探究企业档案管理工作规范化的路径

孔姝　杨瑾

摘 要：这些年来我国改革开放不断深入，市场经济得到了飞速发展，随之而来的企业也迎来了大发展时期，在目前企业发展之中，企业档案管理工作是其最为基础的，企业的发展需要以档案资料为背景，所以怎样做好档案管理工作，是目前企业发展的关键。不过在企业档案管理实际工作之中，还是存在着一些难以避免的问题，这对于企业的发展也造成影响，因此本文就对于目前企业档案管理工作中存在的问题进行分析，并且提出相应的解决策略，对企业档案管理工作进行规划，希望能够为企业发展提供帮助。

关键词：企业；档案管理；规范化

1 引言

目前企业之中的档案管理工作，主要是记录企业发展的相关资料，这不仅仅是企业发展经历中的工作记录，也可以为企业以后发展起到一定的参考作用，所以从目前社会发展来看，进行正确的企业档案管理工作，是促进企业发展的必要方式，也能够为企业的可持续发展提供帮助，是企业最为基础的工作。不过因为现在社会激烈的竞争环境，企业发展之中会牵涉到很多方面的内容，这也使得企业档案管理工作存在一定的困难，为了能够更好的进行企业档案管理工作，可以让企业工作人员重视档案管理工作中存在的问题，从而进行规范的档案管理工作研究。

2 企业档案管理规范化的重要性

企业档案管理工作，主要是为了记录企业在自身发展中所经过的历程，这不只是为记录企业发展，也是为了让企业能够更好的解决发展问题，以及为提升市场竞争力提供参考，这对于企业发展以及日后决策都有着重要参考价值。对于目前的社会中企业管理来讲，企业档案管理工作是判断企业现代化的标志之一，企业档案管理工作需要对企业的生产、营运以及后勤保障等等，都进行较为全面的记录。企业的档案管理工作，还包括了对企业财政支出与收入发记录、对企业员工基本信息进行记录以及员工流动清算、相关产品研究等等，档案管理的内容虽然有着很大的差距，所针对的内容有所不同，管理的对象也有所不同，但是这些内容跟企业的运营发展有着很大的关系，所以企业应该要重视自身档案管理工作，然后对其工作内容进行规范化管理，以此来提升企业档案管理工作的水准。

企业档案管理之中会有一些人事记录、储备记录、会议记录以及财务记录等等，这些方面档案的记录，对企业未来的发展，以及竞争力的提升都有着重要作用。这些记录方案可以说涉及到企业发展的方方面面，也能够为企业管理作出一些参考帮助，帮助企业进行各项内容的决策，从而明确企业的发展目标。比如在企业的人事档案之中，对企业所有员工人事档案进行所有记录，能够为企业留下有用的人才，也能帮助企业选择更有帮助的人才，另一方面企业的财务信息档案管理，就可以为企业未来发展提供足够的财务预算，帮助企业在财务方面实现更好的管控。

3 企业档案管理中存在的问题

第一，目前企业档案的利用率较低，随着我国现在社会的发展，市场经济发展已经较为成熟，其直接推动了企业发展，但是目前存在的问题是企业发展速度与管理水准上存在着一定差距，这需要企业对其自身管理工作进行重视，这也是目前企业可持续发展所必须要关注的内容。其中企业档案管理工作是企业管理工作之中的重点，对于企业发展有着重要影响，在目前企业管理工作之中，几乎没有对自身档案管理进行过重视，这也就造成了其自身档案利用率较低，形成了企业较为明显的问题。很多企业在进行产品研发或者是投资分析的时候，因为对于自身发展历程没有详细的记录，对档案的利用率不足，所以导致了企业对于原先研究的项目没有进行保留，有一些企业即使对于原先的研发项目有所记录，但是因为自身档案管理工作的不规范性，所以有些记录的档案很难找得到，有些档案即使找到了，也有一些资料记录不清晰的情况等等，所以无法从原先档案之中找到有帮助的资料，这对于企业的发展有着负面影响，也会在另一方面影响着企业战略目标的制定。所以企业应该在自身发展的过程之中，重视自身档案管理工作，从而实现企业档案管理的规范化，这也是企业在激烈了市场竞争之中，必须要重视的环节之一。

第二，企业自身档案的收集不完善，在企业的档案管理工作之中，普遍存在的情况就是自身档案收集与管理工作不完整，这对企业档案管理工作来讲是很不利的，在一些企业档案管理之中，因为其自身档案管理的结构存在着一定不合理性，所以导致了档案收集工作会出现一系列问题，这其中的问题也会是企业管理层较为重视，其中可能涉及到企业生产资料或者运用资料等等方面，也有可能是关于合同或者报表之类的管理内容，这些资料如果记录不完整，则会对企业发展有着影响。企业之中这类资料收集不完整是常见的事情，属于企业自身没有抓住管理工作重点，这不仅仅是关系到企业的自身科研发展，也对其生产力提升有着影响，在目前激烈的市场竞争之中，信息电子化收集方式也存在着一定漏洞，而且因为市场流动性的原因，所以企业发展过程之中，人员也有着流动性，在人员流动过程之中，不可避免的会出现工作交接之中的漏洞，所以造成了自身资料较为混乱的情况，档案工作得不到系统的管理，形成了档案收集问题。

4 企业档案管理规范化的路径

第一，建立完整的档案归档制度，企业的档案规划需要得到自身的重视，实现企业档案规范化，就要建立起完善的档案归档制度，在制度制定过程之中，需要对企业的情况进行充分的了解，然而根据企业的自身情况进行制度制定，并且保证企业之中各个部门的利益，需要每一个工作环节都进行分工明确，制定出相应的工作准则与详细内容规定，保证奖惩措施的有效落实，另外，企业档案管理之中，还可以对档案复印以及备份工作做好保密，尽可能避免管理失误的

出现。

第二，要提升档案管理人员的工作能力，企业档案管理人员是档案管理的主要执行者，其综合素质直接决定了档案管理工作的有效性，所以要促进企业档案管理工作规范化，就需要提升档案管理工作水平，对档案管理人员基本素质进行定期培训，将一些先进的管理经验进行有效传授，还可以外派其到管理机构之中进行学习交流，提高档案管理人员的业务水平。在档案管理人员培训之中，不仅仅需要涉及到档案管理的基本业务内容，还需要对相关法律法规进行讲解，从而丰富档案管理人员的知识面，企业也可以引进相关档案管理人才，加强人才队伍的建设，让企业管理人员结构更加合理。

第三，要提高档案管理信息化程度，在目前社会环境之中，科学技术发展较为迅速，这也为企业档案管理提供了相应条件，企业可以以此提高档案管理工作信息化程度，加强档案管理的建设，建立起相应的档案系统，实现企业档案的实时管理。同时也能方便对档案信息的查找，利用资源共享平台，有效提高企业档案利用率，也可以不断完善电子档案之中的内容，并且采取网络化的管理方法，这可以有效改变传统档案管理方式，实现档案信息化管理。

参考文献

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