浅析政府采购项目档案管理的信息化发展

徐雪荣 弓淑芬

[摘 要]为了加强政府采购项目档案管理，有效保护和利用政府采购项目档案资源，本文介绍了政府采购项目档案管理的现状及信息化发展的必然性，并在分析政府采购项目档案管理存在问题的基础上，提出了档案管理的对策，旨在不断提高政府采购项目档案管理工作的水平，促进政府采购项目档案管理朝着规范化、信息化的方向发展。

[关键词]政府采购项目;档案管理;信息化;发展

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.20.083

[中图分类号]F812.45;G270.7[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2018）20-0-02

随着信息技术的飞速发展，以往的档案管理模式已经无法满足工作需求，有必要将信息化技术应用在管理工作中，能够有效提升管理工作效率。档案管理工作是一项不可替代的重要工作，只有不断革新当前的档案管理模式，才能更好地满足社会发展需求。

1     政府采购项目档案管理的信息化价值

在实际工作过程中，政府的正常运营离不开采购项目档案的支持，将先进的信息技术应用在档案管理工作中能够有效提升管理工作质量，这种先进的管理模式是社会发展的必然，能够推动档案管理工作的长远发展。因此，政府采购项目档案管理工作与信息技术之间的关系越来越紧密。第一，政府采购项目档案管理工作需要满足当前社会的发展需求，应该在做好档案管理工作机制的基础上，充分发挥信息技术的自身作用提升工作质量。第二，将信息化技术应用在政府采购项目档案管理工作中能够有效提升档案分类、查找等工作的准确性，并且能够有效落实政府采购项目档案管理任务。另外，信息技术还能够定期对已有的档案进行备份处理，从而能够降低档案丢失的可能性，推动档案管理工作实现可持续发展。

2     政府采购项目档案管理工作中存在的问题

2.1   档案管理方法需要得到进一步革新

到目前为止，政府采购项目档案管理工作依然存在一些问题急需解决，其中较为明显的原因就是档案管理模式比较落后。通常情况下，我国的事业单位政府采购项目档案管理工作大都是办公室内的勤杂人员落实的，由于这类工作人员的流行性较大，并且他们的管理水平较低，因此档案管理工作得不到科学有效的落实，还出现了一些其他问题，比如工作拖延、工作失误等问题都会增加单位的经济损失。第一，档案管理工作人员并没有给予档案标记应有的关注，因此档案资料容易出现管理混乱的问题。第二，政府采购项目档案管理工作落实没有相关索引支持，目录索引的资料不全或者出现错误，档案资料由于保存时间过长而出现遗失就会在一定程度上影响信息检索的速度及准确性，从而会影响档案管理工作的水平。第三，政府采购项目档案管理工作方法有待进一步革新，过去的档案管理工作大都采用纸质保存方式，这就给落实管理工作带来了挑战。然而，当前我国大部分的档案管理部门并没有把信息技术应用在档案管理工作中，大都是采用人工管理方式，从而会影响档案管理工作的效率，还会增加工作失误的发生率，制约档案管理工作的长远发展。

2.2   档案管理观念不够明确，相關机制有待完善

不少管理人员不够重视档案管理工作，尤其是在管理人员的选拔工作上不太重视，大部分人都片面地以为档案管理工作就是采集、分析并整合一些基本的档案资料，还有一些人认为档案管理工作与其他工作之间并没有多少关联，从而不利于提升档案管理工作的质量。档案管理观念不够明确直接关系到工作人员的工作热情，大多数情况下都是为了表面上满足档案检查工作而落实档案查找和管理工作，制约着档案管理工作的长远发展。

不论是落实哪种工作都需要科学的工作制度作铺垫，只有拥有完善的工作制度才能顺利落实好各项工作，但是在档案管理工作的落实过程中，单位的自身效益并不会受到较大的影响，只有充分发挥档案管理的自身作用才能提升相关效益。档案管理工作是一项较为复杂的工作，并且将会耗费较多的人力物力资源，然而部分单位由于不重视档案管理工作，因此并没有投入过多的人力物力资源，从而不利于进一步完善档案管理制度，在这种情况下，档案管理工作就很难得到有效落实。档案管理制度不够完善将会影响工作人员的工作效率，还会影响管理人员的工作积极性，从而导致相关工作发展受阻，最终会影响管理工作的顺利落实。

2.3   案管理利用率有待提升，信息化技术的使用有待普及

近几年，政府采购项目档案管理工作质量受到人们的广泛关注，档案管理的利用率较低，主要表现在以下几点。第一，档案的种类划分不科学，档案的管理年限不够明确，一些文件资料的档案处理不够科学，还有一些档案借出后没有及时归还。第二，档案信息化的水平有待提升，当前缺少统一的档案管理标准，并且检索方式较普遍，从而就制约了档案管理工作的效率。第三，检索方式主要有信息化检索模式和手工检索模式。但是通过相关的调查研究不难发现，手工检索的使用频率较高，不同的档案管理单位采用了不同的检索工具，并没有结合实际情况选择科学的检索工具，从而会影响工作质量。

3     档案信息化管理过程中需要遵守的准则

3.1   技术的拓展准则

要想认真落实档案管理的信息化，应该充分准备好信息化管理所需的一些设备，基于此，档案管理人员需要参加相关的培训，才能更好地掌握先进设备的使用技巧，进而能够有效提升档案管理工作水平。另外，信息化设备及相关技术应该统一起来，除此之外还应该认真拓展信息技术的发展方向，让其更好地发挥自身的作用。

3.2   不断提升相关的技术水平

尽管当前的信息技术水平有了很大程度的提升，但是基本的档案管理技术依然不能完全摒弃。管理人员的主要职责就是保护好档案资料并认真落实管理工作，因此管理人员不能过于依靠信息技术进行管理，传统的档案管理模式需要保留一部分，协调好传统管理模式与信息化管理模式之间的关系，从而才能从根本上提升档案管理工作效率。

4     信息化形势下的政府采购项目档案管理策略

4.1   加强管理人员综合素质培养

随着我国社会经济的飞速发展，人们对管理人员的综合素质提出了更高的要求，相关人才的培养也受到了足够的关注。在档案管理工作的过程中，为了不断提升管理工作的质量，应该不断加强培养管理人员的综合素质。第一，重点培训档案管理人员的管理技能，通过参加培训提升管理人员的管理水平，同时还要学习先进的管理知识，学会使用计算机落实管理工作，争取为档案管理贡献自己的力量。第二，积极招聘一些经验丰富且管理水平较强的人才，充实管理团队，从根本上提升档案管理工作的综合水平。

4.2   增强管理观念，投入足够的资金、人力、物力资源

在信息技术发展的形势下，档案管理工作面临着较大的挑战，档案的自身价值也逐渐凸显出来，基于此，相关人员理应给予档案管理工作足够的关注。第一，重视政府采购项目档案管理工作，实时监控好档案管理的每一项工作，确保每项工作都能够认真落实，同时还应该加强管理人员的教育力度，增强管理观念。第二，投入足够的人力、物力资源，确保相关设备配备齐全。在信息化发展的模式下，事业单位的信息量越来越大，为了不断提升政府采购项目档案管理的工作质量，政府应该采购先进的设备，提升档案信息化管理水平。

4.3   做好安全管理工作

在信息化时代，信息网络在带来便利的同时，其安全问题也备受关注，一些不法分子利用网络信息技术攻击他人的网络系统，窃取档案信息，从而会危害单位利益。为此，在政府采购项目档案管理工作的过程中，必须做好安全管理工作，尤其是网络安全管理工作，要善于利用先进的网络安全技术，如身份认证技术、防火墙等来提高政府采购项目档案管理信息化系统的安全性。

注：弓淑芬，通讯作者

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