新形势下做好企业档案管理工作的思考

张凤宇

（天津市第二煤气有限责任公司，天津 300000）

一、前言

企业档案是指在生产经营、科学研究活动中形成的各种有价值的资料的总和。它与企业的经济信息和相关信息共同构成了企业的信息资源，对企业的经营管理、战略决策等起到了积极的作用。档案管理是企业管理的重要组成部分。它对规范企业行为，提高企业工作质量和效率具有十分重要的作用。完善企业档案管理是维护企业历史的重要任务。随着社会主义经济体制的逐步完善，企业已成为市场竞争的主体。它们的地位、功能、内部机制和外部环境都发生了重大变化。企业档案管理的内容、范围和复杂性不断深化和扩大，档案信息在收集和管理中的数量不断增加。因此，企业档案管理的规范化、科学化在很大程度上反映了企业的绩效和管理水平，但目前我国部分企业档案管理工作能力薄弱，档案积压严重，对企业的发展有很大影响。为了全面提高企业档案管理的水平和质量，更好地发挥企业档案的作用，必须加强企业档案工作，实现企业档案工作的顺利发展。

二、新形势下如何做好企业档案管理工作

（一）重视企业档案管理工作，加强档案人员和领导人员的管理意识

企业档案的发展，不仅要着眼于近期的实施计划，而且要制定长期规划计划和短期实施计划，建立各种规章制度，改善企业档案管理条件，明确档案、资料室和办公室。目前，档案管理工作还存在一些不足，无法完成企业的全面发展，阻碍了企业的发展前景。档案管理是一项集服务与管理为一体，贯穿各单位各部门的高度专业化工作。档案资源以文本、图像、视频等多种载体形式存在。在市场经济环境下，档案资源是单位的重要无形资源，是重要信息的来源，是领导科学决策的基础。随着全球经济一体化进程的推进，档案工作者的工作重点是档案信息资源的开发利用。档案工作者通过对档案资源的整理、挖掘和提取，开发有价值的信息资料，为用户提供及时的服务，使用户得到启发，激活档案信息，成为现实生产力，为经济发展提供服务。档案管理不应局限于档案室，而是为本单位的发展服务环境。档案工作者不仅要有专业的、系统的档案管理知识，而且要加强管理人员和企业员工的档案意识。档案工作人员不仅要定期培训学习，而且要全员学习，档案工作人员要不断学习档案管理的工作方法，全员学习公司档案制度的档案。只有通过学习，才能提高全体员工的档案素养，创新工作方法，否则只能坚持旧方法。此外，建立档案员晋升机制，是稳定档案建设的有力措施，也是档案员积极探索、学习档案管理的良药。

（二）建立健全完善的企业档案管理制度

加强制度建设是完善档案管理机制、开展档案工作的保证。档案管理人员应当根据工作实际，制定切实可行的档案管理操作规程，努力做到有章可循。当前，要修订和完善现有的档案制度，实现档案管理的制度化、规范化。由于档案管理工作是一项复杂的工作，具有保密性，档案工作应采取集中管理、统一存储的方式。所有档案都要由专职人员管理、归档、保管，形成一条工作线，使档案管理工作规范化、制度化。在新形势下，有效的档案管理首先要把法律规定摆在首位，建立健全法律法规，使档案管理制度具有法律依据。但是，企业领导和员工也要提高法律意识，强化法律观念，使企业档案管理合法化、规范化。企业应当及时发现档案管理中存在的问题和漏洞，建立健全档案管理制度和规章制度，限制承办单位遵守规章制度，确保档案信息的正确管理和使用。

（三）重视企业档案的搜集工作，将信息化建设融入到企业档案管理中来

目前，企业档案工作还存在着收集结构不合理、档案组成优化不充分、收集不全、重量轻、重量轻、使用轻等不合理因素。这将制约企业的生存和发展，必须尽快加以改变。档案收集是档案工作的基础和出发点。没有档案的收集，就不会形成档案。档案的收集质量直接影响到档案的质量。企业档案（室）要加强档案的收集，千方百计扩大档案的范围和种类，努力建设数量充足、内容丰富、结构合理、质量优化、特色鲜明的档案信息资源保障体系。信息化是档案管理发展的重要方向，是经济发展的必然要求。实现档案信息的数字化存储与处理，实现档案信息的收集与传递网络化。因此，企业必须加快档案管理现代化，坚持档案信息化建设与企业信息化建设同步的原则，把档案信息化建设纳入企业整体。在信息化建设的规划和规划中。按照统筹规划、分步实施、安全保护的原则，实现信息资源共享和信息服务网络化，提高档案管理水平和档案利用价值。提高企业档案的管理水平，必须从大量的信息资料中选择企业可以使用的有价值的信息，在入库时严格控制质量，按不同属性进行科学分类，将各种信息资料结合起来。在找出它们之间的有机联系的基础上。在企业档案的整理、鉴定、保存等各种业务基础上，应注意保证档案的高质量。

（四）提高企业档案人员的职业素养

档案工作人员的专业素质直接影响着档案管理工作的质量。要使档案工作者适应档案管理的需要，首先要充分发挥档案工作者的积极性和创造性，努力提高档案工作者的知识水平和管理能力。档案工作人员应当具备语言文字能力、信息开发能力、运用现代科技手段和创新能力。为了适应时代的发展，档案工作者应通过专业培训和自学相结合，不断学习新的知识和技能，以满足现代档案管理的需要，满足用户的需要，更好地为广大用户服务。

三、结束语

总之，在新形势下，只有与时俱进，才能开创档案管理的新局面。做好档案的开发利用工作，可以为社会进步作出重大贡献。档案管理的未来充满了机遇和挑战。档案工作者必须积极把握时代的节奏。在档案管理工作的实践中，积极探索新的管理方法，升华管理理念，使档案工作与企业的发展和创新保持同步。