刍议事业单位档案管理的问题与对策

文/方梦夷

刍议事业单位档案管理的问题与对策

文/方梦夷

江苏省有色金属华东地质勘查局八O九队

我们知道，档案管理的最终目的是为了给社会大众提供相关的、有利用价值的档案资料，从实质上说是为社会提供实践服务。因此，档案管理活动中所产生的任何一个环节，如档案信息的搜集、整理、保存等，都是在为后续的利用工作奠定基础。事业单位只有将各项相关的档案工作做好，才能最大限度的发挥其应有的功能，才能有序开展工作、提高工作效率。

事业单位；档案工作；问题；对策

1 引言

作为地质勘查单位，我们的科技档案管理工作非常重要。现阶段，对于事业单位内部的档案管理工作来说，其管理的最终目的是为了给企业的内部部门或相关的其他盟企、政府机关等机构提供档案信息的利用，并通过对其档案资料进行有效的管理，为企业获得一定的经济效益和社会形象，以便更好的促进企业发展和进步。当前，我国事业单位在档案管理过程中存在着不少的管理问题，这些问题在不同程度上对事业单位的运作和发展进行着制约，甚至影响着事业单位的经济以及社会服务功能的发挥。

2 事业单位档案管理的问题表现

2.1档案管理制度不健全

目前，由于事业单位的档案管理无法为事业单位带来明显的利益，而档案管理工作的开展，有特别的繁琐，耗时耗力，事业单位不愿意加大投资力度在这样的工作上，导致许多的事业单位没有完善的规章制度，或者执行力度不够，任由档案管理工作的员工自由散漫，随意发挥，无法跟上事业单位前进的脚步。

2.2档案业务基础建设不到位

表现在：①工作制度不够健全，档案管理措施不得力，大部分单位没有室藏档案应急处置方案和计算机档案信息网络应急处置方案；②收集归档率不高，部分单位档案室对归档文件材料收集不齐全，诸如党委党组会议记录、办公会议记录、民主生活会记录和年度统计报表及人员编制名册由个人保管，不能及时送交档案室进行归档；③档案整理不规范、编目不科学，部分单位不能严格按照档案行政管理部分审批的分类方案进行分类，不按要求系统地整理档案，并建立齐全完整的案卷级和文件级目录。④保管工作滞后，大部分档案档案室保管条件差，也没有建立全宗卷，有些单位档案室虽已建立全宗卷，但全宗卷主要内容不齐全；⑤鉴定统计工作不扎实，大部分单位没有成立鉴定领导小组，对到期档案的进行鉴定和销毁。也没有建立档案工作基本情况统计台帐，统计内容不准确、不全面。

2.3档案开发利用弱、利用不足

表现在：①档案编研工作缺乏人才，档案检索工具编制不全，编研材料单薄，提供利用效果不明显；②大部分单位不能利用档案资料举办展览或陈列室，充分体现档案元素，发挥档案宣传和教育群众的作用；③查档服务质量不高，大部分单位文档人员仅限于查档案，而没有对档案利用效果进行回访并认真登记，对利用效果进行整理，编写典型效益事例，失去了档案在利用过程中产生的社会和经济价值。

2.4档案管理缺少高科技的管理模式

许多事业单位还没有引进高科设备来规范管理档案的意识，计算机技术还无法广泛应用到档案管理的过程中。许多事业单位对于档案管理的工作，还是偏重与手工操作和纸质档案的整理，使得科学化管理档案沦为一句口号，一纸空文，得不到落实。

3 事业单位档案管理的对策

3.1转变领导思想，强化档案意识

从领导开始，对待档案管理工作要一视同仁，既然设立了部门或者岗位，就应该发挥它的作用。领导要认真学习档案管理的专业知识，明确档案工作的重要性，它真实地记录了工作的内容、方法、途径和效果，同时也是日后查证、研究和处理问题的原始证据。档案管理工作虽非一朝一夕的事情，但它与各项管理工作密切相连，不容忽视。鼓励全体人员都参与到档案管理工作中来，让每个人都有档案管理意识，从而形成良好的档案管理工作环境。

3.2增强档案人员综合素质，提高档案管理者素质和档案的整体质量

知识经济时代，档案人员的素质状况决定了档案工作水平的高低。构建一支稳定的档案人员队伍，不断提高专业水平与管理能力，已成为当前事业单位档案管理工作的必经之路。由于档案管理工作的专业性、实践性较强，如果缺乏丰富的工作经验，开展档案管理工作将存在一些困难，难以满足档案收集与管理的需求。因此，既要确保事业单位档案管理队伍的稳定性，还要加强培训，帮助档案管理人员优化知识结构、增强综合素质。一方面，完善职业道德建设，帮助档案管理人员树立正确的职业道德观念；另一方面，不断完善专业水平，掌握现代化信息技术，增强文字驾驭能力、综合分析能力等，培养更多复合型档案管理人才，满足现代化档案管理工作需求。由于档案管理的专业性，各单位对于档案管理者的整体素质不容忽视。为了对档案工作负责，尽量选择对口专业的专职人员从事这项工作。若是条件不允许，一定要对现有的档案管理者进行定期、不定期的培训，使他们向专业人员靠拢。

3.3合理有效的利用现有的档案库

合理有效的利用现有的档案库中的资源，为自己的工作开展提供信息，是档案管理工作开展的最大意义，也是事业单位领导重点关注的原因。只有当科学化的档案管理能大幅度提高事业单位的工作效率，才会引起越来越人的重视，才会让档案管理人员有更高的荣誉感，才会让领导愿意投入更大力度来发展档案管理的工作，才是一条可持续发展的道路。

4 结语

作为地质勘查单位，我们的科技档案管理工作非常重要。科技档案具有专一性、种类和类型的多样性、成套性、现实性的特点，因此才体现出这些重要的功能。首先科技档案具有现实性，在实际应用方面有很大的指导作用，在加上它的专业性特点，在应用方面比较具有权威性。且科技档案的形成往往都是围绕一个独立的科研项目的进行而形成的一系列相关的科技文件整体，因此具有系统性和整体性。再者科技档案种类繁多，分门别类对于读者的查阅，考证都有重要意义。总之，进一步搞好档案管理工作，将直接影响事业单位自身的利益与社会效益，更会影响事业单位的重大决策。

[1]郜尚义.议新形势下事业单位档案管理的改革[J]，西部资源，2015（4）：165-166.

[2]刘雪梅.基于新形势下事业单位档案管理的优化方法[J]，才智，2015（24）：360.