基于“互联网+”的科研事业单位经费预算全过程管控创新研究与应用

喻红玲 汤华娴 蔡采伶 郭晓丹 王德琼

关键词：“互联网+”  科研事业单位  经费预算  管控  应用

2014年3月，《关于改进加强中央财政科研项目和资金管理的若干意见》（国发﹝2014﹞11号）提出“要加快建立适应科技创新规律、统筹协调、职责清晰、科学规范、公开透明、监管有力的科研项目和资金管理机制”。2016年7月，中央办〔2016〕50号对中央财政科研项目资金管理进一步提出了“放管服”的结合，指出“进一步简政放权、放管结合、优化服务，扩大高校、科研院所在科研项目资金、差旅会议、基本建设、科研仪器设备采购等方面的管理权限，为科研人员潜心研究营造良好环境。同时，加强事中事后监管，严肃查处违法违纪问题”。从中央到地方，政策的落地该如何接，广东省作为科研经费投入的重点对象之一，近年来也出台的相应的政策，如2017年3月2日，中共廣东省委办公厅、广东省人民政府办公厅印发了《关于进一步完善省级财政科研项目资金管理等政策的实施意见（试行）》（粤委办 ﹝2017﹞13号），是实施创新驱动发展战略、建设科技强省的重要举措。在新形势下，面对经费的细化要求，仅靠人工管控甚为不足，如何有效地对科学事业单位经费的全过程管控是我们的目标。

一、省级科研院所科研经费使用与管理现状

通过向广东省科学院所属6个研究所的管理层、项目负责人及科研财务助理等发放并收回有效《经费预算全过程管控调查问卷》共81份。经整理分析，发现科研事业单位主要责任人、科研人员及财务人员对不同类别项目的经费预算的管控存在不足，迫切需要使用电子系统进行一体化、智能化管理。

目前，参与调查的省级科研院所经费管理状况主要表现在以下三大方面：

（1）科研人员同时拥有多个在研项目，项目种类及经费来源渠道多元化，对项目经费管理的压力很大。调查发现个人持有在研项目达到20个以上研究所有2家，20个以内的有3家，仅有1家在5个以内;科研项目种类有国家项目、省级财政资金项目、市科技项目、横向项目等等，且纵向项目执行年限为3年的居多。

（2）虽然科研课题主持人也是经费的负责人，但缺乏财务方面的知识，对财务支出明细和项目经费支出明细不能匹配对应，更不能精确管理。根据本课题调查统计分析，科技人员在分析项目各明细预算执行情况时，79%人员需要花费1小时以上，46%人员需要花费2小时以上，这大大浪费科技人员的宝贵时间。另外，对使用科研项目预算管理系统进行经费智能管理的提议，表示“支持”及“非常支持”的人占95%。

（3）落后的管理模式无法事前监控。科研事业单位还存在着大量的手工作业，传统的报账模式，处理流程长导致无法及时对经费使用进行事前控制及分析，事后监控不仅增加了财务管理工作的难度，同时也增加了项目按预算计划执行的难度;仅靠人工事前控制，虽然起到一定的作用，但低效率的管理模式不能持久。

二、科研经费使用与管理需突破的难题

现行财务软件项目核算的模式已经不能满足新形势下科研经费管理的要求，需要通过“互联网+”和大数据方式的智慧化管理，实现科研经费预算全过程的管控创新功能，譬如操作简单化、报销智能化、审批流程可视化、预算管控轻松化、预算执行图表分析有效化等，解决科研经费使用管控不到位的问题。具体如下：

（1）规范工作流程，简化报销、审批程序，减少项目管理工作中的随意性，提高经费使用效率，加强科研经费管理。

（2）提高管理模式，摆脱财务人员繁重的手工重复性的劳动，进一步加强财务管理的能力。

（3）实现科研经费预算控制，完成项目预算执行信息的实时更新、任务进度预警和预算执行预警、预算执行检查、分析统计等功能。

（4）信息资源共享，建立覆盖事业单位的信息互联互通应用系统，为管理部门、科研人员以及上级主管理部门提供有效、快捷的信息获取渠道。

三、科研经费实现智能化管理的步骤

（一）第一阶段——需求调研

通过到科研单位进行项目经费管理情况调研，对科研项目负责人及财务人员进行访谈，了解经费预算控制的现状、项目的管理需求、经费管理关注的重点及解决相关问题的意见或建议等，整理并汇总调查的资料。

（二）第二阶段——选择平台

了解市场各种平台的成熟度及应用情况，例如致远办公软件、I8小时等，结合单位的特色，筛选较为满意的几家软件的性能及价格方面的综合比较，最后选择符合要求的平台。

（三）第三阶段——功能设计

科研经费预算管理系统是基于课题全成本核算模式，所建立的课题预算录入、支出控制及执行查询的管理信息系统，辅助单位加强科研经费精细化管理和预算执行过程管理。主要功能设计如下：

1、项目分类

由于资金来源不同，费用分类可分两大类：第一类是财政性资金预算，由于不同来源性质的预算科目有所区别，因此需再细分;第二类是非财政性资金预算。

2、各类支出表单的设计及流程控制

根据资金来源渠道的划分设计各种报销单，如借款单、费用报销单、差旅费报销单、固定资产报销单等，并通过管理审批流程进行业务的控制。

3、项目财务决算报表查询

在相应权限内，用户可以在OA系统中快速查询相关项目的执行情况，并且可以导出各种报表，例如资金到账时间和次数、报账总金额、各明细支出以及支出进度等相关信息。

（四）第四阶段——系统开发、测试、培训

（五）第五阶段——上线应用、总结并推广

四、成果运用实践与分析

广东省生态环境技术研究所是广东省科学院下属单位，该所运用现代信息技术手段，优化流程，选取适合单位自身的致远协同OA平台，平台的运行在科研单位经费预算管控上有了便捷的管理，推动了科研事业健康持续发展。相比传统的管理模式，“互联网+”的结合做到科研经费预算费用的事前控制，事中简化审批流程，事后提供决算（策）依据，为科研人员排忧解难。同时提升了财务人员的工作效率，使财务人员从核算会计向管理会计迈进一大步。

经费预算管控取得的成果主要表现在以下几个方面：

（一）科研经费信息化管理

依据各种预算表与会计科目对接，结合财务制度的审批流程、跨部门协作业务流程等，报账人员在系统上填制报销单据，审核人员在系统上审核报销单据，实现科研经费从预算-申请-审批-报账-建档全部信息化管理（详见图1）。

（二）财务人员依据报销单据生成凭证进行入账

系统进一步与财务核算系统衔接，可以直接生成会计凭证，或者依据会计制度调整科目后生成凭证。

（三）科研经费预算全过程控制

系统对项目经费预算进行全过程控制，能全面、及时、准确地反映科研经费的执行情况，使经费支出合规、合法，有效地贯穿于日常预算控制中，以便更好符合各种审计工作的要求，避免支出的不合规而造成的审计调整。

报销人进行网上报销时，选择相应的资金来源，对应课题（项目），录入相关内容和数据，系统自动对照该项目的预算数进行比对，如果报销金额超出预算，系统会自动提示“超过可用余額”，从而不允许通过。

（四）轻松实现数据的分类、统计、分析，实现轻松管理

由于已经按照各种不同资金来源设计项目预算控制表，所以可以在OA平台上很快速直接查询各种项目的执行情况表并导出成Excel表格（见图2），生成即时的经过预算控制的项目决算报表，如图中可以看到：项目预算总额290万元，分两期到账，第一期160万元，第二期（第二年）130万元，报销金额182.26万元，剩余107.74万元，执行率62.85%。各项明细支出也可以清楚的反映，还能看出各明细支出的具体情况。

根据经费收支实时信息，相关人员可以随时知悉经费使用及结余的情况，从而有助于项目负责人有针对性地使用经费。财务人员则可以根据部门预算查询结果，对于执行进度过慢的预算明细项可提醒相关部门（人员）执行。

以上工作除可在电脑上操作外，手机APP上也可以查看各类统计图表，为管理人员和课题负责人提供实时预算支出与预算执行查询综合信息服务。

五、结束语

在信息化新时代下，事业单位的管理现代化关键在于管理手段的现代化，科技的进步，必然会引领时代的潮流，经费预算全过程智能化管控是未来会计发展的趋势，就像高层建筑设有楼梯和电梯，如何能快速到达楼顶需要运用一定的媒介一样。“互联网+”的应用结合，不仅提高了科研人员申报课题的积极性，同时也提高了单位的服务能力和管理水平;释放财务人员及科研人员的压力，让财务人员向财务管理发展，让科研人员专注研究项目，各展其长，达到双赢。由于智能化管理系统有其本身的属性，文中研究应用的范围仅限于科学事业单位，未涉及中央级科研事业单位及其他行业，应用有局限性。另外，选用致远协同OA经费预算控制方案，存在手机端兼容性等问题，有待进一步研究改进。

参考文献

[1]国务院.国务院关于改进加强中央财政科研项目和资金管理的若干意见[Z]. 2014-3-12.

[2]中共中央办公厅.关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见[Z]. 2016-7-20.