试论提高保险业档案管理水平

宋芳 黑龙江省密山市裴德镇农大新区保险公司

引言：一个企业的档案是否健全，保存是否完好是企业发展的基础，每一个档案都是企业中有价值的历史记录。保险行业涉及的业务种类众多，档案是进行合理归纳总结进而推动企业发展的有力支撑。因此加强保险行业的档案管理与应用, 不仅是保险业务的工作基础，也是企业发展的战略性需要，是每个保险行业所必须着眼的重要组成部分。保险公司档案管理工作比较复杂，问题较多，因此更应结合实际进行解决。

1 当前保险业档案管理存在的问题

保险档案管理工作目前虽然取得了一定的成绩，但是还是有很多的问题，主要的问题一共有四个。首先是思想认识不足。我国处于发展的进步期，对很多事务都认识不足。保险档案管理对保险行业来说也是一个崭新的工作，很多保险公司没有重视到保险档案的重要性，很多的工作重点都放在扩大基本保险普及率上，忽视保险档案管理的重要性。第二是专职人员素质不强。员工是企业的第一前进动力，但是当前保险业档案管理工作很多都是由人员兼职，他们对档案管理不熟悉，工作认真度不够，很容易将档案损毁、涂改甚至丢失。这些不够专业的人员严重阻碍了保险档案管理工作的规范化。三是管理制度不规范。很多企业对于保险档案没有统一的管理规定，这样很多人没有具体的操作制度来进行制约，这样很容易造成企业内部的档案混乱，严重影响着保险档案的质量。最后是保管环境不理想，像纸质的档案一般需要特殊的环境进行保管，但是由于保险公司经费不够，场地限制等原因，保险档案的保管环境一直不是很健全，没有固定的场所来存放档案，很多档案因为受潮、腐蚀等原因都受到了不同程度的损毁。

2 如何提高保险业档案管理水平

2.1 提升企业内部管理，树立档案管理意识

要想从根本提升保险业档案管理水平首先要进行的就是进行档案管理意识的树立。除了档案管理人员，保险行业的管理者也应该对档案管理的重要性进行提升。因此需要加强保险档案工作的宜传力度，根据企业内部的网站，会议，宣传读物等形式来进行多种宣传渠道的宣传，同时要提高公司员工的档案意识，对每个领导的档案管理的重视程度进行多角度增强。认真贯彻党和国家及 上级主管部门关于档案工作的法律法规及有关政策。制定档案的工作计划，进行工作总结，指导，监督，检查。根据不同的保险行业中的不同公司对于档案管理的要求不同而进行灵活的调整，很多一线员工因为不重视客户的档案而很容易错失良机，失去了生意机会。同时也要求每一位员工对自己的档案负责，这样才能让整个行业树立档案管理的意识。

2.2 对保险档案管理进行信息化建设

当前很多公司对于保险档案管理都是进行纸质，这些档案很容易因为管理不善而损毁，严重影响公司的发展与管理，并且这些档案十分占用空间，由于现在很多企业空间都十分的有限，因此要对保险档案管理进行信息化建设。进行信息化、网络化建设可以通过信息技术将有用的档案进行输入与管理，这样既能保证各种保险数据统计及时有效，想要使用调用都非常方便也能进行科学的核对工作，还能节省空间，杜绝档案毁坏的现象产生。还能做好档案管理的硬件存储，同时定期和不定期的对一些档案进行审核，找出行业的规律，确保企业的长远发展。通过科学化、信息化、规范化的档案管理，不断完善公司内部数据库的信息内容，未来的企业发展提供更加优质的服务。

2.3 加强保险档案管理人才建设

二十一世纪最重要的就是人才的合理利用，保险行业如果想提高保险业档案管理水平就必须要进行专业档案管理人才的培训和招聘。一般来说档案管理业务的工作量非常大，涉及到很多的部门，而其中保险业务的涉及档案量最大，涉及到的客户数据最多，这时候就需要在进行档案管理工作是需要有业务经验的人员来进行操作，增加工作效率。同时也要对保险档案的管理要进行统一标准的设定，让档案管理人员进行专业的档案管理学习，只有不断的提高自身的档案管理素养和专业技能，才能对公司的档案管理了如指掌。让工作人员熟悉保险档案的管理，对于规模构成、业务联系都需要非常了解，这样才能帮助建立完善的保险档案，通过专业的档案管理人员的管理可以使保险档案管理有章可循，有据可查，让档案管理更加科学和规范。

3 结束语

综上所述，随着我国保险行业的不断发展，保险业务范围的不断扩大，保险的业务量屡创新高，每一个人都重视保险的作用。在保险行业当中档案管理问题依旧是保险行业发展的掣肘。本文通过简要指出当前保险业档案管理存在的问题来针对存在的问题来进行提高保险业档案管理水平来帮助保险行业稳步发展。依据改革创新的需要，我国的保险行业必须要建立健全保险业务档案的管理，对管理技术进行加强，提高档案意识，进行制度化管理，促进保险行业的发展。