，更大程度上调动工作人员的主动性和积极性。对于档案管理而言，档案记载着单位各项工作的进展情况及相关资料、相关数据，规范档案管理实际上就是单位自身管理的集中体现，直接关系着单位事业的健康发展。同时档案管理的效果直接决定了档案的寿命和准确性。档案管理是一个专业性和规范性工作，必须严格按照《档案法》的规范性要求进行档案管理，建立科学化、规范化的档案管理制度，确保档案管理工作有章可循，有法可依。

（四）进一步强化信息建设的有效推进

档案管理信息化是指档案管理模式从档案实体为重心向以档案信息重心转变的过程。改变档案管理方式，创新档案管理方法，信息化技术在档案管理中的应用，主要是档案管理相关软件的开发和使用，使得档案管理更加便捷、准确等，提升了单位档案管理的效率性。由于受传统档案管理模式的影响，沿用传统的管理方式，耗时费力，效率低下。事实上，档案管理向信息化网络化发展是未来的必然发展趋势，所以，在档案管理中，应将现代化信息技术充分运用起来，切实用计算机技术、网络技术等方面来指导档案管理工作，实现档案管理工作现代化发展。