基于精细化管理模式的企业档案管理

史林林

摘 要：精细化的档案管理模式就是要将档案管理工作中的各个环境进行分解细化，为了让档案服务功能最大化的体现出来，现代企业有必要就当下档案管理中的问题进行分析，通过将精细化管理模式融入到档案工作中，进而在优化传统问题的基础上归纳总结出最佳的工作方法。

关键词：精细化；企业档案；问题；建议

档案是保证企业进行合规经营和科学管理的基础，尤其是对于生物科技公司来讲，与科研生产有关的科技档案是企业的核心技术，不仅涉及到企业的安全，还与企业发展的成败有着密切的关系。科技档案是生物制品企业在产品研发、生产工艺等全过程中形成的技术性文件材料，具有很高的保存价值，对这种代表企业科研生产能力的档案管理展开探讨对企业的发展具有重要的现实意义。

1 目前企业档案管理中存在的问题

1.1 档案结构和分类不合理

随着企业发展进程的不断深入，人们逐渐提高了对档案管理工作的重视，纷纷开展了档案编研活动，但在编研过程中却出现了分类和结构重组不合理的问题，比如收集的档案资料门类少、质量差等，进而影响档案的整体结构，这些都成为了阻碍企业开展档案编研和整理工作的最大阻碍。加之部分企业在资金条件的限制下，让档案信息的收集工作难以得到足够的人力以及物力的支持，降低了企业档案编研成果的利用价值，也影响了档案管理的可持续发展。

1.2 档案信息利用效率不高

在社会和时代发展速度不断加快的当下，企业档案管理也要紧跟时代发展的步伐才能更好的满足外界在使用档案信息方面不一样的需求。但是当前现状是大部分企业的档案管理人员都还处于落后的管理理念和业务水平状态，主要体现在难以游刃有余的处理档案信息的机密性和开放性的关系，这极大的限制了档案信息的服务功能发挥，加之档案查阅环境和管理配套设施不完善的问题，导致企业档案信息利用率不高。

1.3 档案管理制度不完善

现代企业档案管理工作的强度随着档案管理复杂化程度的加深也逐渐增大，对于这种情况，拥有完整合理的档案管理制度就显得非常重要。实现档案管理的规范化、制度化是顺利开展企业档案管理工作的基础，从各类档案的收集、鉴定、分类、统计、保管到服务利用，全程都需要合理的管理制度为其提供保障。但实际上，大部分企业缺乏完整系统的管理制度，或者制定了制度却没有执行到位，只是形式化的存在。

1.4 档案管理缺乏合理的考核机制

科学合理的档案管理工作考核机制不仅有利于提升工作水平、保证工作质量，还能促进档案管理人员提升综合素质。考核机制的合理性主要在于评价指标的合理性和统一性，当前大部分企业针对档案管理工作确立的评价指标不够统一，无法客观、公正的反映出员工的工作业绩，档案工作的完成情况以及员工在工作中表现出的开发创新能力。

2 精细化管理模式在企业档案管理中的实践与应用

2.1 完善管理制度建设，夯实精细化管理基础

对现代企业而言，开展档案工作精细化管理的关键以及制定档案管理行为准则和依据都是企业档案管理的规章制度，所以在顺应档案管理工作形势发展，积极开展档案工作精细化管理的过程中，有必要致力于加强档案管理制度建设，确保现代企业的档案管理工作照着规范化、制度化的方向发展。完善管理制度建设，夯实精细化管理基础需要有关人员从源头抓起，以提高制度刚性开展建设工作，用刚性的制度规范人的行为，同时强化责任的落实，进而形成良好的执行文

化[1]。以提升各项规章制度的实效性、系统性和操作性对现有的进行修订，同时细化各项管理规范和工作标准，将各项工作量化，职能目标化、考核标准化、评比公开化，以制度建设规范管理，有力地促进精细化管理工作全面开展。在建立与完善企业档案管理制度中，做到以清查现有制度为切入点，着力做好制度的“废、改、立”，重新完善与制定企业档案的各项管理制度与办法，形成较为完整的档案管理制度体系，理顺业务管理方面的制度流程，使档案工作的各项管理制度不断适应本企业的新形势、新要求。

2.2 精心设计岗位和流程，保护档案精细化管理的核心

由于档案管理业务流程较长，就一份文件的归档都需要十多个工作环节，比如将先期文件资料移交到档案室需要逐一鉴定，对不同载体的电子档案要进行有效性测试后再复制，接着是整理、系统分类、著录、编目、装订、上架等，其中的每一个环节还包括了3～5个工作步骤。先期文件形成档案后还要经过安全处理、增设查询利用功能和编研等后续工作环节。由此不难看出，企业档案工作精细化管理的核心就是对档案业务流程进行合理的岗位和流程设计。合理的岗位设计需要充分考虑档案工作的需要，对每个岗位的工作内容、工作权利与责任、与其他相关岗位的关系等进行规定，判断岗位设计科学性的关键就在于是否将岗位职责内容、职责内容的履行与绩效评价考核结合了起来。流程设计的目的在于有机、协调的将各个不同的岗位联系在一起，其主要是通过信息化、制度化的管理方式让各档案岗位的运作关系规范起来，在此过程中恰当的运用流程控制和总结评估的手段。精心设计档案管理岗位和流程不仅能进一步明确岗位职责，还能让每个流程的运作更加规范，在配套实施评估考核机制后，更能有效的增强员工的满意度，激发员工的工作积极性，进而促进档案工作绩效的提升。

2.3 提高档案考核机制的科学性，检验档案精细化管理成效

以检验档案精细化管理成效为目的，建立科学严谨的档案监督考核机制。俗话说得好，没有规矩，不成方圓。精细化的档案管理工作需要一个严谨的考核机制和标准的考核要求，但比建立机制更重要的是执行和落实，有制度不落实，就会让制度形同虚设。缺乏考核机制的传统档案管理工作基本以定性为主，没有细致化的定量考核，而这往往是档案工作中的收集、利用环节出现问题的根本原因，该上交的未上交，该归还的没有及时归还，影响了档案信息的完整性，甚至造成档案资源流失[2]。这些现象都与精细化管理理念不符，所以有必要围绕档案管理岗位职责建立具有公平性、科学性和严谨性的档案监督考核机制，让精细化的管理理念深入每一个档案工作人员的心，并促进其将这种理念转化为一种工作习惯，而且能够制约企业职工自觉遵守档案管理制度，同时也可以检验档案精细化管理的成效，促进企业档案管理工作健康发展，确保企业档案管理满足企业经营发展的需要。

2.4 有效整合档案信息资源，提升档案信息开发利用率

随着信息技术的飞速发展，企业档案管理工作者可充分利用有关信息技术建立企业局域网，拓宽公开性档案信息的使用渠道和范围，实现企业档案资源开发利用的系统化、信息化和科学化。信息时代的发展虽然让档案信息以全新的形式被存储和利用，但是也让其变得更加分散和复杂，进而导致很多企业都出现了不同部门之间各自为政的局面，对于这种情况需要利用信息技术将这些档案信息资源进行有效的整合，建立一个完整的信息系统，并对其实行一体化管理[3]。信息系统的建立不仅能提升档案资源的贡献率和使用率，还能充分挖掘各部门的档案资源，通过资源互补有效的避免了不必要的浪费和重复，除此以外还能通过反馈信息对资源整合与开发利用的结果进行研究，进一步的提升档案信息开发利用的合理性。

3 结语

总而言之，精细化管理模式在时代不断发展的过程中已经成为了现代企业档案管理工作最主要的应用手段。随着精细化管理模式的应用愈加普遍，从事于企业档案管理的人员有必要在实际工作中积极调研精细化档案管理工作的有关问题，通过不断完善档案管理体系促进企业档案管理工作水平和质量的提升，为企业的发展奠定夯实的基础。

参考文献

[1]姜利锋.浅谈档案与过程控制精细化管理[J].企业文化旬刊， 2017（8）.

[2]姜晶.务实求真，推行档案精细化管理[J].现代企业文化， 2017（17）：108-108.

[3]刘琦.浅析新形势下档案工作的精细化管理[J].现代国企研究， 2017（4）.