关于卫生监督业务档案两极管理的探讨

苏东冬

摘 要：卫生监督承担着对各级从业单位的直接监管职责，是公共卫生不可缺少的重要组成部分，在业务活动中形成了大量的业务技术档案。本文从档案管理的原则、划分范围、两级管理以及具体实施办法及意义进行了探索，从而为各级同行的档案管理提供参考。

关键词：业务档案；所级；站级

卫生监督是公共卫生不可缺少的重要组成部分，承担着对各级部分从业单位的直接监管职责，依法监督管理医疗机构和采供血机构及其执业人员的执法活动，依法监督管理生活饮用水及饮用水卫生安全产品，同时还依法监督管理公共场所、职业放射、学校卫生等工作。因此在卫生监督检查等具体业务工作中，形成卫生监督检查业务技术档案。因为各地各级卫生监督档案管理模式各异，有的分撒管理存放在科室里，有的固定管理，科存档案所存目录。笔者认为，档案采取分级管理方法，才更加有利于日常或今后的工作的需求。

1 卫生监督所档案两级管理的概念

在遵循档案的原则下，在档案工作管理委员会的统一领导下，将卫生监督所的技术档案分别实行所级、科级管理的办法。内容

如下：

1）所有档案由所统一负责人指导管理，具体工作由所组织

实施。

2）卫生监督检查等业务活动中会产生很多医疗安全、生活饮用水安全等卫生监督监测档案，这些档案实行所级或者科级分级管理，便于工作。

3）兩级档案由所统一管理分别利用，其档案员由各科室兼职，其人员有及时收集整理，定期立卷归档的职责。

4）科级业务档案由科级统一管理和利用，其档案员由各科室兼职，其人员有及时收集整理，定期立卷归档的职责。

1.1 所级业务档案的划分及范围

所级业务档案按照总体性、综合性、分析性及学术性的原则

划分。

在基础监督监测基础上将主要业务工作中的材料，经过分析、整理、归类，形成综合性、分析性具有学术价值的保管期限长的材料，这是所级档案的主要来源及构成。所级档案反映了所级的主要工作，体现了所级的全貌。所级档案分为5各方面

1）法规标准档案及技术方法档案。各类证书、检验结果告知书、非产品样品采样记录、各种说明及验证报告。

2）分析、趋势档案。各类各年度传染病，年度采供血及学校卫生、职业放射卫生的监督检测分析，疫情预测流行趋势报告分析等。

3）总结分析档案。各年度卫生监督检测分析总结及其它综合性的总结分析报告

4）突发事件档案。重特大事故，疫情，中毒事件等档案，（由现场笔录、影像等相关资料，原因调查，行政处罚以及预防措施等组成）

5）其他档案。各类调查（包括调查设计、调查的实证资料等）、各类数据资料（包括各类统计汇总及月报年报等）、研讨会上或者公开报纸杂志上发表的各类专业性的论文。

2 科级业务档案的划分及范围

卫生监督所在具体的监督检测服务工作中形成的资料，这些资料中有的保管周期不易确定，有的需要每年增加补充，在日常业务活动中大量地、更直接地是形成服务对象档案，这些档案在业务科室保管更为便利。这些一般性、经常性业务活动形成的材料档案应做为科级业务档案存科保管。一般的规律性的东西必须在长期的大量的日常的观察和实践中获得，监督检查历年的档案性基础性材料不但对当年的疫情分析有帮助，就是在以后的历年中，也有指导和启示作用，从中发现或者得出疫情流行规律。科级业务档案的范围有以下4个方面：

2.1 卫生监督监测档案

包括单位许可证（证件的审批、复验材料），预防性卫生监督材料，新建、改建、扩建项目审批审核材料。一般卫生监督监测档案，主要由平常卫生监督检查、抽查、检测及其在其过程中的记事记录，总结报告，控制结果，违规处罚等组成。

2.2 案例档案

个案档案包括以下事件及事故：经常性的违规违法事件，突发性疫情事件，各种污染事故，食物中毒事故。其档案一般由个案调查表，现场记录现场笔录，相关人员调查记录，检查检验结果报告，处理报告等组成。

2.3 行政处罚档案

处罚档案由记录笔录， 合议听证记录， 检验结果报告，行政处罚决定书，结案单以及处罚决定回执等构成。同时还包括各类产品鉴定说明书，广告登记及其一切材料。

2.4 人员档案

包括业人员健康体检资料（体检表、化验检验单）、专业技术培训档案（培训计划、培训教材、培训过程、培训总结等），各种毒理检验、化验资料档案以及各种咨询登记等（各类统计表）。

3 卫生监督所档案两级管理的具体实施办法

3.1 完善档案网络

完善档案工作网络卫生监督所档案两级管理的基础，为其实现有层层效有序管理提供了组织保障。

两级管理的关键是网络管理工作，网络管理使档案管理更加的系统和现实有序，因此网络管理是其两级管理的重要组织和技术保障。

完善档案网络工作系统，首先，要建立完善领导组织机构，在主管所长为主要负责人，各科室主任为主要的执行人，其次，抽调各科室熟悉业务的工作人员兼任档案员，档案员一经确认，不准随意调换，成立所级档案工作管理委员会负责全所档案工作。根据工作的实际要求，合理科学地制定年度计划，制定3或5年规划，在实际工作中完善业务档案的各项管理制度，完善考核考评制度，有效地对科级档案进行监督指导。

3.2 建立健全便于操作的档案管理制度

根据平常业务繁多、形式迥异的特点和依据各科主要业务活动特点，建立科学的管理制度。结合卫生部“全国卫生监督工作规范”，制定各科所级和科级业务档案的规划和范围。规划要具有可操作性，范围要清晰明了。在具体实施的过程中各科室密切配合，统一步骤。其次两级档案统一立卷要求，规范档案操作，协调好统一存放与分散存放之间的关系。

3.3 强化培训，提高业务素质

因为卫生监督所两级管理的兼职档案员，对他们有双重的要求，既熟悉本科室的业务，又要对档案知识精通，所以开展培训是必须的，特别是档案的立卷归档和编目培训就显得尤为重要。强化培训和学习，提高其综合素质是工作的中的必须，单位将培训学习制度化，将其成为继续进修学习培训的重要内容，考核结果成为职称评定的依据之一，以期达到调动其积极性。

3.4 奖罚分明，确保各项业务资料及时归档

层层负责，各尽其职，将卫生监督各项业务档案立卷归档。制定相应的科学的考核管理体系，定期不定期抽查考核，将考核结果公开公布，实行严格的奖罚制度。全所人员将业务材料的归档列入年终考核评分标准，确保各项业务资料及时归档。

4 实施卫生监督所档案两级管理的意义

4.1 卫生监督业务档案两级管理便于工作

档案两级管理有效解决了案储藏空间不足的问题，解决了基层业务档案数量庞大的问题。两级管理便于储存与参阅查找，对进步一规范卫生监督检查检测工作有很好的指导和示范作用。正确处理好集中存档和分散存档的问题，规范流程，根据实际情况统筹安排。

4.2 档案两级管理便于提高卫生监督业务工作整体水平

首先，所级业务档案反映的是工作的全貌，体现了该所的整体水平，对以后的工作具有重要依据和参考具价值，为全局提供了决策依据，具有指导和现实意义。其次，所级业务档案是综合性的，总结性的，具有很高的专业性和学术性，对于具体科室业务员，不能停留于自己一般性的工作，必须放眼全局，对于监督监测材料必须进行分析、概括、提升形成综合性的总结或者报告，便于提高自己的综合素质，促进业务效率的提高。完善各种档案，各种信息资料的进一步再加工，便于科研工作的开展。所级档案便于同级单位的信息交流，为全市乃至全国提供资料源。

4.3 科级档案管理便于日常卫生监督业务工作

由于卫生监督检测业务的不间断性和延续性，在具体工作中，往往经常涉及到以前档案，这样才能对监测点、直管单位进行有效的监督监测，因此科级档案对于日常工作尤为重要。随着单位的增减变化，做出相应的补充和注销，如：单位许可证档案，建设项目档案等

总之，卫生监督所档案两级管理是卫生防疫站（所）统一集中指导分级管理的档案管理，其符合两级的实际工作需要，随着业务的发展将进一步发展完善，为今后的工作提供参考和指导，是今后工作的重要依据之一。

参考文献

[1]肖依.做好卫生监督档案管理工作的思考[J].产业与科技论坛，2015年14期.

[2]蔡江濤，张冀梅.浅谈做好卫生监督档案管理的对策[J].疾病监测与控制，2013年08期.