浅谈高校科研机构党政综合办公室的职能作用

马春峰

高校科研机构党政综合办公室职能与高校二级学院的行政办公室职能类似，但又有其特殊性，囊括了党委办公室和相关办公室的部分职能，是科研机构的重要组成部分，对提高科研机构党政工作效率和管理水平，促进科研机构事业发展，构建高校现代教育体系起着不可或缺的重要作用。一般来说，主要包括党务工作、综合管理、助手参谋、监督落实、服务协调等职能，对科研机构起着有序运转、有力协调、有效督办、精准服务的保障作用。因此，党政综合办公室工作人员必须牢固树立高度自觉的大局意识和政治觉悟，不断加强政治理论学习，强化自身综合素质的提高[1]。面对艰巨繁重的工作任务，办公室工作人员要以强烈的事业心和高度的使命感，兢兢业业做好各项工作。要发扬实事求是的作风，脚踏实地、真抓实干，说真话、报真情、做实事、求实效；要敢于直面问题，挑战面前不畏惧，困难面前不退缩；要坚持底线思维，尽可能把各种可能的情况想全想透，把各项措施制定得周详完善，确保安全、顺畅、可靠、稳固，使科研机构综合办公室的职能作用真正得以充分发挥。

1 提高政治站位，强化理论素养

要做好办公室工作，特别是要使科研机构党政综合办公室工作规范高效，达到一定水准，首先要使办公室工作人员，提高政治站位，不断加强政治理论修养，牢固树立正确的“三观”。因为办公室代表的是组织行为，执行的是科研机构的意图，没有一定的政策理论水平和高度，只能是事务性的机械做事，如同一个人只有肉体没有灵魂一样。切忌“部门特殊、有领导做靠山”而有所依仗、更不该滥用领导和办公室的名义谋取个人私利。要坚决防止对科研人员盛气凌人、发号施令和自我表露、吹嘘炫耀以及唯唯诺诺，没有个人主见的现象。文字水平直接关系到能否完整体现科研机构的决策意图以及如何使科研机构所属各单位以更有效的方式落实所定决策，这就要求办公室的工作人员，不仅要准确领会决策意图，而且要准确把握文件精神实质，了解科研机构总体情况，继而加强文字功底的修炼。在平时的工作中，办公室要加强对高等教育理论的研究与学习，加强工作调研，力求把握高等教育与学科、科研工作发展规律，力求深入了解科研机构发展走向和定位。办公室的特殊地位，决定了办公室的特殊要求。工作人员要对事业绝对忠诚，坚持党性原则、有坚定的理想信念和理论认识上的清醒。不断强化自我约束、自我塑造，在廉洁自律上作出表率[2]。要耐得住寂寞、守得住清贫，注重防微杜渐，时刻把自己的所作所为、一举一动同单位的形象联系起来，时刻以肩负的责任警醒和鞭策自己。

2 高效发挥综合管理职能，确保科研机构良好有序运行

行政综合办公室工作人员要认真贯彻落实党和国家有关教育方针、政策及高校的指示、决定，围绕科研中心工作，认真做好科研机构综合管理工作，确保其良好有序运行。一是做好党建工作，包括上级党组织赋予的各项工作任务、所属党支部建设、党员队伍管理、各项活动的开展及日常党务工作等。同时，注意发挥工会组织的作用，经常开展学习教育和丰富多彩的文体活动，真正把科研人员的思想统一起来，人心凝聚起来，体魄强健起来，干劲激发出来。二是做好资源和资料管理，包括人事管理、职称管理、档案管理(包括科技档案)、资产管理(重点是公用房和实验室设备)、财务管理、会议资料(文件)管理、印信管理、标识管理等，为科研机构的科研、教学和学科建设等工作提供基础保障。为高质量完成好这部分工作，工作人员要认真了解熟悉高校和科研机构的相关规章制度、政策法规，要有使用计算机进行资料登记造册以及数据统计、分析、管理的过硬业务能力，要与高校有关管理部门建立良好的信息交流渠道，积极主动交流管理经验，提高管理水平，使其发挥最大效率。三是做好行政事务工作，包括起草科研机构年度工作要点、总结、组织会议、完成会议纪要、领导日程工作的协调安排及文件处理。即时传达领导指示，即时反馈各种信息，做到快捷高效，保证科研机构上下政令畅通。协助领导针对重要工作部署开展调研工作以及组织拟定以科研机构名义发布的通知、布告等。收集处理信息、接待来访人员、与实验室负责人沟通协调有关工作、实验室生物安全、综治防火、人员考勤、保密等工作。这些行政事务琐碎繁杂，要求工作人员要有耐心、有细心、有责任心。四是是做好对外交流工作，包括与国际、国家、省市及校内有关科研教学机构和专家的业务沟通协调、会议承办、参观交流、学者互访互派、内外网站建立维护、各类专业协会活动的组织和参与等，并根据科研单位的规模和工作需要，与高校有关业务部门协调配备专职外事秘书或外事专办员，以更好更专业的完成此项工作。

3 做称职助手参谋，确保领导决策准确

办公室要围绕大局出谋划策、贡献智慧，主动对科研工作和重点工作进行深入研究，多出大主意、好主意。办公室作为党政全面工作的重要枢纽，对上，要充分了解决策意图；对下，要做好传达、服务工作，确保工作准确地落实到位。当行政管理层需要做出决策时，难以对每个方面都做到了解细致、透彻，这就需要一个参谋水平高、思想清晰、熟悉情况、善于谋划的智囊团，为新政策建言献策，这可以说是办公室最为重要的谋略地位。围绕科研机构的中心工作任务，办公室人员要熟知常规工作规律和所要办理的具体事项，及时提醒相关责任人，按时完成高校和本级的各项工作任务，如每年的科研课题申请、实验室建设规划落实、大型仪器设备采购、人才引进、科研人员队伍建设、职称评审、评先评优、实验室安全管理等，并提供尽可能准确的方案和做法，供上层决策。要不断加强学习了解国内外、校内外科研工作新动态，积极开展调查研究，力求把握高等教育与科研发展规律，力求深入了解科研机构发展实际以及存在的问题和矛盾。杜绝提供不科学不合理的方案，甚至出现反复，造成不必要的麻烦和影响，切实为科研机构正确决策当好助手参谋。认真做好科研机构维护稳定工作及防范和处理突发事件工作，针对科研机构实验室常年甚至有时二十四小时都有人做实验的特殊情况，要切实加强实验室生物安全、设备、水电、防火等安全管理；针对科研人员任务重，心理压力大的情况，要注意其心理健康教育和心理疏导，必要时与高校有关部门取得联系，争取上级专业部门的帮助支持。此外，根据上级部门决定，要围绕大局反映情况、报送信息，做“千里眼、顺风耳”，把各方面新情况新问题、贯彻落实决策决议的意见和建议、科研人员关注的热点焦点问题等及时收集上来，归纳综合，分析研判，第一时间报送上级部门，为其科学决策提供重要依据。

4 充分发挥监督职能，确保工作落实

办公室要围绕大局加强督办、促进落实，对上级部门作出的重大决策、提出的原则性要求，通过建章立制、督促检查等手段，逐一跟踪问效，推动各项工作部署落到实处。对高校和科研机构布置的各项工作任务，要重在抓落实，真正发挥好办公室的监督职能作用。对于布置的工作，不能仅靠会议和传达文件来落实，容易出现“空对空”现象，要结合各部门实际情况，逐一进行认真的具体分析研究，直至拿出可行方案。工作中，要紧紧依靠本单位各级各类骨干，充分发挥其模范带头作用，经常督促检查各项决定、决议、年度工作计划及重要事项等的贯彻落实情况，并将执行情况及时反馈给科研机构负责人。在抓落实的同时，要特别注意工作任务完成的质量和时效，科研机构研究室骨干往往都是某一领域的学术带头人或有一定影响的科学家，自身科研任务比较繁重，存在有时忽视行政工作的情况，也有时因外出参加会议或学术活动，而忘记某项工作任务的情况。这就要求办公室工作人员，要随时与之保持密切联系，及时提醒和督促[3]。针对科研机构的特点，对各级布置的工作任务，要学会跟踪落实，多了解一线研究室情况，与骨干共同研究解决办法，提出切合实际的参考意见，供骨干参考。由于科研机构骨干都不是专业管理人员，而都由科研人员兼职，在管理能力和方法以及责任心上都需要办公室人员大力协助和指导。因此，要大力加强制度建设，不断健全完善科研机构各项规章制度，以制度约束人，以制度规范管理。在此基础上，也要加强办公室的内部管理，加强人员队伍建设，提高办公室人员的思想素质和业务能力，大力激发其工作积极性和完成工作任务的本领。

5 发挥服务协调职能，确保窗口作用效果

高校科研机构行政综合办公室可谓本单位的窗口，工作完成的好坏和人员素质直接影响到科研机构的内部团结和工作效率，更影响到外部形象。通过学习和实践，要使全体成员充分认识到办公室工作的意义和责任，强化其为科研机构发展服务、为科研服务以及为广大科研人员服务的意识。与其说办公室是单位揽管巨细的大管家，还不如说是展现单位风采的重要名片，是单位形象的塑造者。待人接物是办公室的一项基本工作，上级部门、外来单位对本单位的印象好坏、班子形象如何，往往与办公室的工作密不可分。因此，要大力提高所属人员的服务意识和服务本领以及服务态度，一方面对内要精准服务，科研人员大部分精力都集中在科研工作上，办公室人员大都是纯党政人员，要很好为其服务，除多了解科研工作外，更要善于与其交朋友，真正走进其内心，关心其工作生活，使其感到大家庭的温暖，从而更好激发工作热情。对引进的高层次人才，要根据阶段性工作任务，安排专人服务保障，确保其工作顺利开展，生活无后顾之忧。办公室人员要定期到实验室进行巡检，及时发现仪器设备、水电等方面出现的问题和生物安全方面的问题，沟通协调有关部门人员进行处理解决。办公室面对的是高校各有关职能部门和部分社会单位，做好协调工作也至关重要。一般来说，它直接面对的是高校机关的科研管理、实验室管理、资产管理、人事、组织、后勤、财务、工会等诸多部门和省市科技部门等，协调的效果直接关系影响到科研机构的发展建设和服务效果。做为高校管理机关，尽管能热情为基层服务重心下移，但由于所属基层单位较多，对哪个单位都做到非常了解，不太可能，也不现实。因此，做为基层科研机构办公室要主动与上级有关部门沟通联系，多交流多反映情况，特别是制约和影响本单位发展建设的瓶颈问题，赢得他们的理解支持和帮助。在日常工作中，办公室除了为上级机关办公提供保障和认真完成其交办的各种具体事务外，还要为科研机构及科研人员提供调配办公用房、实验室分配及设备、查阅档案和文件、借用会议室等服务。因此，办公室人员要不断努力提高服务水平，竭诚为单位解决工作中的实际困难。在大力强调办公室人员敬业奉献的同时，办公室负责人也要关心办公室人员的政治进步和学习生活，如在职级职称晋升、提高学历、待遇、学习进修、参观交流、子女入学、生活困难等方面多给予照顾和创造条件，尽可能为大家排忧解难，解除后顾之忧。