浅谈事业单位档案管理中存在的问题及对策

王镱潭

（河北省承德市双滦区政府，河北 承德 067000）

一、事业单位档案管理的范畴

（一）行政档案管理

这一部分档案中涉及到上级下发的文件，本单位发出的文件，各部门的工作计划、总结等，还有一些信函、会议记录等，这一部分的档案属于行政范围，是事业单位行政工作的主要内容。

（二）人事档案管理

这里面的内容是每一个在编人员的全部档案，包括在编人员的基本信息，在编人员受到奖励处分等信息。人事档案是对每个人来说最重要的物品，个人要晋职称、转调或者一些行动都需要个人档案作为支撑。如果没有个人档案，或者经查有不属实的地方，这些行为都将视为无效，所以个人档案也受到每个人最大程度的重视，以至于很多时候当我们说起档案，一部分人仅认为是个人档案。

（三）财务档案管理

事业单位不同于行政单位，所以财务管理档案也与行政单位有着很大的差别，财务档案中包含有日常的财务支出凭证，每一次财务支出的目的、用途、金额等内容都要做好全面的记录，也要有相关的发票等作为支出用途的依据；还有各种财政收入，每一笔款项从何而来都要做好详细记录；对年度预算、预算调整、决算等工作做好存档，是下一阶段开展财务总结预算工作的依据；年度季度的财务分析报告也是财务档案的重要内容，通过财务分析了解财务使用效率，还有诸如缴纳的各种社会费用、收支的立项计划和执行情况等，总之，单位的一切财务支出由财务部门进行的整理分析都是事业单位的财务档案。

二、事业单位档案管理中存在的主要问题

（一）事业单位对档案管理工作没有足够的重视

虽然先进的档案管理工作对于事业单位的工作效率和迅速发展有着显而易见的重大作用。然而档案管理的工作性质，注定了这不是一个受人关注的工作，他无法直接为事业单位创造明显的利益。这种忽视是表现为两个方面的。一方面，是事业单位的领导干部的忽视；另一方面，则表现为事业单位的档案管理工作人员对自身这份工作的轻视。

（二）事业单位档案管理无法及时更新到位

档案管理的更新，同样体现在两个方面。一是离职退休人员的档案无法及时归纳整理，另外封存；二是新的档案无法及时更新到档案库。在人事变动的过程中，如果档案管理的工作无法及时交接妥当，更新到位，就会导致大量的档案变成“死档”、“弃档”，即增加档案整理的信息量，更增加了寻找档案的工作量，不科学，更谈不上工作效率。

（三）档案管理的科学化、信息化程度不高

随着科学技术手段的不断更新，档案信息管理系统已得到普遍采用，计算机信息的水平也在不断提高，但有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥，计算机技术还没有在档案管理中广泛运用，有的单位是把个人信息、档案目录输入计算机，资料检索、调阅档案等仍习惯用手工操作，无纸化阅档基本没有实施。这样既不利于档案的保管，又影响工作效率。

三、加强事业单位档案管理的对策

（一）加强对档案管理重要性的认识

档案管理工作并不仅仅是档案管理人员的工作职责，而应该是单位所有工作人员都要注意和重视的工作内容，尤其是单位领导更应该注意到这一点，加强对档案管理人员的配备与管理，建立一定的档案管理制度体系，实行奖惩制度，以提高档案管理人员的工作积极性。

（二）加强制度化管理，促进事业单位档案管理的有序发展

制度是任何单位正常运转的保障之一，没有规矩不成方圆；同样的，要保证档案管理的有序进行也必须进行一些制度化的管理控制。

首先，对在职人员的档案管理应该认真整理，按照单位的要求根据不同的类别分类整理，方便以后查找，对于一些新进人员的档案应该及时记录，对于一些将要退休人员的档案应该按照程序整理归类。

其次，对于一些转调人员的档案，应该制定严格的提取档案，转走档案的转接制度，保证档案在转接过程中没有中间漏洞，不会因为中间环节没有监管到造成档案的遗失。档案整理应该按照编号分类放好，对于一些借出的档案应该记录清楚，对借出时间、归还时间做出整体细致的记录，归还后应该按照原来的分类检查清楚后放回原处。

再次，档案归还时应该检查好档案内容，对于一些私自涂改方案的行为必须追究法律责任，用严密的管理制度和严格的法律规范，规范档案管理行为。

（三）增强档案管理的科技性，让档案管理与现代科技接轨

应该注意让事业单位的档案管理入网，并且单位之间可以结成全部事业单位的整体档案网络，这样也可以避免一旦档案遗失造成的一切工作不能运行的问题，也让档案有一个备份，这样也可以方便单位之间的人事调动档案转接。类似条码扫描、影像扫描之类的仪器设备都可以根据实际应用在档案管理中，为档案管理提供健全的设备仪器，方便档案管理也增加管理的科学性和严谨性。

（四）及时更新事业单位的档案

事业单位，尤其是规模较大的事业单位，人员的变动，档案的更新都是一份工作量非常庞大的工作，档案的管理人员要及时收集新的档案完善档案库，对于废弃的档案另作封存，才能更好的提高事业单位的工作效率。

（五）提高档案管理人员素质，提高档案管理质量

管理人员的素质是档案管理好坏的重要决定因素，如果一个单位派遣专门的人员管理档案，加上完善的制度，档案管理自然也就成为单位上下重视的问题之一。在招聘的时候，事业单位应该注意档案专门人才的招聘，只有用专门人才才能保证档案管理的专业化。