档案管理的完善与对策

曾庆宇

（黑龙江省巴彦县劳动保障工作站，黑龙江 哈尔滨 151800）

一、档案管理工作的重要性

档案是人类发展到一定阶段的产物，是处理完毕的、具有参考价值的、集中保存的、系统的历史文件，是档案信息与档案客体的复合体，它具有个体意识和群体意识的功能。档案作为对历史的真实记录，具有一定的法律效用，是自然形成的，与其他资料存在较大的不同之处，所以档案的记录具有客观性。作为档案管理人员，需要对档案的重要性有一个深刻的认识和重视，这样才能在具体的档案管理工作中及时对存在的问题进行解决，确保档案管理水平的提升。同时档案的记录方式不仅包括当事人的亲笔手稿，而且还包括当事人的声音和形象文件，所以档案具有较强的真实性。作为工作人员必须提高档案工作的效率与质量，可以给我们的工作决策提供更多参考和借鉴的信息。做好档案的接收与征集、整理、鉴定、保管、编目与检索、编辑与统计和利用工作。档案的管理工作是一项政策性、专业性、保密性非常强的工作，档案管理人员要深刻认识到其重要性，特别是在今天市场经济飞速发展的背景之下，档案工作能够顺利进行直接关系到单位各项事业是否能够长足发展，而且还可以对各项工作起到较好的指导性作用。所以需要利用现代化的管理手段和方法，加强对档案的管理，努力提高文书人员自身的素质，确保档案管理效率的提升，具有一定的重要意义。

二、搞好档案宣传与管理方法创新

加强档案基础工作的规范化管理，努力实现升级达标工作。在档案基础管理中，要坚持把档案管理工作作为一项长期的、重要的基础工作，从领导机制到管理体系，从规章制度到档案管理，在组织上、制度上要形成一套科学、合理、完整的管理办法，为档案管理工作的有效开展提供可靠的保障。任何单位都是由不同的基层部门所构成的，档案管理工作者应该要准确的把握部门之间的联系，充当部门之间联系的桥梁和纽带，这样才有助于文件资料的收集。在实际管理过程中，档案管理工作者主动去了解各个部门的实际情况，同时要积极的去研究如何更有效的做好文件档案的采集工作，收集归档，让档案管理部门的功能发挥得更有效。运用高新科技对档案工作进行创新、改造，适应档案信息化建设的新要求，是基层要顺应当今科学技术突飞猛进的发展新趋势，应大胆采用先进的技术手段对传统的档案管理方法进行创新：积极参加地方档案部门举办的各类宣传活动，在本单位的半年、年终工作会议上，由办公室提供材料，将档案工作中存在的问题、要求向全员宣讲。档案室要办好自己的宣传栏，大力宣传档案的作用及重要性。在各项工作中起着越来越无法替代的积极作用，我们应重视这项工作，使档案系统化再上新台阶。

三、档案信息管理的有效途径

档案管理的资料信息化就是按照现代信息管理的具体要求，运用电脑、网络等载体和手段，把多年汇集起来的资料激活，把沉淀的、片断的、零碎的资料信息变成活跃的、有条理的、系统的现代信息。增大信息化程度，编程电脑程序，并将档案资料编目与检索等内容录入，使其构成一项自动化的管理操作体系；更进一步，可以依托的自动化平台，构建一个资料室子系统，能够达到在线查询信息，通过电脑网络建立发散型的信息传输通道，可以把这些经过整理的资料信息非常流畅地输送给相关部门，只要他们一打开电脑，这些信息就能快速、全面、具体地呈现在他们的眼前。这种“创造”系统地将资料信息记录于一定形态的材料之上，并将其知识内容转化为一定的形式和符号电子文件等。这种“转化”随着科技的进步而一步一步走向简洁化、规范化和现代化。特别是计算机和网络技术使档案信息资料发生了质的飞跃，使大量产生并变为信息资源的理想成为现实。档案资料室通过计算机网络建立网络中心数据库，通过计算机网络系统及时为各个部门提供所需的信息，并使这一系统逐步发展成为一个纵横交错、相互贯通、有相当规模的信息联合体，组成既有各专业资料的分目录数据库，又与各专业资料室的联合目录数据库，把资料便变成了“资源共享”中闪耀个性光辉的、须臾不可或缺的重要档案管理资料，从而可以使整体资源充分发挥作用，实现其最大的社会价值。

四、提高管理人员业务素质建立文档一体化

档案管理是一门专业性非常强的工作，在开展工作的过程中，要求档案管理人员必须具备工作的责任心和良好的职业道德，同时还必须要具备扎实的档案管理知识和科技知识。有爱岗敬业的内涵，积极应对新形势，掌握现代化信息技术知识，包括信息存贮技术，信息探索技术，信息处理与分析技术知识。扩大自己知识面，在以掌握资料为主要专业的基础上，兼容与信息化相关的其它知识，或兼容系统方法、控制方法、各类现代管理方法等，从而使自己成为档案资料信息管理专长且博学多才、一专多能的特色人才，使自己成为具备技术很强的综合性专业人才。做好文件的整理和储存工作，提升工作的效率，同时也能够扩大档案文件的传播范围。档案的作用是在利用工作中得以实现的，为了满足社会实际利用档案的需要，需要通过各种方式和方法，向用户提供档案材料，这就形成了档案的提供利用和服务工作。档案界提出的“文档一体化”管理模式，在归档管理的全过程，使用“文档一体化”计算机管理系统化。使文档实体形成管理一体化、利用一体化、规范一体化，实现档案工作的信息共享，规范衔接。强化“全过程管理”工作，树立质量管理意识，明确认识岗位责任，制定严格的质量标准。

作为新时期的档案工作者，要不断的增强自身的专业技能，档案管理为单位各项社会活动的更好实施提供了更多的参考，不断提升档案管理工作效率，充分认识到档案管理工作的重要性，这样才能不断推进单位各项事业的发展。