加强企业文书档案信息化建设的若干思考及建议

王雪

（吉林市城市建设控股集团有限公司，吉林 吉林市 132000）

一、企业文书档案信息化建设现状和存在的问题

（一）基础薄弱，亟待加强

许多企业文书档案信息化建设工作起步较晚，各类文书档案信息收集与处理缺乏统一标准，比如纸质文书档案还可统一整理、编排目录以及立卷装订归档，而其他比如声像档案则无法与之一致，而进行信息化建设首先需要解决所有文书档案的一体化处理问题，工作量大，时间紧迫，需要花费时间和精力购置电子计算机、扫描仪、扫描仪等相应的数字化处理设备，开发相应的数据库管理软件，聘请软件开发人员进行企业档案信息化规划与设计，同时需要文书档案人员将既往文书档案统一进行数字化处理，要确保加工处理所形成的电子文档真实准确、完整规范，工作量较大。

（二）缺乏顶层设计和统一规划

有的企业文书档案数据库不能与办公自动化系统互通，无法实现数据资源的网络拓展；有的企业没有实现网络数据资源的流通流转；有的企业虽然建立文书档案数据资源，但缺乏安全保密意识和行之有效的维护手段，这些都会造成资源的浪费损耗和安全隐患。企业之间，由于各自开发软件，各成一体，形成的数据难以对接，限制了档案信息资源的合理流动和共享开发，背离了信息化建设的初衷。

（三）信息化建设人才匮乏

目前各企业进行文书档案信息化建设，多是通过临时委托软件工程开发人员进行设计编程。由于缺乏规划要领，加之企业自身没有这方面的人员储备，软件的设计开发难以贴近需求，重复设计，杂乱无章，很难保持信息化建设的系统性和一致性，也难以保证管理信息系统维护的长期性和有效性。由于企业自身的文书档案工作人员专业背景的限制，以及过去遗留下来的文书档案人员“干与不干一个样，干得好坏无差别”的落后意识，使部分文书档案工作人员满足于工作现状。

二、加强文书档案信息化建设的建议和措施

（一）建立制度，规范开展

首先要明确管理规范，包括数字档案相关要领定义、收录、移交、整理、价值鉴定、存储、归类、安全性保证、原始性保证、检索途径、利用方式等方面的规范标准；还要注重业务规范的实施，包括数字档案的术语标准、资源描述、数字档案的文件格式、原数据标准、对象数据格式标准等的运用；要加强技术规范的落实，包括软硬件基础设施建设技术标准、软件系统工作平台技术标准、存储压缩格式标准、数字水印标准、电子签章标准、加密算法标准等的制定完善。

（二）打好文书档案信息化建设的基础

将不同介质来源、不同类型的原始文书档案，经过数字化处理，使之成为一体化电子文档，从而形成有序结构的电子档案数据库，这是文书档案信息化建设的重要前提和基础。因此原始文书档案的数字加工处理和电子文档的及时准确传输及保存至关重要，这是确保企业文书档案信息化建设质量水平的重要基础，从事数字化工作的文书档案人员的工作水平和责任心直接影响到信息化工作的根基，在对企业过去留存的纸质档案进行数字化处理时，要对其进行适当整理，梳理规范目录内容；对由于年代久远及保存不当造成破损严重的文书档案材料，要抓紧进行修复，修复完成后再进行扫描处理。纸质档案扫描完成后要进行编号立卷，与原版纸质档案要同步对应，经核对无误后需企业主管领导签批通过，因此需要企业本身对此项工作给以足够的重视，夯实文书档案信息化建设的基础。

（三）不断加强文书档案从业人员职业素质

要严格对现有从业人员的管理和考核，对其进行办公自动化、网络操作等计算机技术的讲授，经常组织文书档案工作人员参加各类学习培训和重要的档案会议，积极组织文书档案工作人员参加档案信息数字化建设分析研究、服务咨询等方面技术交流，使其不断提高业务技术水平和工作本领，还要加强从业人员的经验沟通交流，提高其对于信息化建设工作重要性和必要性的认识，及时转变过时的档案管理观念，不断加强其工作责任心和业务能力，同时根据员工的责任心、进取心、工作时效和实绩来真实、客观地评定员工的业绩，激发员工的工作积极性。

三、结束语

随着数据处理效率和利用程度不断提升，利用网络技术，对于企业文书档案进行计算机联网处理，实现文书档案的在线阅览、传阅及查询，快速便捷，准确全面，大大提高了文书档案管理工作的便利和效率。同时，因企业发展需要，对于文书档案资源开发与利用的需求日益迫切，进一步提高企业文书档的利用价值，为企业的生产、管理和科研服务，不断加强文书档案的信息化建设已成为企业信息化建设的重要任务和发展必然。