民生档案自助查询一体机系统功能分析

李洪湖/温州市鹿城区档案局

1 一体机系统建设背景

目前档案利用的方式主要为社会公众或机关单位工作人员携带相关证明到档案馆，申请调阅档案或开具证明，档案部门很难提供便捷性和个性化的档案查阅利用服务。随着“最多跑一次”改革的不断深化，全省档案部门积极服务“最多跑一次”改革，积极创新工作理念与工作模式，但档案利用服务“最后一公里”的问题仍有待探讨。当前，自助终端服务以其低成本、个性化和方便快捷的优势，逐渐成为最具竞争力的服务模式。随着自助终端技术不断发展，终端设备及网络系统快速升级，自助终端服务应用范围迅速扩大。利用自助终端服务推动档案查阅利用服务提质增效，具有较强的可行性。

2 一体机系统功能分析

近年来，温州市鹿城区档案馆构建了民生档案自助查询一体机系统，通过一定的技术手段及创新的工作方法，实现了自助查档、即时出证，较好地解决了档案利用服务“最后一公里”的问题。

一是通过“人证合一”验证技术实现查档人身份认证，确保“查档人是本人”。一体机支持身份证识别、查档人拍照、数据比对等功能，查档人员在自助终端查询档案时，系统会提示将本人身份证放置在身份证读卡器上，同时系统摄像头会自动对查档人员进行拍照，拍好的照片会和读取的身份证信息进行比对，确保身份准确。

二是通过“人档合一”验证方法，实现要查档案如是与本人相关的档案即可查阅。该方法着重针对一些老旧档案中身份证号等信息不齐全、仅依靠“人证合一”并不能保证查询的档案属于查询人（重名现象）的问题。应用这一方法，查询人在身份认证后，系统如果没有匹配到档案数据内的身份证号，则通过相关字段加干扰项的匹配方式来确定该档案与查阅人的归属关系，在确定与当事人姓名匹配后，再提供10个不同配偶姓名、10个不同登记年份、10个不同登记备单位等干扰项供选择，如果选择项全部吻合就可确认该档案为该查阅人的本人相关档案，可赋予查阅权，查阅人可自助查看档案条目及全文信息。

三是实现档案即时出证，并自助打印证明。选择需要打印的档案，待弹出打印确认单后自助填写打印事由、用途等，填写完毕后通过指纹确认操作人并打印档案证明，通过“水印+专用查档章”的双重证明方式证明出证材料的真实性与法律效力。

四是提供在线借阅预约管理，实现两类需求的在线预约：一类是因历史原因档案信息登记不全需要人工验证查档的；另一类是外部机构因业务需要等原因需要调查当事人民生档案的。第一类预约申请需填写本人基本信息如姓名、身份证、手机号等，再上传个人身份证明文件，填写预约查档的内容并报送申请。第二类预约申请需填写申请人基本信息如姓名、身份证、手机号等，再上传调阅证明文件，填写预约档案的内容并报送申请。针对以上两类需求，区档案局工作人员核对上传的材料并确保材料通过审批，再通过后台设定权限，并通知查档人凭原始登记身份证件在规定时限内到一体机打印取件。

五是实现民生档案的管理和统计。提供传统组卷等多种组卷方式；可对各类格式的档案条目数据进行导入导出操作；支持电子档案原文的批量挂接及挂接检测，并形成历史记录提供查看和稽核；对档案数据进行保管。提供多纬度统计功能，包括档案统计、满意度统计、访问量统计、借阅汇总等，同时可根据需求自定义统计内容。

六是提供终端远程管理。对自助终端各关键部件进行实时、主动扫描，及时发现各类日常运行故障和主要部件设备故障，并对故障进行提醒和跟踪故障是否得到及时处理；监控自助终端的运行状态，对自助终端的故障率和在线运行率等关键绩效指标进行准确统计、排名和考核，开展有针对性的维护工作，不断改进和提高系统功能。

鹿城区民生档案自助查询一体机系统于2018年5月17日正式上线，在区档案馆查阅大厅、区行政服务窗口、婚姻登记处、公证处等单位及边远街镇同步开通，目前提供婚姻、医学出生证明、土地承包、山林延包、计生等民生档案查阅利用服务，截至当年10月底共出证952人次，占区档案馆同期档案出证总量的50%以上。