现代医院档案资源管理的问题及对策

黄莹妍

(湖南妇女儿童医院，湖南 长沙 410205)

医院档案管理工作是医院管理的一项重要内容，对医院、患者及相关人员的权益保障，医院的正常运营，效益的提升以及医院文化建设有着重要影响。随着技术发展和社会进步，医院的传统档案管理模式已经不能满足现代医院管理的需求。因此，文章针对现代医院档案管理面临的问题进行分析，并根据存在的问题提出相应的解决对策，以期提高医院档案管理的水平。

1 医院档案内涵

医院档案是指医院在管理活动、医疗、教学、科研等各项活动中形成的具有保存价值的各种载体、不同形式的原始记录。为了便于研究，把医院档案划主以下几种类型：

综合档案。医院管理活动过程中形成的原始材料，如重要的会议材料；上级机关发来的与本医院有关文件材料；医院对外的正式发文与有关单位来往的文书；医院的请示与上级机关的批复；医院反映主要职能活动的报告、总结；医院的各种工作原始记录等；医院与有关单位签订的合同、协议书等文件材料；医院干部任免的文件以及关于职工奖励、处分的文件；医院的历史沿革、大事记及反映本医院重要活动的剪报、照片、录音、录影等；医院基础建设工程等材料；医院设备购置等设备材料；医院教学科研、产品研发等等有关的材料。

人事档案。人事档案是我国档案体系组成中非常重要的一部分，是每个人的教育、政治、工作等社会经历的真实记录，记录了个人意识形态、道德情操、政治信仰、工作状态及奖惩等原始信息。依据新版《干部人事档案工作条例》对人事档案适用范围的规定，就医院来说，包含“党政领导干部、管理人员和专业技术人员”以及工勤人员，医院外聘人员等。从在职与否角度来分呢，又可分为在职人员，离退人员和死亡人员档案；按政治面貌划分，可以分为党员、团员、非党团人员或者民主人事档案。

病历档案。亦称“病案档案”、“病史档案”，专门档案的一种，医务人员在对患者进行问诊、检查、诊断、治疗、护理等医疗活动中形成的档案。一般包括门诊处方记录、诊疗计划、会诊记录及各类检查记录等。医院病历主要分为门诊病历和住院病历两类，医疗事故病历和死亡病历作为特殊的住院病历处理。病历档案是医院档案的重要组成部分，也为医疗大数据的研究奠定了基础。

财务档案。医院财务档案是医院管理、医疗、科研、教学和后勤保障等全面工作的经济反映，是医院财会部门或财务人员在经济活动中直接形成的并按照统一规律保存起来备查考的财务凭证、财务账簿、财务报表等财务核算材料，是重要的经济档案，是国家档案的重要组成部分。

2 医院档案管理的意义

对于医院而言，医院档案管理对医院发展、医学研究乃至医疗领域有着极其重要的作用，是现代医学进步和发展的关键因素。医院档案是医院的医疗、教学、研究、药品管理、卫生管理、行政管理以及各项其他活动的原始记录，是一种历史信息，更是一种凭证信息，也是医院为维护权益、保障病友利益、壮大发展、文化建设等不可或缺的重要信息资源。

对于病友而言，医院档案是对患者健康情况的真实记录，医护人员可通过以前保存的档案，了解到患者的身体情况，有助于对病情进行研究，尽快“对症下药”，帮助更快地找到病因。对于医院职工而言，医院档案是协调医院各项工作正常运行的重要参考资料，是医院在进行工作、计划工作和决策工作时的可靠依据，医护人员可以根据这些记录避免犯同样的错误、找到完成工作的更好办法。由此可见，医院档案工作水平的提升能够在保障工作有序进行的同时提高工作效率。

对于社会而言，医院档案涉及到医院的历史发展，历史又与文化息息相关，能从一个医院的发展看到地区乃至城市的发展，医院档案的管理能够体现出历史文化，为历史做出贡献。

3 医院档案管理的问题

档案意识薄弱，利用率较低。在多数医院，人员档案管理的概念模糊，导致有些档案得不到有效收集、保管与保护，降低了档案的完整性。档案资源体系的不完整，也导致档案利用工作的不便。因为没有档案，便没有原始凭证，如若不将档案有效的保存与利用，医院的各项工作将很难开展，特别是工作延续性将大打折扣。医院还需要加大对档案文化的宣传，让更多的人了解到档案的价值，从而提升档案意识。

专业程度不足，管理不够科学。一些医院档案管理人员要么身兼数职，要么没有专业背景，管理思想陈旧，导致了档案管理方法落后。可能是因为医院只注重医疗技术人员的素质培养而忽视了档案人员的培养，使档案人员跟不上时代科技发展的潮流，不适应现代科技发展的趋势。

设施很不规范，条件简陋落后。目前许多医院的档案馆室库房设置极不规范，档案设备陈旧、落后甚至已经老化，很不利于档案资料的保管。而现代网络技术没有在医院档案管理方法中普及，硬件与软件都无法满足档案管理的需求，导致档案管理工作进程滞后。

信息化较落后, 无法跟上步伐。很多人对档案的管理意识不够，医疗是医院中心工作，医院信息化如火如荼的发展，而档案信息化建设却被忽视，跟不上步伐。加快医院档案信息化建设能够直接推动医院工作的发展。

制度不够完善，缺乏重要保障。对于医院来说，档案的分类是较复杂，如前面所介绍的医院档案类型就可以划分为四大类，所以医院工作人员在查找档案的时候可能因为弄不清楚分类而不能很快地找到自己想要查看的档案内容。再加上各科室保管制度也不够完善，有些档案因为科室保管不当或者保管疏忽的原因不能被完整地保存，造成了档案的缺失。

4 针对医院档案管理的对策

建立规章制度，制定相应标准。在档案各项法规标准的基础上，结合医院的实际，制定符合医院档案管理的相关规章制度，从档案的产生，归类，保存到利用，使每一步骤都有依据。将医院的档案管理制度与工作绩效考核制度挂钩，对医院档案管理工作提出硬性规定，医院档案管理工作效率将会得到很大的提升。

加强专业教育，提升人员素质。医院要定期对工作人员进行素质教育，提高他们的档案管理意识，对专业档案管理人才要进行专业素质提升培训工作等，档案管理人员要用发展的思维去对待档案管理工作，对档案管理多作科学研究，积极讨论、交流管理方法。医院既要开展岗位培训学习，也要鼓励档案管理人员在业余时间参加各种继续教育的学习。

推进信息化，提高管理效率。要改变单一的、传统的纸质档案管理模式，转向纸质与数字化并行的模式，充分发挥电子计算机和网络资源的优势，利用计算机网络进行医院档案的收集、整理、保管、鉴定和统计等工作，提升管理和服务效率。加大档案信息化建设力度，譬如说，患者在外地就诊的时候，能用系统将以往的就诊信息和病历调到外地就诊医院，实现医疗信息共享，为患者和医院提供极大的便利。所以，技术软件的开发是现代医院进行档案管理必不可少的方法，医院的发展也离不开科技技术的发展。

明确档案类型，强化保管责任。医院在档案的分类上要做到精准却不复杂，为方便查询与利用，促进档案资源的开发利用。各科室在档案在本科室保管期间内要负责档案保管的责任，如果有丢失或者缺损，要找到相应的负责人接受惩罚，以此来提高档案保管的实施性，有效降低医院档案丢失或者遭到破坏的可能。

5 结语与展望

医院档案管理要继续突破传统模式，对传统管理模式取其精华，去其糟粕。必须要创新医院档案信息获取渠道, 确保信息的准确性, 提高档案新型的实用价值, 让医院其他的相关部门可以提高档案信息的应用水平。从安全角度出发，纸质档案易丢失和损坏，医院档案部门可以根据实际情况，采取纸质档案与电子档案双向保存的方法，这样不仅便于管理，也利于档案的开发利用。虽然在技术上已经得到支持，但是实施进程并没有跟上进度。对于医院档案管理的研究，各医院之间可以进行交流，积极吸取经验。由于各医院的管理模式各不相同，医院档案管理的侧重点也有可能不同，通过交流，可以让医院看到自己管理上的不足，让专业的档案管理人员学到更有效的方法，根据自身医院的特点加以改进，用学到的管理知识提高医院档案管理的水平，促进医院更好地发展。