信息时代下行政单位的档案管理工作

夏春杰

摘 要：目前我国的社会正在逐渐朝着信息化的方向急剧发展，与此同时，行政单位相关工作也开始变得越来越程序化和正规化，所以行政单位中的档案管理工作对行政单位的发展和运行影响均极为深远，而在信息时代下构建档案管理工作更是显得极为重要。档案管理信息化，主要指的是在有关部门的领导与组织之下，更好的通过档案管理工作来将现代信息技术充分应用其中，档案管理的信息化利于我们实现档案资源共享。

关键词：信息时代 行政单位 档案管理工作

中图分类号：F27 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2018）06（c）-0143-02

1 信息时代下行政单位展开档案管理工作的意义

1.1 展开信息化的档案管理工作便于资源共享

在行政单位的工作中，通常会加大对相关信息的传输和交互等需求力度，而信息化的档案管理则能够快速冲出使用者间的壁垒，进而迅速的开发并保存信息，实现资源共享。

1.2 信息化的档案管理是行政单位档案管理的最佳转折点

信息化的档案管理实际上也就预示着档案管理模式从之前的侧重于档案实体转向侧重于档案信息。以前的档案管理大多数都是通过纸张的形式呈现出来的，具有效率低、保存时间受限、整体起来比较繁杂等缺点，这与目前社会的信息化发展速度极为不符。档案管理的信息化除了能够高效的清除传统档案中的不足之处以外，同时它也可以在节省资源、提升工作速度和解放人力等方面均充分发挥了自身的作用。在信息化迅速发展的前提下，致力于做好档案信息化管理的相关工作对提高行政单位整体的影响力上一直扮演着极为重要的角色。

2 信息时代下档案管理面临的机遇与挑战

2.1 信息时代下档案管理面临的机遇

首先，在信息时代的影响下，档案管理跟信息技术全面结合在一起，使得获取和管理以及共享档案资源等均变得极为方便，大大提升了行政单位的工作效率和质量。其次，信息技术在档案的传播跟保存中一直发挥着极为重要的作用。档案管理的信息化消除了传统纸张保存时间有限等的缺点，真正意义上将档案管理的重心变成了以档案信息为主。在信息时代下档案管理根据备份跟云存储等形式，不但可以从一定程度上提升信息存储量而且还能够将这些信息永久性的保存下来。第三，随着信息技术的发展与更新，它可以从一定程度上提升档案管理的准确性，灵活的通过电子查询的方式将档案管理全面运用起来。

2.2 信息时代为档案管理的信息化带来了一定的挑战

科技发展就好像是一把双刃剑，有利的同时也会有相应的弊端，在其为档案的管理工作实现极大便利的同时，也相应的带来了一些问题和挑战。首先，档案管理信息化并不是一项简单的工程，它是一项极为繁琐和传统的工作，在将单位自身的创建规模与权限和设备人员配备齐全的同时，还需要全面跟当地的特色相结合起来进行统筹规划。可是，我国当前的档案管理系统并不是那么紧密，相对分散；其次，在设备和人员以及资金上的支持力明显不足，特别是中西部与基层区域仍然缺乏全面的投入力度。现阶段，我国很多的档案管理工作人员在工作中依然以传统的纸质管理为主要模式，对信息化档案管理所需要的技术还没有足够娴熟的掌握技术，缺乏专业性，对市场需求有时不能第一时间得到满足。第三，具有巨大的信息安全风险，电脑一旦被黑客或者是病毒入侵，极有可能就会发生数据丢失以及被盗用等现象，更严重的还会私自篡改与伪造信息，严重危害到电脑中信息的安全，对此我们一定要尽可能的选择足够安全的技术，可是从现在来看，我国目前的技术还有待提升和进步的空间。

3 信息时代下行政单位的档案管理工作措施

3.1 增强信息化的管理意识

要想强化行政单位档案管理的信息化建设工作，首先我们要做的就是在思想上加强员工与领导关于档案的重要性，提升起来对档案信息化管理工作的重视力度。就制度上而言，与之有关的部门要定期为管理人员定制培训，逐渐提升档案管理整体团队的专业知识与素养，借助激励机制来激发和调动起管理人员对工作的积极性与热情，进而提升行政单位档案管理工作的效率。

3.2 增强对硬件和软件的投入度

要想建设信息化的档案管理工作，首先就需要有一定的硬件设备，像扫描仪和多媒体设备以及计算机等，此外，与之有关的部门还要给出一定的资金来进行支持，只有这样才能确保这些工作开展的更加的顺利。先进的仪器设备能够使档案信息系统的运行速度跟档案信息内部的存储量得到一定程度的提升，确保档案管理的信息化工作能够得以顺利进行。使档案信息的准确性跟安全性得到保障是档案管理工作的重中之重，在档案信息不断走向电子化的现代社会，我们一定要确保信息管理系统跟相关的保护系统得到及时更新，而这也就意味着有关单位一定要重视起来资金跟技术的投入力度，进而使行政单位的档案管理工作朝着更加稳定和有效的方向发展起来，为行政单位的决策层提供更加准确、及时的文字依据。

3.3 定制科学合理的档案管理体制

就行政单位来说，他们应该跟自身的实际情况相紧密结合在一起，并在此前提下定制更加清晰和详细、合理的档案管理体制，把档案管理的信息化建设恰当的融入到员工职称的评定和考核中去。就那些可以通过网络进行查询的档案资料来讲，我们有必要展开保密定级，具体可围绕查询人员实际的工作职能与职位来敲定其权限，确保机密文件不会得到泄露，进而提升在网上进行档案信息查询的准确性跟安全性。

3.4 展开信息化和现代化建设，提升档案的利用率

为达到行政单位制度改革提出的要求，我们一定要将档案管理提升的更加的现代化。要想尽可能的全面将档案的功效发挥出来，在展开档案管理工作时，我们就一定要引用现代化的科学技术，只有这样才会将工作效率加以提升并使档案的寿命得到延长。首先，各级行政单位中的档案管理部门要把信息管理的准确性给提升到一定程度，做到及时传送信息；其次，我们可以借助计算机来展开协助管理，通过计算机等这些现代设备与技术把整理完毕的档案资料第一时间输送到计算机里，做到数据与纸质并存；第三，在创新档案管理时我们要尽可能的通过网络技术来将那些不在保密范围内的资料向社会予以共享，对社会创造质量和效率都极高的档案信息服务，进而达到共享档案信息资源的目的。这样一来，不但将档案工作的效率跟质量提升到了一个全新的层次，且档案的利用率也会得到极大的提升。

总而言之，档案在“信息家族”中一直扮演着极为重要的角色，自始至终它都具备信息计入的真实性跟原始性。而从目前来看，在档案管理的工作中依然存在着很多的不足之处，档案管理工作对社会服务功能等的发挥也因此而受到了一定程度的约束。身为行政单位，应该尽早意识到这一点，并弄清行政单位中档案管理工作所占据的地位。同时还要掌握好档案管理中出现的各种问题，并选择相应的方式加快档案工作的开展，这不但充分体现出了档案工作职能，同时也是时代的发展促使档案管理实现现代化的必然要求。所以，行政单位要加快创新档案管理工作的步伐，确保能够更好的在信息时代下开展档案管理工作。

参考文献

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