浅析如何做好代建项目档案管理工作

摘 要：代建项目中档案管理工作的效用对于项目的整体实施与建设都会起到至关重要的作用，而要全面的对项目代建过程中的各种资料进行收集，就是對于代建项目工作提供的十分有效的保障。同时也是为代建企业提供更加完善的风险管理和预防机制。本文结合上海国际旅游度假区迪士尼项目外围基础设施建设代建项目管理工作，谈谈如何做好代建项目档案管理工作。

关键词：代建项目；档案管理；工作；决策

1 工程项目代建管理的优势

1.1 项目决策更加合理

使用代建制后，代建单位将通过专业性的咨询机构去完成相关前期报告的编制工作。前期工作是整个工程项目的重点，不仅要达到国家规定的标准和要求，符合相关的流程，还要与项目的后续工作相匹配。完成后的报告需按流程向各级主管部门报审，主管部门将聘请有关专家召开评审会议，按意见修改批准后的报告具有严肃性和权威性，确定下来的建设内容不得随意变更，并以此作为以后验收依据之一。

1.2 进一步提升管理和项目建设的效率

这种通过实际的招标形式来建立的代建单位的选择制度，不仅能够及时拥有一批技术水平过硬的专业人员，同时其对于大型代建工程项目的经验以及熟练程度也势必会对日后的代建项目管理工作作出一定的贡献。通过代建单位进行人才的选拔，从而确立起的工程项目的管理模式，也会对于日后的代建工程项目的整体效率起到极大的促进作用。而对于上海迪士尼项目外围基础配套设施建设这样的项目来说，工程项目之多，报批程序之繁杂，从项目管理工作的角度看也是有一定难度的，所以为上海迪士尼外围基础设施建设项目成立一家代建管理公司也是非常有必要的，这样不仅对工程的进度和质量可以从源头开始掌控，而这整个过程中的所有档案资料的收集也可以从源头开始，这样也能进一步提升项目管理和建设的效率。

2 代建项目档案管理工作中存在的问题

2.1 代建覆盖的范围不够广泛，代建管理单位的资质不足

首先来说，当前的代建项目的工作仍然处于一种初级的阶段，覆盖范围较为狭窄，同时所涉及的领域也不够完善，因而在实际的代建项目档案管理工作进行时，就会出现有各种问题亟待处理。对于政府来说，其所建设的基础性设施较为繁多，因而这些投入较大的项目就会涉及到城市建设的方方面面，这样就对代建项目的档案建设提出了较高的要求。但是在实际的代建项目管理中，由于其主要处于一种起步阶段，因此就需要较高水平的操作人员和技术人员进行相应的操作，而在实际的生活中能够符合这些条件的企业却少之又少。

2.2 代建管理工作易受建设单位影响。

使用代建的方式，虽然能够及时在合同中明确合同双方的各种规定，但是在实际工作中，其主要职责就是能够通过监督和协助的方式来构建起实际的工作流程。但是往往在施工过程中，代建工作还会遇到各种问题，最为主要的就是相关工作的实行必须要经过各级领导的确认才能够实现，但是这种层层责任的制度缺失会对于代建工作的工作效率产生一定的影响。代建企业又往往考虑以后的经营及客户满意度等，因此会顾及建设单位的意见。这样建设单位实际上也就变成了代建的上级单位，代建在其中就相当于参谋，为建设单位提供技术及管理建议，没有太大的决定权。代建管理在相关单位中的威信也受到了相应的影响，在开展代建工作中，还是容易受业主主观因素的影响，专业管理建议有的也很难完全落实，很难按最合理的建议去实施，给代建单位的管理目标实现带来了较大困难。

3 做好代建项目档案管理工作的对策研究

3.1 做好项目设计阶段的信息收集

设计阶段是工程建设的重要阶段，在此阶段中将会产生一系列的设计文件，其主要都是由政府相关部门进行相应的建设，工程投资规模的大小，以及相应的技术手段的各种规范化要求。同时其中施工要求和各种标准化规模都是实际项目的建设中的重要依据。在设计阶段，不仅要及时的确定项目的建设形式以及相应的设计图纸的水平，还要通过总进度的控制标准进行相应的成本控制和信息搜索。此阶段信息的收集范围广泛，来源较广，不确定因素较多，外部信息较多，难度较大，要求信息收集者要有较高的技术水平和较广的知识面，又要有一定的设计相关经验、投资管理能力和信息综合处理能力才能完成该阶段的信息收集工作。而对于迪士尼乐园外围基础设施项目来说，设计图纸之多，版本之多也是少有的，这就需要档案编制与管理的人员和相关人员的做好配合和甄别工作，保证档案图纸的准确性和有效性。

3.2 项目施工招投标阶段信息的收集

作为一项以政府作为核心的代建项目来说，其招标的过程就是一项极为重要的环节，同时，受到当代人情关系的影响，就使得这个环节变得更加的需要公开与公正。在本阶段进行相应材料收集的时候，除了要求相关人员充分了解当前代建项目的具体信息以及相关领域之间的联系之外，还要要求其熟悉在招标过程中所涉及的一系列的规章制度以及行业准则，同时还要对于合同范本等有一个明确的了解。这样在充分对于工程项目进行了解的同时，就更加能够对于代建项目的汇总的招标阶段的各项工作作出积极的准备。而迪士尼项目外围基础设施建设项目的工程之多，招标量和工程量之大也是少有的，这就意味着项目在施工招投标阶段信息的收集是多么的重要，不仅要细还要全，而对于迪士尼项目外围基础设施建设项目的建设来说，招投标阶段的标书版本也是非常多的，所以这个时候也需要档案人员与各相关单位与部门做好沟通和衔接，确保招投标文件的版本及时更新和合同内容的准确性。

3.3 工程施工阶段的信息收集

1）及时对于施工单位的具体工程规划有一个明确的了解，通过档案形式的检查和管理办法，能够及时对于各阶段的工作进度以及计划有明确的把控，对于施工进度以及预定的施工完成日期进行合理完善。根据当前的市场价格的浮动，对于当前的人工使用，机械使用以及材料投入等生产成本的相关问题进行讨论，对于资金的明确去向有更加明确的掌控。这是监理单位实行监督的重要依据，也是代建单位对项目总控进度控制的节点控制依据和对资金使用控制的预算依据。

2）对于具体工程施工中的资金流向一直是企业以及其下属部门所关心的问题，因而在实际的代建项目进行的过程中，就要及时对于工程款项的支付证据以及各项支付指标进行考核，这在一定程度上能够及时避免经济方面的纠纷以及保障工程项目的顺利实施和进行。在以政府进行的代建工程项目中，由于工程款的批放是经过多种流程来进行的，因此，实际的审批流程会对于工程款的支付起到极大的影响。在进行款项的明确过程中就要及时对于各个支付环节以及资金流向都有一个明确的把握，而工程款支付台账的建立，是代建项目管理的重要环节，也是及时了解项目投资控制及对各施工单位进行管理的重要依据。

3.4 项目竣工阶段信息资料的收集

主要包括如下内容：

1）工程准备阶段文件，如：立项文件、建设用地、征地、拆迁文件，开工审批文件等。

2）竣工验收记录文件，如：工程项目进行时进行整体的验收申请，对于单位的工程质量及时进行抽查、核查，及时检验出各种隐患，同时对于各安全相关问题和功能进行有效的保障，对于核查的结果进行全面的记录，以方便日后的核查，同时还要对工程质量验收记录、纪要、建设工程竣工验收报告、竣工图、项目委托单位（业主）对工程项目质量验收认可文件或有关会议纪要等。

4 结束语

综上所述，在项目的基本代建期间的各项工作都采用严格的管理办法，从而能够实现最大化的监控力度，进而对于工程项目的整体质量和建设都有极为重要的意义。同时其也是及时有效的保障工程档案完整，并合法、合规完成档案编制、进馆的切实可行性的又一有效手段。

参考文献

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[2]路江丽.如何提高重大建设项目档案的案卷质量[J].科技信息，2010（29）.

[3]许志娟.试论计算机网络技术在档案管理中的应用[J].湖北成人教育学院学报，2011（01）.

作者简介

王燕青（1988-），女，汉，上海，专升本本科学士学位，上海申迪项目管理有限公司，档案管理。