数据开放环境下档案馆核心职能的定位与把握

王巍巍

【摘 要】当今大数据环境下，档案由纸质档案向电子档案快速演变发展，档案馆的运作形式和职能随之也悄然发生新的变化。在聚焦数据开放环境下档案工作发生的重大历史性变革、深入分析阐释理论界对档案馆核心职能定位认识差异的基础上，笔者提出受档案数据开放的影响，今后档案馆的核心职能将更加倾向于监督职能的发挥，并据此提出了今后档案馆系统把握和落实这一核心职能的基本对策和具体路径。

【Abstract】In today's big data environment， archives evolve rapidly from paper files to electronic files. The operation forms and functions of the archive have also gradually undergone new changes. On the basis of focusing on the historic changes in archives work under the open data environment and analyzing and explaining the differences in understanding the core functions of archives in the theoretical circles， the author puts forward that the core functions of the archive will be more inclined to play the supervisory functions in the future under the influence of the open data of archives. And according to this， the author puts forward the basic countermeasures and specific ways to systematically grasp and carry out this core function of the archive in the future.

【关键词】数据开放;档案馆;核心职能

【Keywords】 data open; archive; core function

【中图分类号】G270                                        【文献标志码】A                                     【文章编号】1673-1069（2018）10-0086-02

1 数据开放环境下的档案工作发生重大的历史性变革

1987年颁布实施的国家《档案法》，赋予档案馆收集接收、整理保存档案和提供服务三项职能。在传统的档案工作中，档案工作人员主要依靠人力手工对纸质档案进行收集、整理、鉴定、保存、编研和利用。近年来，在信息化浪潮的推动下，档案工作发生重大的历史性变革。首先是电子档案资料迅猛增长。一方面，互联网时代的到来拉近了人与人之间的距离并且渗透到人类社会的每一个角落，人们由最初面对面、写信等交流方式，逐步转移到通过手机、电脑进行沟通。在互联网产业的带动下，全球数据资源总量呈快速增长态势，而这当中有许多网页需要档案馆作为资料予以保存。2014年出版的我国《大数据白皮书》就指出，“2000年后互联网网页呈爆发式的状态增长，据统计每天新增的网页大约有700万个，到2000年底全球的网页数达到40亿[1]”，“我国的数据资源总量已达到全球的13%[1]”。

近年来，受美国政府在数据开放时代推行和使用云计算技术这一理念的影响，我国国家档案馆还发布相应的指南，做出利用云计算技术改进档案馆的服务、提高档案利用率的重大决策部署。目前，不计其数的数据中心在不同的档案馆建立，互联网将这些数据中心衔接起来，已形成一个完整的档案系统——“档案云”。

“档案云”不仅实现了档案馆对电子档案的管理，还实现了对纸质档案的管理，即档案人员通过电子扫描仪将纸质档案进行扫描且存入计算机中。目前，我国数字档案馆的建设主要有两种模式：一是个体模式，即由单个档案馆出资建设为主，主要解决个体档案馆的数字档案资源的管理利用和开发问题。例如，很多高校为了满足教师和学生的需求逐步建立起校园网，为教学科研和校园生活提供了一个信息化的服务平台。尽管这些高校网上的一些电子文件可能由单独的一个机构或者组织产生，或由多个机构的数据组合而成，但这些机构的形成背景和过程是相同的，使用的是同一个数据库。二是联合模式，即多个档案馆共同利用这一数字平台进行数字档案资源的管理利用。例如，青岛市“数字档案馆”的建设就属于联合模式，有着创新的规划意识、配备有充足的资金和高技术人才。因此，数据开放已使得档案馆馆藏资源更加丰富、职能进一步延伸、档案管理方式也发生了相应的变化。

2 数据开放环境下的档案馆核心职能正在发生深刻的嬗变

对档案馆核心职能的定位，决定着档案馆工作的方向和重点。做好档案馆工作，必须抓住其核心职能。过去，理论界对档案馆核心职能的定位一直有着很大的争议。2007年，我国两位学者就此发生过激烈的“论战”。其中，宗培岭[2]认为，“档案馆拥有档案保存、利用服务与档案研究三大职能，其中档案研究是为更好从事档案保存与利用服务而衍生的职能。”他强调档案馆作为保存机构保存国家历史，而档案的利用是在对档案完整保存的基础上进行的。反之，如果档案人员未对档案认真地整理保存，档案馆里的档案会混乱不堪，那么档案馆在履行其利用服务职能中，会出现很多不可避免的问题。鉴于这一情形，宗培岭把档案的保存定位为档案馆的核心职能。而潘玉民[3]则认为，“档案馆在履行保存、利用服务与研究的诸种职能中，如果说核心职能的话，那么应该是利用服务这个职能，而档案的保存职能只是档案馆最基本的职能之一。”潘玉民的这一论断，主要强调的是我国政治民主化进程逐渐推进，公众档案意识随之加强。为了滿足政府和公民对档案的需求，档案馆应适时开放馆藏并且提供更好的服务。他认为，档案馆已不再单纯地作为保管机构保存国家的历史。为适应时代发展的需求，必须更加注重档案的利用，充分实现档案的价值，将利用职能作为其核心职能。这一“论战”充分说明，作为行政和事业职能相结合的档案馆，尽管在社会分工中职能是相对稳定的，由于观察视角的不同，也必然会有所迥异。鉴于新形势下，保存和利用档案已不是档案馆的主要职责，档案数据的安全问题已成为数字档案馆面临的重大问题，安全监管将会逐步成为档案馆的首要职能。因此，笔者认为，今后应将档案馆的核心职能定位于监督之上。

3 数据开放环境下的档案馆工作必须落实好核心职能定位的内在要求

与国外比较，当前我国档案信息开放比例还很低，一些数据资源还存在着标准化、准确化、完整性低，利用价值不高的问题。黄霄羽研究结果表明，“美国1975年以前的外交档案，约95%已经解密并对外开放;俄罗斯外交档案开放的比例大约为80%～90%。而我国外交部档案馆目前开放的只是1945-1955年间的部分档案，只占这一年限档案总量的30%左右。”由于档案开放范围有限，当前我国档案工作难以满足所有公众的需求，电子档案数据安全问题也没有突出地表现出来[4]。但我们应清醒地看到，国家档案局正在将档案信息公开提上重要工作议程。

2014年，国家档案局方鸣局长讲话中指出，“各级党委和政府要把实现档案信息资源社会共享作为目标”。近年来，一些国家级重大档案逐步向社会公开，还成为我国争取敏锐性国际政治话题话语主动权的有力依据。如中央档案馆连续公布日军侵华战犯档案和日军侵华影像资料，有力地驳斥了日军妄图否认侵华历史的言论。基于此，笔者认为，基于web2.0技术与理念的网络环境下，我国档案工作面临着新的机遇和挑战。我们必须未雨绸缪，立足新时期档案馆核心职能的定位，以强化监督职能为主要着力点，全面做好档案馆各项基础工作[5]。笔者认为，天津市档案局的思路和做法值得全国各地借鉴。2013年年底，天津市档案局提出加强全市各级档案馆资源、利用、安全保管“三个体系”建设。目前，天津市档案局为公民开放的档案有160多万件，其中历史档案80多万件，现行档案70多万件，另外还有400多位杰出人才的档案，包括一些具有较强社会影响力的知青、体育人才、特色企业的管理者等。安全保管也受到高度重视，每个档案馆都制定了自己的安全评估细则，16个区县的“专业、部门、企业档案馆”都有特定的评估安全系数。

4 结语

在数据开放的时代下，档案馆不仅仅是社会记忆的保存机构，更要作为一项民生工程服务于公众。但档案数据的安全问题制约着档案馆并未把全部的数据向大众开放。笔者认为，在今后的工作中，档案馆要突出监管职能，力争在保证数据安全的前提下将更多的档案资料向公众开放，使档案资源作为一种全球文化遗产分享给每一位用户。

【参考文献】

【1】陈忠海.档案馆职能和功能定位与建设研究述评[J].档案管理，2010（1）：59-62.

【2】宗培岭，存史.档案馆的核心职能[J].上海档案，2007（2）：34-35.

【3】潘玉民，利用.档案馆的核心职能[J].上海档案，2007（2）：102-103.

【4】宗培嶺，潘玉民.存史乎？利用乎？档案馆核心职能论[J].档案管理，2007（2）：56-57.

【5】施少钦.美国国家档案馆[D].福州：福建师范大学，2012.