高校档案数字化安全管理策略

张鸿艳 哈尔滨学院

高校档案数字化安全管理指的是：高校档案管理人员结合校园网、通信设备等各种信息化设施，提高高校档案管理自动化水平。为需要档案人员提供各种高质量档案管理服务，建立完善的档案信息数据库，保证高校安保工作的顺利开展。

1.高校档案数字化安全管理的意义

档案是学生在校期间各种活动的详细记录，具有较高的研究价值与保存意义，是学校分析学生信息的主要途径。原始档案具有较强的说服力，能为广大高校与各个企业提供高质量服务。但当前高校档案馆在存储、管理、利用过程中出现了一定数量的问题，如档案信息不全、档案材料丢失、人为修改档案信息等。随着时代的快速发展，传统档案管理模式已与时代发展不相适应，不能满足高校师生的档案信息需求，各大高校要及时采取有效措施，解决当前数字化档案信息管理中出现的各种问题。我国已经步入信息化时代，高校档案管理逐步实现了数字化发展，引进了信息技术与网络技术，高校档案管理信息化建设还是处于初级阶段，这种新型档案管理模式还有待进一步完善与加强，放眼未来，笔者认为高校数字化档案管理工作必然会取代纸质档案管理，在新的历史时期展现强大的生命力。

科学技术在为人们带来极大便利的同时，也为犯罪分子提供了诸多方法，各个高校在数字化档案管理工作中，要进一步意识到安全管理工作的重要性，在安全防卫、预防犯罪、打击非法入侵等方面不断加大投入力度。

当前，高校中的大学生不断增多，高校涌现出各种各样的服务中心。随着西方不良风气进入我国，对大学生的思想观念造成了严重的冲击，有的大学生经不住物质诱惑而偏离了人生目标，高校大学生犯罪现象不断上升，严重威胁着高校档案安全。

高校要想创建一个安全的、便利的、稳定的学习生活环境，则需加强安全保卫工作，不但要保证高校安全工作的顺利开展，而且还要为广大师生提供高质量的服务。所以，建立高校档案数字化安全管理防护体系有着不可替代的作用，可以有效提高高校安全保卫工作水平。

2.高校档案数字化安全管理中的存在的不足

2.1 高校数字化档案信息安全管理各自为政

当前，高校档案管理工作中不断涌现各种新型管理软件，如网络版与单机版，各个高校在档案管理工作中各自为政，相互间不进行交流沟通，基于网络平台的协调沟通机制还未形成，既不利于网络发挥应有的作用，而且还浪费了高校资源，主要由于高校顶层设计与时代发展不相适应，还不具备统一的执行标准。

2.2 不具备档案信息安全管理制度

以国家关于档案管理工作的指导文件为标准，当前，大多高校在档案管理工作中还没有实现信息化。主要是：第一，不具备统一的信息发布平台，只能依靠自身能力保障信息安全；第二，不能明确规定局域网、政务网、公众网的信息发布范围，不能有效协调各个部门的利益；第三，档案馆将档案数字化管理委托给相关部门时，没有注意档案信息的保密工作，没有在协议中注明双方应该承担的责任与义务，无法对档案加工行为进行有效监督，由于上述各种原因的存在，不利于档案信息安全建设的顺利进行，主要是由于不具备完善的安全管理制度。

2.3 安全监管工作有待加强

笔者调查发现，我国大多高校在管理人员进入档案管理系统时不设置身份识别、数字签名等规则，导致文件安全管理存在着极大的风险。在收集信息与硬件建设过程中，有关部门不能做好交流、沟通工作，没有结合档案管理的现实情况，制订完善的管理制度，由于不能有效监督档案管理工作，导致档案管理风险不断加大。

3.提高高校数字化档案信息安全管理水平的主要策略

3.1 引进信息安全先进技术

3.1.1 购置先进设备

设备层的安全管理主要涉及软件与硬件的管理，其在保障档案信息安全中具有基础性作用。保证硬件安全可以防止软件在使用过程中出现安全问题，才能将各种不良程序阻止在外，在引入各种黑客预防软件、软件恢复技术、安全操作系统以后，可以提高软件系统安全管理水平。利用先进的防病毒措施，也能起到阻止各种病毒入侵的作用，因此，要求管理人员必须及时做好杀毒软件的升级工作，档案管理人员还需具备一定的病毒识别能力，才能在预防病毒过程中处于主动地位，提高自己的防范意识。

3.1.2 创建安全网络

网络安全管理主要涉及网络协议以及由此产生的各种安全问题，主要内容有网络安全预警、内部流量分析、应对网络入侵、保护网络结构数据、内部加密技术等。其管理中的核心部分是不同子网的出口安全，引入嵌入式操作系统可有效保障信息安全。

3.1.3 应用加密技术

将拥有的数据信息及时加密，做到有效保障信息安全，设置必要的密码、指纹、声音等各种身份识别环节，防止不具有访问权限的人员进入。各种数字化设备、存储介质的保存均需引入保密技术，数字化设备的维修只在内部进行，及时监督各种系统的操作行为并作好记录工作。定期维护系统运行，保证数据安全。

3.2 建立信息安全管理机制

建立完善的安全管理制度，在保障信息安全过程中具有关键性作用。为了保证数字化档案信息安全，要求高校档案馆必须建立完善的安全管理制度，实行安全管理责任制与应急工作预案，一旦发生突发情况，有关部门要紧急启动，根据当地情况采取有效措施将损失降到最低。要严格管理涉密档案材料，尤其是数字化档案信息的安全工作，严格审核保密级别高的档案，根据上级规定及时变更，明确档案的应用范围与应用人员，必须在严格保密的情况下交由档案管理负责人处理；要严格管理特殊档案材料，对具有一定利用价值的纸质档案要定期做好维护工作。数字化档案管理要严格实行责任制，将管理责任落实到人，要将数字化档案管理作为管理工作的重中之重，由档案管理负责人全面负责数字化档案的管理，明确不同人员的管理职责，定期排查档案管理中存在的问题，制订完善的数字化档案管理流程，使用数字化档案必须要经过有关责任人的同意，在管理人员监督下使用，数字化档案管理工作中，出现失误行为的责任人要给予通报批评，保证责任制贯彻落实。

同时高校档案馆还需做好数字化档案存储地点与存储设备的安全管理，档案加工必须拥有相对隔离的措施，工作场所内要安装监控，对进出人员要严格审核其身份，没有进入权利的人员不得入内。工作人员在工作过程中不得吸烟、喝水、吃饭等，不得带入录像与录音设备，以防不法人员利用拍照将档案信息带出。档案数字化管理的设备必须与其他电子设备断开，不得在相关设备上安装无线设备，设备的输入输出接口要密封。再有，如果数字化档案的加工需要委托其他部门进行，则要指派专业人员负责保密工作，保证加工过程中不得出现信息外泄现象。被委托单位要与委托部门签订保密合同，保证档案信息安全。

3.3 培养数字化安全管理专业人才

高校档案管理需认识到培养高素质，数字化档案管理人才的必要性，为现有工作人员创造学习与进修的机会，新招聘工作人员必须经过岗前培训、取得资格证书才能上岗。高校档案馆要建立人才培养计划，拥有高素质、高能力的档案管理人才才能保证档案信息安全，因此建立一支能力突出、职业道德水平高、拥有丰富专业知识的档案管理人才团队具有重要作用。

3.4 建立完善的法律法规

建立完善的数字化档案管理法律法规，使档案管理工作有法可依。档案管理人员必须严格要求自己，及时引进先进的安全防护设施，在档案管理工作中规范操作，加强学习，不断提高自己的专业水平，创建安全的网络环境。执法部门要进一步加大惩处力度，一旦发现恶意入侵他人电脑、偷盗档案信息的机构或个人，均需及时上报有关部门严肃处理，必要时追究其刑事责任。做好数字化档案管理的宣传工作，利用校园网及时公开学校的档案安全管理制度，学校档案管理网站要及时公布国家关于档案安全的法律法规，使广大师生认识到档案安全管理工作的重要性，并主动参与到档案安全管理工作中。

4.结论

总之，高校数字化档案安全管理工作是一项系统性工程，要同时在技术层面、法律层面、制度层面、人员层面做好积极防范工作。我国已经进入信息化社会，科学技术的发展势不可挡，许多因素均会影响数字化档案信息安全，高校档案安全工作任重而道远，各个高校档案馆要加强合作，实现数字化档案信息安全管理的规范化发展，使档案信息更好地为高校服务。

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