探析人事档案整理

卢敏仪

摘 要：人事档案是人力资源管理过程中非常重要的环节，通过人事档案可以证实个人的经历、学历、技术职称、社会关系、奖惩等情况。它为识别人才、选拔人才、使用人才提供了重要的依据。人事档案管好用好对人力资源的开发和自用起着极其重要的作用。

关键词：人事档案；档案整理

1 人事档案的整理工作的含义

人事档案的整理是档案的基础建设之一。人事档案材料只有经过整理，才能完成向人事档案的转化。人事档案整理的目的是使人事档案材料系统化、条理化。所谓系统，就是按照材料的性质和形式，保持材料与材料之间的内在联系。所谓条理，就是档案材料经过整理后，要求层次分明、项目清楚、体系完整。人事档案的整理必须按一定的规则、方法、程序进行。

人事档案整理是一项经常性的业务工作，是人事档案工作不可缺少的一个重要环节。

1）整理工作是将杂乱零散的人事档案材料转化为有条理、有系统的人事档案的必经之路。未经整理的档案材料只是构成人事档案的因素，并不能称之为档案。人事档案材料只有经过整理，完成了转化工作之后，才称得上科学意义上的人事档案。

2）整理工作是保证人事档案完整与安全的重要手段。档案材料经过整理装订，能够有效地防止和纠正零散材料在查阅和转递过程中的错装、混装等差错；能够有效地避免或防止材料散失；维护人事档案的完整与安全。

3）整理工作是加强人事档案保管工作的重要基础。未经整理的档案材料杂乱无章、眉目不清，查阅时不得不将所有材料件件过目，这样既增加了查阅的困难，浪费了时间，易出差错，又容易撕破、卷角和损坏档案材料。整理后，就能够避免或减少出现这种情况。有利于加强人事档案的保管工作，延长档案的使用寿命。

4）整理工作是方便快捷利用人事档案的重要条件。档案经过整理，可以检查材料收集有无遗漏或重复，检验鉴别工作质量，促进材料的收集归档和鉴别工作。同时，分门别类、排列有序的人事档案可使阅档者有规律可循，从而提高利用效率。

2 对人事档案进行整理的必要性

对人事档案进行整理主要有以下几种情况：

1）在新建立各类人员人事档案时需要进行整理。对新增加的各类工作人员，如分配参加工作的大中专毕业生、从社会上选拔聘用的国家机关工作人员、企业招收录用的新职工等。原来没有档案的必须建立档案，并且需要按规定进行系统整理。

2）在人事档案类型转换工作中需要进行整理。由于各类人员的工作单位性质以及其在社会实践活动中的身份发生了变化，其人事档案也需要随之进行类型转换。比如企业职工录用为国家干部，其人事档案就由工人档案转为干部档案，部队军官转业地方工作，其人事档案就由军人档案同样转为干部档案。在这种情况下，需要按照其转换后的人事档案类型要求进行整理。

3）在人事档案工作有关法规对人事档案内容及其分类有了新的要求时，需要进行整理。因人事工作和人事档案工作自身发展的需要，人事档案工作有关条例规定对人事档案内容分类排列进行了调整时就要对人事档案进行普遍整理，以适应新的形势需要，符合新的规定要求。普遍整理主要是从上至下统一部署的全面整理工作。

4）在日常保管工作中，人事档案零件材料较多时，需要进行整理，也就是添加材料的补充整理。人事档案是动态的，组织人事、劳动等工作中会不断地形成新的反映各类人员在社会实践中德、能、勤、绩的材料，需要及时补充到人事档案中去。在日常的管理工作中，发现有些人事档案零件材料积累比较多时，就有必要对人事档案进行局部整理。

5）在人事档案转递工作中，需要进行整理。在办理人员商调事宜、呈报职务任免、办理出后政审等工作，需要转递人事档案时，转出单位应在转递前对人事档案进行整理。人事档案管理部门在收到转本部门管理的人事档案后，发现未整理的，在入库前应进行整理。

3 人事档案整理的要求

人事档案整理必须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。这是人事档案整理工作的总要求。

1）认真鉴别。对收集起来的每一份材料逐一鉴别，该归档的材料一定要归档，对规定不能归档或没有归档价值的材料要剔除予以处理。根据形成材料的历史条件、材料的主要内容、用途及其保存价值确定材料的取舍。

2）归类准确。就是对归档的材料，按照人事档案内容分类进行归类，做到每一份材料各就各位。归类准确是整理工作中最基本的要求，直接影响整理工作质量和利用工作效率。

3）编排有序。是指在归类准确的基础上，根据不同类别材料的具体情况和实际需要，采取按时间、分体系、分层次、分项目的科学排列顺序，使档案材料在排列上有规律可循，从而达到便于利用的

目的。

4）目录清楚。每个经过整理的人事档案都应填写目录，并做到字迹工整、项目齐全、内容规范，目录登记情况与实际档案材料完全相符。填写目录应无涂改勾画和错别字出现。

5）装订整齐。是指整理后的档案要加封面装订成册，达到线绳系紧、材料整齐、外观洁净。

人事档案只有按照上述整理工作的要求，经过认真地整理，才能达到完整、真实、条理、精炼、实用的质量要求。

4 人事档案整理应注意事项

1）为确保档案的安全，严禁吸烟。

2）不得私自涂改、抽取或伪造档案材料，不得在材料上随意添加文字。

3）不得擅自处理或销毁档案材料。整理中按规定剔除的档案材料，须进行登记，填清理由，经主管领导审查批准后分别情况予以

处理。

4）要加强对档案材料的管理，防止丢失档案材料和泄露档案

内容。

5）整理时，不得相互随便议论档案内容，不应马虎大意，折皱或损坏档案材料。发现档案材料中的差错和需要处理的问题时，要及时报告，及时办理。

在档案的鉴别上必须遵循“取之有据，舍之有理”；档案的整理归档要严谨、科学；总之，在整理工作中，应熟悉业务，讲求方法，掌握技术。对于整理方法和技术应善于灵活运用，从实际出发，因人因地因档案原貌的不同而采取相应的方法、步骤和技术手段，切不可生搬硬套。这样既能提高工作效率，也能提高档案质量。

5 结束语

科学规范的管理人事档案是当前档案管理中的主要手段，是提高人事档案管理的主要手段和措施。在人事档案管理的过程中，坚持以实际状况为主，与时俱进才能够在当前社会发展的过程中发挥其应有的作用，提高社会发展的相应手段和措施。科学规范的档案管理可以不断地提升一个企业的管理水平，是做好人事档案管理的关键，更是为经济发展和社会进步提供发展动力的主要措施。

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