行业级采购管理平台规划与设计

叶金果 汪飞 叶为全

摘要：烟草行业高度重视规范工作，积极探索以信息化技术为支撑，实现采购业务的信息化监督管理。该文站在行业集中监管的角度，在充分了解和分析整个行业采购管理流程的基礎上，对规划与设计行业级采购管理平台做出进一步的细化和解读，为强化信息化支撑有效提升采购管理的信息化监管水平提供参考。

关键词：行业；采购管理；设计

中图分类号：TP315 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2018）26-0044-03

Abstract： The Chinese tobacco industry has basically implemented the information-based supervision and management of the procurement activities.From the perspective of industry centralized supervision， planning and designing industry level procurement management platform， not only can effective unified industry procurement management process and standard，standardize the procurement process of planning， purchasing， contract， acceptance and supplier management， but also can give full play to the control of information system and the role of purchasing departments and management departments at all levels， effectively enhance the overall level of industry procurement management information system.

Key words： industry；purchasing management； design

1 意义与原则

1.1 意义

目前，国有资金采购规模十分庞大，对其进行规范管理是一个非常有意义的课题[1-3]，本文以烟草行业为例对此问题进行了研究。烟草行业既有政府属性又有企业属性，既有政务又有商务，覆盖了农业、工业、商业和零售户四部分业态的整体管理，多数单位基本上都已经通过信息化系统去管理本单位的采购业务，但从行业集中监管的角度看，有的单位采购系统存在着采购流程节点没有彻底打通，数据标准未能进行有效统一，未有效发挥强约束功能，过程监管的人工参与程度过高，透明性和实时性分析不足，且缺乏必要的异常预警机制。因而，规划和设计行业级采购管理平台，有效统一行业采购管理平台建设标准，规范计划、采购、合同、验收及供应商管理等采购服务过程，通过信息手段提升行业采购业务的信息化监管水平是一件非常有意义的工作。

1.2 原则

行业级采购管理平台规划与设计主要是按照行业要求以规范采购服务、为防控风险服务、为科学决策服务的为建设宗旨，以“统一规划、统一标准、自行建设、全面覆盖”为工作原则。在充分结合采购管理实际情况的基础上，强化线上线下主体功能，以信息系统为抓手，实现对采购管理的硬约束和规范执行，不断提升采购规范管理的执行力。

2 采购业务需求分析

采购业务涉及立项、审批等过程，牵涉采购部门、审批部门、招投标部门等。但在现有模式下，全国行业标准规范不统一，流程千差万别，不利于总体的统一监管。如何加强过程集中监管，提高效率，就需要有一个管理平台，制定规范的流程，按照统一的规则进行过程的录入与审批，从而实现上层设计，分级部署，统一监管等目的。

行业级采购管理平台主要面向行业内部人员实现采购业务实施处理，实现行业日常采购业务的规范管理与过程统一监控等目的，为业务部门、采购部门、审批部门等建立一个集交易和沟通的平台，也为采购监督部门提供一个对项目执行操作过程监督的基础平台和信息发布平台，便于采购执行过程的公开透明。采购业务以采购计划数据为输入，验收归档为输出，由采购执行数据，向前可以查询到计划预算的来源，向后可以跟踪到合同信息及其各阶段信息，以及必要的预警提示，形成采购管理系统一个整体闭环。

另一方面，行业级采购管理平台的规划与设计应能用于指导行业各单位采购管理平台建设工作，其涉及的采购、公开等管理要求必须适用于行业各直属单位、卷烟工厂以及各级下属全资企业。各直属单位能根据平台功能设计，达到统一明确的规定动作和基本功能要求。在此前提和基础上，行业各单位可结合实际需要，对系统操作流程和功能进行合理延伸和扩展。同时，为实现信息资源共享和提高效率，可将采购管理平台与办事公开民主管理信息系统、OA办公平台等信息系统进行横向对接，并应与行业采购规范管理平台对接预留接口，以实现行业可以适时获取任一单位、任一采购事项、任一过程节点信息数据的能力，服务于行业“网上巡查、线下督查”的规范管理模式和再监督职能，为实现上下级单位系统的贯通奠定基础。

3 平台规划与功能架构设计

根据需求分析，平台的规划与功能设计主要包括五个模块，计划管理、实施管理、公开管理、基础管理、统计分析与巡查监管。其中计划管理模块包含：年度计划编制和年度计划变更；实施管理模块包含实施审批、采购方式流程管理、应急采购和网络采购等；公开管理包含规定节点公开公示、公开公示信息处置等；基础管理包含基础采购目录管理、招标代理机构库、供应商库、专家库、黑名单库、规范管理文件、文档嵌入管理和供应商评价等；统计分析与巡查监管包含统计查询分析、实时巡查监管和定期巡查任务等。平台规划与功能整体架构设计如图 1所示。

3.1 计划管理设计

计划管理模块主要包含年度计划编制和年度计划变更两部分管理内容，主要是通过信息系统平台固化采购管理的决策程序和办事公开民主管理要求，实现所有采购事项从源头进入系统统一管理要求。

年度计划编制主要包括计划提报、计划审核、计划确认、计划发布四个环节。计划提报阶段，需求部门根据采购目录填报工程类、物资类和服务类采购计划。计划审核时，归口管理部门负责人对各部门提报的计划需求进行初审，初审完成后，采购管理部门复审，并汇编形成年度采购计划草案，确认后提报到三项工作管理委员会和董事会进行审议和决策，完成终审，终审结果以附件的形式上传到系统中。计划确认阶段，预算管委会审定后，上传预算批复文件，并进行线上确认，三项工作管理委员会和董事会审定，采购管理部门根据决策结果汇编年度采购计划并提交公开申请，推送至公开平台向本单位或企业职工公开。计划发布阶段，采购管理部门以正式文件发布年度采购计划，上传年度采购计划正式文件。

年度计划变更主要包括计划调整提报、计划调整审核、计划调整确认、计划调整发布四个环节。计划调整提报主要是需求部门根据批复的年度计划和预算，对因生产经营需要增加采购计划、调整采购内容和调整预算的项目进行调整。计划调整审核、计划调整确认阶段和计划调整发布后续流程基本与计划的审核、确认、发布流程一致。

3.2 管理流程设计

采购实施过程管理模块主要包含项目实施审批、各采购方式实施流程管理、应急采购、网络采购等管理内容，通过信息系统固化项目实施流程及审批程序、采购工作记录和采购事项公开公示要求，以强化对实施活动的监管，落实采购实施留痕操作、在线随机抽取专家及招标代理机构等智能管控功能，最大程度发挥信息化在采购管理上的作用。

实施审批阶段，根据项目的类别属性和审批权限范围，设计不同的采购审批流程，投资项目、建筑工程非投资项目类项目、物资类项目、服务类项目、网络采购等购项目应填写相应的《采购事项审批表》，同时按不同层级流程办理审批，达到固化流程、统一流程、规范流程的目的。以直属单位审批权限内的下属单位项目为例，下属单位采购实施部门填写《投资项目类采购事项审批表》，部门负责人审核通过后，提交到下属单位投资项目主管部门进行填写意见，下属单位领导签字确认完成后，上报到直属单位投资项目主管部门，投资项目主管部门经办人根据投资批复填写信息并进行签字确认，下属单位投资主管部门根据直属单位下达的批复信息填写审核意见，提交到下属单位采购管理部门审定通过，下属采购实施部门审核公开信息并公开。具体直属单位自主审批权限内的下属单位投资项目实施审批流程图如图2所示。

下属单位项目）

采购方式流程管理主要根据公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源五种常用的采购方式分别进行流程设计与操作。行业级采购管理平台根据实际需要，将公开招标采购实施细分为公开招标常规、公开招标采购供应商库、公开招标采购库内采购、公开招标采购签订子合同四种采购情形，其实施流程包括招标、开标评标、中标、合同签订、合同变更（如有）、 “一项一卷”归档等部分或全部内容。

流程设计上，招标阶段，采购管理部门经办人随机抽取一家或多家招标代理机构办理招标事宜，采购实施部门会同招标代理机构编制招标文件草案，经审定后推送至公开平台进行公开。开评标过程中，采购实施部门开标前填写《开标通知单》和《评标委员会成员选择申请表》，并在线上确认开标、评标结果及相关文书。采购实施部门根据招标项目特点，填写《中标人确认单》，并推送至公开平台进行公示。合同签订阶段，采购实施部门以填报《采购协议（合同）审批表》的形式提交审核，法规、财务、审计等相关部门审核，签订合同，将合同签订情况推送至公开平台向本单位或企业职工公开。最后，形成一项一卷，完成归档。

应急采购新增实施及变更实施流程的项目必须经过实施审批环节，项目进入采购流程后主要以线下手段为主，线上上传相关附件，进行项目验收，项目全部结束后进行一项一卷归档。

网络采购项目是提供两种网络采购模式。项目必须经过实施审批环节，一种网络采购项目进入采购流程首先浏览电商平台下采购订单，验收通过后，采购需求部门可以发起资金支付申请、供应商进行评价。另一种网络采购项目进入采购流程后需要依次经过成立网络采购询价小组、制订询价文件并发布询价公告、询价、采购结果确认、线上订单（非线上订单则进行合同签订）、验收、履约过程记录，待项目全部结束后进行一项一卷归档，最终完成项目采购实施。

公开管理设计主要包含各类流程实施过程中节点的公开公示。流程设计上，业务流程审核通过后，在相关载体上自动公开公示。

基础管理包含基础采购目录管理、招标代理机构库、供应商库、专家库、黑名单库、供应商评价、文档嵌入管理等功能模块。通过标准化的基础采购目录结构，实现各单位采购源头统一管理。基础采购目录内容管理方面，可根据实际需要，扩展至多级。目录属性包括分类属性、业务属性、对接属性三大类。

招标采购机构库、供应商库、专家库等方面实现线上一键抽取，准入退出规范。供应商评价模块实现对所有供应商评价结果的汇总，并提供查询功能，并实现采购文件审核过程留痕，平台通过文档嵌入管理功能实现对合同、标书、谈判文件、询价文件等采购文件的统一模板文件編制。

3.3 监管流程设计

巡查监管用于对同级、下级单位项目采购规范情况的统计查询分析、实时巡查监管、定期巡查任务，充分发挥监督的再监督作用，及时发现违规问题。巡查监管主要功能架构如图3所示。

统计查询分析主要包括对周期性统计报表、自定义统计报表、多维数据查询、一项一卷查询等功能。周期性统计报表可以根据既定的统计条件，按照各级对应的管理层级范围统计采购数据，由系统周期性生成统计表/图。自定义统计报表可按照各业务部门需要自定义组合生成统计报表，可以以Excel方式导出，且可以切换为图形化展现（例如柱状图、折线图等）。多维数据查询通过选择多维查询指标项，并设置查询出来列表信息指标项，查找符合条件的项目列表，并可以进一步查询该项目的概况、进展、历史数据等情况。一项一卷查询主要是对项目实施过程中各审批和操作环节的痕迹化资料内容的完整性和合规性进行展示、监管，核实资料的规范性、有效性和完整性，进而督促各环节规范有序开展。

实时巡查监管主要实现对采购项目的日常性规范监督管理，基于巡查、预警监管点，各级管理人员可采取预警提醒、节点巡查等方式及时发现采购项目中执行不规范、监管不到位的情况。预警提醒方式主要侧重于可量化的关键指标，当出现低于预警阀值情况，进行实时自动提醒；而节点巡查方式，是对所有关键节点从三线监管的角度进行全过程挖掘巡查。设置预警点包括公开招标率、计划执行率等六个数据项类别，具体预警设计内容如表1所示。

定期巡查任务是通过系统抽选采购项目、指定相应巡查部门（或人员），按照时间要求在系统内开展定期监督巡查工作，并对抽检巡查情况进行记录、上报，实现本级或对下属单位采购规范监督管理工作再监督。

4 平台技术架构设计

行业级采购管理平台建设主要遵循行业主数据建设标准，建立完善的数据架构体系。系统建设中使用的主数据必须与行业主数据平台中的主数据保持一致。数据存储要采用分类存储机制，并建立数据质量核验体系，具有对业务数据内容检核的机制，实现数据格式检查，空值检查，内容合法性检查，数据取值范围检查，确保各业务环节数据一致性。重要数据使用管理方面，系统中与外部系统对接的公示公开环节和电商采购环节，数据不能存放在外网区域，内外网交互要有安全有效的隔离保护机制，并根据行业采购管理系统信息安全保障体系的建设现状及信息安全规划的建设要求，从数据安全管理、应用安全管理、实施安全管理三个方面进行网络安全架构设计。

技术实现上主要采用面向服务体系架构的设计，采用 B/S 的体系结构风格，通过数据层、支撑层、业务逻辑层和接入层设计，实现平台的采购管理与服务功能。数据层，系统将数据资源有效的分类和管理维护，支撑层主要通过统一的企业级总线服务，实现不同层级或不同业务系统之间的数据调用服务。应用层是整个平台架构的核心，主要通过建立应用支撑层相关整合机制，实现应用层相关应用服务的有效整合，全面提升应用系统管理效率，提升服务质量。具体技术设计见图5。

接口实现上，主要通过纵向服务接口配合行业采购规范管理系统实现随时随地获取任一单位、任一采购事项、任一过程节点信息数据的能力。同时，鉴于采购管理涉及预算管理、投资管理、资金支付管理等工作内容，为尽量避免工作存在不必要的重复或冲突，在进行本单位规范管理信息化建设时，通过横向接口将采购管理平台与统一办公平台、办事公开民主管理系统等做系统对接。

5 结束语

行業级采购管理平台，主要结合了所处行业的特点，整个设计思路体现了整个采购流程化管理，针对关键业务人员、审批人员、技术人员、法规人员在本岗位的业务特点和实际需求，围绕采购管理的计划、立项、实施、合同、验收、公开、分析与巡查等全过程的科学规范管理和统一监管巡查等要求，明确了平台的设计目标和详细内容，为进一步规范和提升行业采购管理提供了良好的平台与信息手段。

[通联编辑：谢媛媛]