企业科技档案服务新探讨

纪平

摘 要：文章对企业科技档案定义进行了阐述，解释了科技档案工作的来源以及重要性；探讨了企业科技档案的现状；从科技档案服务理论概述入手，对科技档案工作的原则、科技档案工作的服务模式以及科技档案工作的创新进行了论述。

关键词：企业；科技档案管理；创新内容和方法；服务模式

科技档案是档案中的一大门类，是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的，对国家和社会具有保存价值的，应当归档保存的科技文件材料。科技档案不仅具有保存一个企事业单位科技活动传承发展不可或缺的知识和记忆功能，还具有其他竞争情报源无法替代的、独具特色的竞争情报功能[1]。科技档案资源对太钢这样的科技创新型企业而言，其竞争情报功能尤为突出。对科技档案资源的有效开发利用，还有助于太钢了解企业外部环境变化和经济社会发展形势，也有助于企业了解环境大势，确立企业发展新方向，确定产品或服务创新的新思路。

但是目前科技档案还达不到为企业创造经济效益的程度，我们究其原因进行探讨。

1 科技档案工作服务模式

科技档案工作的服务性是档案工作的基本属性之一，是档案工作赖以生存和发展的基本原因。科技档案工作者要确保服务获得效益，并做到既搞好服务，又维护档案的完整与安全，为构建和谐企业服务。科技档案工作的服务模式包括以下四个方面：

1.1 前端服务

科技档案基础工作的源头就是收集。档案的形成过程即各种形态的具体档案，从被制作出来到被作为档案正式保存并发挥档案作用的过程。所以要使档案收集的齐全完整，为利用工作创造好条件，就必须在档案的形成过程中做好前端服务工作。

1.2 过程服务

科技档案工作的过程服务是一项重要的工作，过程服务重在过程管理，是科技档案工作者融入企业的各个生产经营管理的全过程进行档案管理，是一种主动服务。企业科技档案工作的基本原则是：集中统一管理企业科技档案、维护科技档案的完整与安全、便于各方面对科技档案的利用。满足对科技档案的需要，是科技档案工作的根本目的。这就要求我们科技档案工作者必须从齐全完整、安全、满足利用上下功夫，过程服务正是围绕基本原则开展工作的有效途径。过程服务是维护科技档案的完整与安全的手段，没有科技档案的完整与安全就不可能有科技档案的方便利用。

1.3 实体服务

科技档案的实体服务，就是根据需求和库藏科技档案的实际情况提供科技档案实体借阅利用，这是每一个科技档案工作者必须掌握的基本技能，也是一项基础工作。

1.4 开发利用服务

科技档案只有通过利用才能体现价值，科技档案的开发利用始终的科技档案工作的重点，但是，科技档案的开发利用工作在目前来看是一个薄弱环节。

2 目前企业科技档案服务中不和谐因素及存在原因

2.1 科技企业档案工作中现有的标准制度与实际情况不适应

现在我们科技档案管理仍然还在沿用过去制定的一些法规、规章、标准，部分已不适合现代企业发展的要求。例如有一些企业对文件材料的收集，基本还是按照过去制定的范围，现在企业的活动范围不断扩大，形成的文件种类不断增加，但是，档案部门没有跟上企业改革发展的步伐，且缺乏有力的措施和方法，使一些非常重要的档案没有归档。

2.2 企业科技档案工作与企业的发展不同步

企业科技档案必须适应信息化要求，把电子文件妥善保管起来。目前的大型企业，信息化建设程度很高，但是企业科技档案工作的信息化建设远远落后于企业的信息化水平，没有将信息分别录入OA系统、TMIS系统、局域网系统、门户网站上等，没有一个完整的电子档案管理系统，非常不利于科技档案的管理和开发利用。

2.3 科技档案人员配备与实际工作的需要的不相称

科技档案人员的配备不同程度地受企业定员的制约而没有配备适当的专业人员，很多只是由其他工作人员兼职，科技档案管理人员事务多、头绪杂，对科技档案业务知识的系统学习、掌握不够，因此，科技档案工作人员的业务素质较低，不利于档案工作的发展。

3 科技档案工作创新

通过对信息时代背景下的企业科技档案管理现状、原则与服务模式的全面分析，可以更好地发现科技档案工作的薄弱环节，由此我们提出了以下创新理念：

3.1 理念创新

创新科技档案工作，要求我们解放思想、转变观念、统一思想，树立正确的、全新的档案服务意识，树立档案工作为企业服务的观点。用新的服务方式去取代过去的传统的服务方式，变要我服务为我要服务，变被动服务为主动服务。

3.2 服务创新

科技档案工作服务与创新，关键在于服务人才的优化。随着科技档案工作的内容、主题、手段和方法的变化，科技档案工作领域的拓展，科技档案工作人员角色和职能也将从传统的科技档案实体的保管者转为科技档案信息的管理者、科技档案信息产品的生产者、科技档案信息利用的咨询者、科技档案信息的提供者和传播者、科技档案信息知识的教育者。

3.3 模式创新

建立企业级科技档案信息中心，将档案、图书、情报、标准、技术图纸过程管理一体化管理，即在原有图书、档案、情报、标准化、生产技术管理等机构的基础上设立的统一的信息管理实体机构[2]。这种组织形式便于建立计算机管理系统，实行现代化管理，同时也有利于实现对信息资源的联合开发利用，促进企业的发展。利用现代计算机、网络技术提供远程服务。

3.4 制度创新

企业科技档案管理职能主要有：要保管科技档案，作为企业科技档案信息的利用中心，向各方面提供服务；负责本企业科技档案的收集、整理、鉴定、保管和统计工作；编研科技档案信息，开发科技档案信息资源；宣传教育等职能。制度创新要就是要对科技档案工作的各个环节制定工作流程，实施节点考核制度，保证档案管理职能的

发挥。

3.5 管理创新

科技档案管理创新，包含管理业务工作创新和服务机制的创新，要简化繁琐的科技档案事务管理，解放勞动力，主体工作以科技档案开发利用服务为宗旨。变过去的单一的科技档案借查阅服务为时间、空间全方位的立体服务。采取科技档案信息网上查询、现行文件的网上自由传输等服务方式，真正实现科技档案服务方式由实体型向信息型转变。

3.6 技术创新

随着企业现代化水平的不断提高，办公自动化、局域网的建立、TMIS系统的普遍使用，电子文件大量产生，科技档案信息资源越来越丰富，给科技档案工作带来了前所未有的机遇和挑战。数字科技档案馆的建设呼之欲出，它是利用电子网络远程获取科技档案文件信息的一种方式，它不是一种物理存在的实体，只是利用网络技术，将分布于不同科技档案机构的数字化科技档案信息资源，以网络化方式加以互相连接，提供及时利用，实现科技档案信息资源共享，实质是形成一个有序的信息空间和资源共享的信息环境[3]。从而使科技档案资源的收集到提供利用都在全新的高技术环境下高效地完成，真正使科技档案工作与企业的各项工作融合在一起，发挥它应有的作用。

总之，科技档案工作的服务与创新是一个永恒的主题，我们要通过服务与创新，提高档案工作者的综合素质，提高挡案工作的管理水平和服务质量，企业的进一步发展提供服务，为企业创造经济效益、增强企业的竞争力，为建设和谐企业、和谐社会做出贡献。

参考文献

[1]陈峰.科技档案资源对科技创新型企业的竞争情报功能 [J].兰台世界：中旬，2011，（12）：1l-12.

[2]李菊芳.论科技档案在企业科技创新中的作用[J].机电兵船档案，2009，（2）：12-13.

[3]毛羽丰.超媒体技术在档案管理中的实现[J].机电兵船档案，2011，（5）：55-57.