信息技术支持下的高校学生档案管理模式研究

郭淼

【摘 要】高校学生档案管理对于学生未来的就业有着非常大的影响，所以高校学生档案管理人员应该对其加强重视，应用各种优质的资源来强化管理力度，尤其是在信息时代背景下。基于此，本文主要针对信息技术支持下的高校学生档案管理模式进行了详细的分析，希望能够对相关人员有所帮助。

【关键词】信息技术;高校学生;档案管理模式

中图分类号：G271  文献标志码：A              文章编号：1007-0125（2019）32-0224-02

就当前情况来看，我国高校学生档案的数量庞大，进而保管起来难度较大。同时，因为受到不同高校的限制，进而导致学生档案的发展难以有效满足社会发展需求。在當前新时代背景下，传统高校学生档案管理模式显然很难有效满足信息化建设的需求，因此必须得积极做出改变，否则的话很难将学生档案的作用充分发挥出来，具体分析如下。

一、传统高校学生档案管理模式中存在的问题

（一）被动性的服务

虽然各种信息化设备已经进入到了高校档案管理领域中，不过大都用来处理一些比较简单的工作。同时，还有部分高校积极进行了信息化档案管理系统的创建，但是只提供一些简单的信息咨询、浏览等服务，系统中有关于学生个人信息的部分非常有限，所以利用效率很难得到有效提升。此外，其所提供的服务非常被动，没能结合用户的具体情况提供针对性的服务，服务水平不高。所以，档案管理人员应该加强注重服务工作的开展，不过在这一过程中，必须得注意学生隐私的保护。

（二）信息技术资源建设严重滞后

在当前信息时代背景下，高校学生档案信息数据呈井喷式增长，硬盘储存设备配置很难有效满足存储需求。同时，各个高校之间的数据库建设还没能形成统一规范的标准，实际管理也缺乏合理的规划以及标准的制定，进而使得管理流程不规范。同时，各个高校的档案管理工作大都独立开展，缺乏有效的合作交流。并且在学生档案信息化管理工作实际开展中，需要耗费大量的资金，并且还会导致人力资源浪费的情况发生，这一情况和学生档案信息管理发展目标相违背。

（三）信息化基础设施建设不足

随着信息化时代不断推进，高校学生档案管理信息化建设越来越完善，但是其中依旧存在着一些明显的问题，例如管理目标不够明确等，所以档案管理效率一直很难得到提升[1]。除此之外，还有部分高校对于这方面不够重视，觉得信息化基础建设没有必要，进而导致实际工作中出现各种问题，没能将计算机等先进设备的作用充分发挥出来。因此信息化建设比较落后，还有部分高校没有建立学生档案信息管理系统和校园局域网，这一问题的存在严重影响到高校学生档案管理水平的提升，同时还阻碍了信息资源共享的实现。

二、高校学生档案信息资源共享管理的意义

（一）提升学生档案信息资源的利用价值

就高校学生档案管理来说，在当前信息化时代背景下，其最为主要的目的就是深入挖掘学生的档案信息资源，为行政管理、学生就业以及科研教学等提供有力的支持。就学生档案管理工作来说，其重要的基础保障就是服务，并且其还是资源共享实现的有效途径。要想更好地实现高校各个职能部门的联动，应该对学生档案进行网络化的建设，这样有助于学生档案价值的充分发挥。通过对高校学生档案信息资源的深入挖掘和应用，能够促使企业和高校合作模式的更好形成。同时，在实际建设过程中，还应该加强注重完善且系统的开发体系的形成，这样对于高校学生档案管理的未来发展有着很大的帮助。

（二）提升学生档案的地位

随着高校信息化建设越来越深入，资源信息共享的实现显得非常迫切，以便为领导决策、教学活动组织开展以及职能管理等提供更好的服务，促使完善系统的公共服务体系有效形成。就当前情况来看，很多高校都着手于信息化建设和发展，这一情况对高校的信息资源共享和交换的实现有着积极的促进作用。在信息化时代背景下，人们对于档案信息资源的需求越来越多样化，而要想将档案信息资源的价值充分体现出来，那就必须得深度地进行开发和挖掘[2]。除此之外，高校学生档案管理人员还应该正确树立“以生为本”的理念，一切都围绕着以学生发展为中心这一理念来开展，面向用人企业开发学生的基本信息，为学生提供和创造更多的发展和就业机会。

（三）提升管理效率

加强高校学生档案信息化管理的建设，能够促使档案信息实现多次重复的利用，并且有效实现数据信息的共享。各个方面都能够通过互联网获取和应用学生的档案信息，这样不仅仅方便快捷，同时还能够在很大程度上节省成本输出。除此之外，高校其他部门也可以根据自己的需求查询和获取学生档案信息，这样可以很好地减轻档案管理工作人员的工作量，最大程度上提升学生档案信息的利用效率。最后，合理应用网络系统还能够实现学生档案信息类型和数量的随时统计，这样不仅仅能够很好地降低人工人员所带来的影响，并且还能够充分发挥出学生档案信息资源的价值和作用，为广大用户提供更好的服务。

三、信息技术支持下高校学生档案管理模式研究

（一）积极构建完善的服务中心

对于高校各个职能部门来说，其最为主要的沟通纽带就是高校学生档案信息服务中心，负责提供学生档案查询和收集保管学生档案等工作。就这一个服务中心来说，其是当前社会档案事业进一步发展的需求，具备着节约成本和便捷高效等特点。高校档案信息服务中心具体存在着着档案开发利用部门、收集处理部门这几种职能。其工作职责不仅仅是收集、储存以及整理加工学生的档案，更为重要的还是深入挖掘和开发学生的档案信息资源，为用人单位以及高校各种活动提供数据支持。同时，这一服务中心是连接高校与社会的档案信息服务机构，我们需要不断的补充和优化学生的档案信息，并且以就业需求为导向深入的进行其内在价值的挖掘，以便为各个方面提供更为优质的服务和信息数据支持。

（二）建立完善的档案信息集成系统

信息技术支持背景下，建立全新的档案管理模式非常有必要的。服务中心是为高校学生提供各种档案服务的单位，同时其还是高校和外部的联系纽带。积极构建完善的档案信息集成系统能够有效打破高校壁垒，使得不同高校之间的信息能够更好的流通，加强这些高校档案信息服务中心的联系，最终达成提升学生档案信息利用率的目的[3]。

（三）构建用户反馈系统

这里所讲的信息资源反馈具体是指，从服务中心将相关信息输出，然后经过一定的处理作用之后，将其效果反馈给中心，最后合理地进行对比，分析两者之间存在的差异，然后在此基础上及时地进行档案管理工作的调整，进而有效提升学生档案信息的服务效率，具体可以从以下几方面着手：首先就是由档案管理部门进行学生档案信息的处理和优化，并发送给有需要的用人单位，通过外部环境来证明这些档案信息的价值。然后以反馈信息当做依据，对信息资源进行控制和调整，不断优化高校档案信息服务中心的服务效率和水平[4]。总的来说，高校学生档案用户反馈系统建立最为主要的目的就是收集用人单位对学生综合素质的评价信息，通过详细的对比分析，反思高校现有专业是否符合社会发展需求，并在此基础上完善学生档案管理工作流程以及调整专业设置，促使高校档案管理改革工作更好地开展。

四、结语

总而言之，随着信息化的不断推进，高校学生档案管理迎来了全新的机遇和理念，同时也带了很多的问题和挑战。要想更好地发挥出学生档案信息资源的价值，高校应该积极转变传统的管理模式，与时俱进，并且还得注重其服务效率的提升，使得档案信息资源能够为高校领导决策、用人单位招聘等提供有力的支持。

参考文献：

[1]陈明九.基于信息化管理下的高校学生档案安全研究[J].山东档案，2015（4）.

[2]吕冬梅.现代信息技术在高校成人教育学籍档案管理中的应用[J].中国成人教育，2014（3）：64-65.

[3]宋雄伟.现代信息技术环境下的高校学籍档案管理[J].中国教育信息化，2005（3）：11-12.

[4]姚树静.信息技术背景下的高校档案管理改革研究[J].山东工会论坛，2017（06）：109-111.