土地储备档案信息化建设与管理

李春霖

摘 要：土地储备项目过程会产生一系列的档案资料，是土地储备过程的真实记录。传统的半手工式档案管理模式不但时效性低，而且滞后拖沓，已不能满足当下的实际办公需求。在信息化的背景下，档案管理工作更应该与时俱进，朝着数字化、可共享、可更新的方向发展。本文在对上海市土地储备原始纸质档案数字化处理的基础上，将项目、档案与储备地块图形三者进行了关联，形成了一套档案管理系统，最终服务于上海市土地储备中心土地储备项目动态管理和监测系统的建设。

关键词：土地储备 档案管理 数据库建设

中图分类号：P208 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2018）06（c）-0125-04

土地储备档案是土地储备管理部门在土地储备过程中形成的一系列文字、图表、图形等资料，是记录土地储备全过程的实际载体，涵盖了包括项目立项、规划土地手续、场地污染调查、合同管理等在内的土地储备全流程的资料。档案管理工作是土地储备日常管理的一个重要组成部分，在土地储备工作中起着默默无闻的后台保障作用。

电子档案具有管理资源信息化、使用方便快捷和易于保存等特点。在长期实践中，数据库以其独特的优点已经证明它是信息资源组织、管理、共享的最佳方法，在数据冗余度、管理效率、数据完整性控制等方面都有良好的表现。在全面推进信息化进程的时代背景下，上海市的土地储备工作需要对所有历史文档进行梳理，并对未来将要形成的文档形成统一的操作口径和工作流程以进行标准化管理，使得档案可以及时发布、共享和动态更新，最终服务于上海市土地储备项目动态管理和监测系统。

1 土地储备档案整理

目前上海市土地储备中心共有从1998年—2016年的历史档案400余盒，约2000卷，100000余页文字资料，涉及到土地储备一部、土地储备二部、资金管理部、滩涂管理部等多个部门、众多项目的档案。对档案进行数字化管理的第一部便是要将所有的档案进行梳理，并对其关键信息进行数字化处理。

1.1 档案扫描

例用数字扫描仪对历史纸质档案进行扫描，为防止档案扫描混乱，扫描以档案盒为单位，总体分为如下五个步骤：

（1）拆分档案。将档案从档案盒取出，拆分。并按照纸张的大小分类以便后续扫描整理工作的开展。

（2）档案扫描。扫描以档案卷为单位。将A4、A3及其他图幅纸张分别扫描，将扫描结果输出到以档案盒号、档案卷号为名的文件夹中。

（3）人工整理。将每一卷扫描出来的图片按照页码顺序排序，并按照档案盒、档案卷分别放在不同的文件夹中。对照目录，将扫描得到的图片合并为若干个PDF文档。

（4）记录信息。将每卷档案中的目录页信息记录在Excel表格中，包括档案盒号，档案卷号，档案卷中文名称，顺序号，文号，责任人，题名，日期，起始页码，结束页码。

（5）检查。结合纸质档案，对扫描结果、合并结果等进行检查，确保没有漏扫、错排等问题。最后将没有问题的档案重新装订。

1.2 档案分类

根据土地储备中心项目实施情况，项目可以分为大型居住社区、旧区改造、滩涂造地和上级交办任务四类，每一类按照项目进行状态又可分为五个阶段，分别是前期准备、项目实施、期间管理、项目决算和交付供地。

档案分类阶段，需要将档案与土地储备项目通过项目编号对应起来，完成档案列表与项目列表两张表格，便于后续项目信息入库。最后按照文件所处的项目阶段进行分类。这一过程分为如下六个步骤：

（1）完善档案扫描的Excel表格，填写档案所属项目，所属行政区，档案所属阶段，储备类型和PDF文档名称。

（2）排序。按照项目名称对所有档案进行排序，确保相同档案名称的文件排列在一起。

（3）合并项目。按照上一步的排序结果，对档案重新进行项目的划分，相同项目的文档，确保项目名称一致。每一次项目合并，要保留原项目名称与新项目名称，以便出错后回溯。

（4）项目编号。对合并后的项目进行编号，项目编号格式为AA_BBBB_CC，其中AA代表行政区，為行政区拼音缩写，如普陀为PT，BBBB代表年份，为项目起始年份，即档案出现时间最早的年份；CC代表序号，同一年份中的不同项目分别编号01，02，……等。

（5）归档。编写程序，将所有PDF文档拷贝至以项目名称→项目阶段命名的多级目录中。

（6）检查结果。

1.3 档案落地

档案落地，即根据档案文件中的界址点坐标，或前期勘测坐标整理落地，并与土地储备项目相关联。分为以下四个步骤。

（1）坐标提取。将项目文件中的界址点坐标或前期勘测坐标的信息导出，写入Excel文件。界址点是土地或房产界址线或边线的空间或属性的转折点，界址点坐标文件由一系列点号及对应的XY坐标构成，利用程序可以将点位输出，构成图形文件。

（2）根据坐标文件，编写程序，利用上一步的Excel文件生成具有坐标的GIS格式，如shp或者mdb格式。

（3）在数据库中创建图形数据库，包括图形信息与属性信息，并设立如下字段，见表1。

（4）对土地储备项目落地范围进行检查，包括坐标信息和项目信息的准确性。

2 数据库设计

数据库是土地储备管理信息系统重要的核心组成部分。在数据库设计时要充分考虑到系统所涉及数据的普遍性和多样性。档案管理部分，通过项目编号，将土地储备项目、文档以及图形关联起来。土地储备档案系统可分空间数据库和非空间数据库，空间数据包括地形图、影像图、控详规划、行政区划、储备地块等储备项目相关的基础及专题要素，包括图形和属性数据。非空间数据包括各种档案、合同、图片、报表等项目相关文档。本系统的数据库利用Oracle数据库对空间与非空间数据进行统一管理，利用项目编号将空间数据与非空间数据相关联；同时采用关系数据库SQLServer和ArcSDE相结合的技术统一管理空间数据和属性数据，实现土地储备动态管理信息系统数据的存储、索引、管理、查询、处理，为前端GIS应用功能的开发提供强有力的支持。

2.1 项目数据库

项目数据库记录了土地储备项目的項目编号、项目名称、项目阶段、项目类型等信息，是一个项目实施的基本信息，字段设置如表2所示。

2.2 档案数据库

档案数据库记录了各项目档案的介质存储、关键字、项目阶段等信息，是项目档案管理得以实施的基础，字段设置如表3所示。其中，档案盒号、档案卷号、档案卷中文名称和顺序号可以准确定位原始文档的存储位置，项目阶段、项目大类、项目小类来确定文档所处的项目阶段。

2.3 图形数据库

图形数据库包括了档案落地阶段的储备地块数据，记录了储备项目的位置、面积信息，是项目在地图上的落地，最直观的展示。同时也可以包含行政区划、控详规划等非项目图形数据，以对储备地块进行叠加分析。

2.4 数据入库

本文中，在C#+ArcSDE环境下， 将档案整理过程中的项目列表、档案列表及落地图形统一起来。通过程序，将项目列表和档案列表的Excel写入数据库，方便后续的浏览、筛选、查询、下载等功能。

（1）转换格式。编写程序，将扫描转换而成的PDF文档格式，转换为便于网页浏览的swf文档格式，并采用全球唯一识别码（GUID）进行命名。swf文档同步拷贝到指定路径。

（2）读取Excel。编写程序读取档案列表与项目列表的表格信息。

（3）写入信息。将项目列表和档案列表的信息写入数据库。

（4）检查。检查数据的完备性和准确性。

3 结语

土地储备档案管理系统是实现档案信息资源采集、管理、开发与利用等功能的枢纽系统。基于对土地储备历史档案的梳理，我们提出了集档案、项目、图形于一体的土地储备档案管理系统技术方案，实现了从原始纸质档案到数据库档案存储的全流程解决方案，并已将数据成果应用于上海市土地储备项目动态管理和监测系统中，极大程度地方便了项目信息的共享与项目的推进。

参考文献

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