浅谈企业管理类文件材料归档范围和保管期限表的编制

摘 要：本文阐述了编制企业文件材料归档范围和档案保管期限表的目的和意义，详述了此项编制工作的步骤，并对此项编制工作提出了作者的看法，希望为档案归档整理工作提供更好的参考。

关键词：企业管理类文件材料归档范围与保管期限表；编制

1 引言

一般而言，企业管理类文件材料的归档范围，是指已办理完毕的文件材料该归档及不应归档的范围。归档范围是本单位在各项生产、工作活动中形成的具有保存价值的，或者相关机关单位下发的和本单位有密切联系的各类文件材料的范围，包括公文、会议、图纸、合同、名册、影音像资料等。保管期限是根据各类文件材料、实物等的保存价值所确定的保存年限。企业管理类文件材料归档范围和保管期限表（以下简称：归档表），是用表册的形式列举应归档的内容、形式和保存期限的文件。

国家档案局发布了10号令，即《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，并在全国范围内组织开展各企业单位对本单位文件材料归档范围和档案保管期限表的编制工作。

2 归档表编制的目的和意义

归档表，是企业档案部门进行档案管理工作的指导性、标准性文件。它是各单位档案部门鉴定文件材料的价值、确定本单位应归档文件材料的范围、确定档案保管期限的依据，是工具性文件。归档表可以让档案管理人员正确地界定文件材料的归档范围，准确地划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用档案。这样才能够达到确保国有企业档案完整与安全的目的，才能推进国有企业档案工作法制化、规范化进程。[1]

归档表的编制工作在企业档案管理的业务工作中地位显著突出，有十分重要的作用。它是企业档案管理整体工作的奠基石，是企业开展档案管理工作的信息基础和依据，它产生影响的时效时间长，有与时俱进的特点。归档表的编制工作，对于促进企业档案管理工作有十分重要的意义。

3 归档表编制的步骤

3.1 明确归档表编制工作的主导地位和协同人员

档案管理人员应该占据整个归档表编制的主导地位，其它机关职能、业务部门协同配合。

3.2 通读、熟悉10号令

档案部门负责人和参与编制归档表的档案管理人员应通读、熟悉10号令和10号令的附件表（即：企业管理类档案保管期限表）。

3.3 分解10号令附件表

分解出适合本单位各部门修改的归档表的分表。

3.4 下发公文，成立编制领导小组和成员小组

编制成员小组包括：分管档案工作的本单位负责人，档案部门负责人，档案管理员，各机关职能部门和业务部门的档案负责人和兼职档案员。

3.5 培训

开展对各职能部门、业务部门档案负责人和兼职档案员的培训。讲解国家档案局发布的10号令的相关内容。培训如何填写档案管理人员已分解好的分表，并要求各部门填写时突出本部门的职能或业务特色。培训时，应充分发扬民主，让各部门畅所欲言，提出疑问，并解答。

3.6 编制归档表总表

档案管理员根据各部门上交的分表和国家档案局的10号令，按本单位档案管理的总要求，并运用档案专业技术理论知识进行归档表总表的编制。

3.7 修订、审核，并上报

修改总表，审核总表的结构、格式、条款内容、序号等等方面，对审核后需修改的内容再次进行修改。修订总表、审核总表，再次修订总表、再次审核总表。最后，最好以EXCEL表的形式向上级机关上报。

4 对归档表编制的几点看法

4.1 主导编制和协同配合有机统一

归档表的编制，档案管理部门不能大包大揽，不能完全由档案管理人员闭门造车地自己编写，这样写不出本单位归档表的特色。但是，档案管理人员在编制工作中占据主导地位，完全由各部门自行填写分表，也是不可取的。毕竟，隔行如隔山，各部门的兼职人员不可能短时间就掌握并看懂、理解懂档案专业术语，也不可能短时间就理解懂如何编制归档表。经常会出现，培训后，还不知道如何填写，还要反复找档案管理人员咨询的情况。因此，对于有可能扩展的条目，对于一些可能被各职能、业务部门忽视的条款，在归档表编制的从始至终，档案管理人员应该依靠已累积的档案专业技术知识与对各职能、业务部门的了解，主动地去找各职能、业务部门沟通，积极努力地去了解各职能、业务部门的主职工作，并提醒、督促、解疑、指导。这在归档表的编制中，是很关键、很重要、不可缺少的一个环节。如果有争议、有分歧，档案管理部门和各职能、业务部门可以反复多次沟通。只有档案管理部门和各职能、业务部门有机统一地协调配合起来，才能做好归档表的编制工作。

4.2 合理细化

10号令附件中“企业管理类档案保管期限表”的各条款是相对于全国范围内而言的。条款的“线条”相对比较“粗旷”。实际编制归档表时，应针对本单位的特色进行合理的细化。对照10号令和本单位各部门职责进行分析，將本单位业务范围内的内容合理有效地补充进本单位编制的归档表总表中。既要有本单位的综合性条款内容，也要有本单位专项工作的条款内容。对于10号令附表中过于笼统、操作性不强的条款内容需进行细化，并对新补充的内容设置合理的档案保管期限。

4.3 正确树立对归档范围的认识

有的部门，认为以前没归档到档案室的各部门自己保管的文件材料就不是档案的范围，编写档案归档表时不纳入。这种想法是错误的。这属于有业务工作而没有开展归档工作，是以前归档工作不完备的表现。这种不完备的做法，现在是需要改进的。档案管理部门要积极督促、监督，将以前没有归档到档案部门的相关文件材料内容补充加入，纳入归档表总表的编制范围内，为后续开展完善的归档工作提供依据。

4.4 努力排除归档表编制过程中的干扰因素

在归档表的编制过程中，各职能、业务部门填写归档表的分表时会出现以下问题，对于这些干扰因素，档案管理人员应努力排除干扰，把那些会漏掉的材料内容补充进归档表。

1）一些部门档案意识淡薄，有一定的“惰性”，认为档案工作不是本部门的主职工作，常常不填写什么内容，直接就把归档表的分表交回档案管理部门了，特色性的细化条目严重缺失，容易出现有业务工作，而不知道应归档的内容的现象。

2）各职能、业务部门里有的员工，把平时应归档的材料，看成是无足轻重的材料，或者直接当成无用的材料给处理了，不注意平时的收集归档。

3）有的部门认为有一份合同给财务报帐就行了，就算归档了，其它的应归档的相关材料就都自行保管或自行处理了，不归档。这种现象导致他们在填写归档表分表时，直接在分表上画“×”。这干扰了总表的编制。

4）对于归档表中有的条款，虽然涉及到有的职能、业务部门工作职责，但是这项职责工作还未深入开展，还未产生成套材料，部门在填写“归档表”的分表时，会直接在这项条款上画叉，这是不对的。档案管理人员应该从发展的角度来看待归档表的编制，把一些未来几年肯定会产生的，而现在已产生的材料还不多的条款都纳入编制的归档表中。

5 结论

综上所述，归档表的编制工作要以“突出本单位特色”为主，兼顾便于档案归档、整理及后续档案工作的开展。[1]归档表的编制工作要循序渐进，要有章法。只有这样，才能编制出充分体现本企业特色的归档表，才能让归档表切实发挥工具性、指导性、引领性作用，才能确保企业管理类文件材料被完整、有效、安全、齐全地归档，才能促进企业档案工作更好地向规范化发展。

参考文献

[1]闫爱凤.《文件归档范围与保管期限表》编制工作之我见[J].北京：经济研究导刊，2012，27：243-307.

作者简介

梁旭（1969-），女，硕士研究生，工程师，研究方向：档案管理。