探析档案数字化建设与发展

钟美瑜

摘要档案数字化建设的社会背景就是网络信息时代，将网络环境特性和档案管理组织机构服务特点相互结合，深入研究并分析档案工作的发展十分有必要。在这种情况下，文中把档案的数字化建设当做重点研究内容，针对与其相关的问题展开深入地研究与分析，希望能够提供有价值的参考依据。

关键词档案 数字化建设 发展探析

伴随数字化技术的快速发展，我国数字文件的数量显著提-高，为档案数字化管理的工作也备受国内大部分专家与学者的重视。基于此，数字化档案的发展也将成为档案工作未来的必然趋势，有效地转变了档案工作人员自身的思想。所以，针对档案数字化的建设以及发展展开进一步地探究十分有必要。

一、档案数字化建设概述

（一）基本内容

新时期背景下，档案的数字化建设与发展一般可以涵盖两个不同的层面，具体表现在目录数字化与全文数字化。其中，目录数字化具体指的是通过对档案著录标引的应用，科学合理地制定目录数据库结构，而全文数字化指的则是对档案的全文以图像文件的方式保存，或者是通过光学字符技术识别完成保存。

通常情况下，档案数字化工作的开展，其主要包含的内容可以细化成三个不同的部分：

首先，档案资源整理的数字化。具体指的就是借助数字技术，通过数字化形式保存档案信息，确保电子文件的规范性，增强办公自动化效果。

其次，档案数字化信息资源库。主要的功能就是维护并升级档案信息软件。

最后，在有效构建数字化档案信息网络的过程中，应将档案信息的内容上传至互联网当中，这样就能够在网络的作用下实现档案信息资源的全面共享。作为用户即可借助开放式网络检索国内与国外档案资源。

（二）具体特点

众所周知，档案数字化的应用建设不可或缺的载体就是现代技术，能够对国家或者是社会当中具有较高保存价值的文字、图表以及声像等予以保存。特点一般表现为四个方面：

1.识读信息的非人工.胜。在档案数字化建设应用的过程中，数字代码是记录的主要形式，通过对计算机软件程度的应用达到解碼的目标，并且恢复到初始状态加以识读。

2.系统的依赖性。管理档案数字化的过程中，必须充分利用计算机软件系统，将系统作用充分发挥出来。如果面对计算机软件系统和原有系统无法兼容的情况，要及时采取调配的措施，确保档案信息内容可读。

3.信息内容易变性。如果全新计算机系统与程序无法实现解码，原有信息资料被删除的几率会更高，但这同样也是档案信息管理工作中无法规避的问题。

4.其他特征。对于档案数字化应用建设的过程来讲，其他的特点具体表现在档案信息的可流动性方面，而且信息和媒体还能够有效集成。

二、档案数字化建设中存在的问题以及解决措施阐释

（一）档案资源数字化建设优化取舍

较之于传统的纸质档案文件，数字化档案的运用在资源使用、文件保护与文件检索方面的优势显而易见。在馆藏海量资源中，实现所有资源的数字化建设并不是必要工作，不仅会消耗大量的人力与财力，浪费的情况也时常发生。

针对以上问题，在开展档案数字化建设的过程中，应遵循基本原则，科学合理地选择并确定需要实现数字化的馆藏档案原件。在实践过程中，应保证珍贵、重点与特色档案优先实现数字化建设，特别是与档案馆特色以及文化相吻合的档案资源，将其当做数字化建设的优先对象。

（二）档案数字化文件忠实还原原件

全面建设纸质档案的数字化建设目标有两方面：一方面，为永久保存档案，其一就是借助数字化载体将纸质原件进行替代，达到长期保管目标，其二则是针对关键性纸质原件予以复制保管，以实现数字化复本的目标。另一方面，便于读者的利用。在利用过程中，可以细化成两种类别，即网络化利用与非网络化利用。而网络化利用也是数字化建设的目标，非网络化利用通常被应用在重要文献发行与出版领域。

在建设档案资料数字化的过程中，明确指出要保留档案原有内涵，偏差与出入都是不允许出现的，有效地规避对于档案使用价值的负面作用。为此，在档案的数字化建设方面，要将档案资料内容真实地体现出来。在此基础上，档案数字化建设还要严格遵循《数字化加工规范》具体要求，并将其当做重要的参考依据。对档案数值化制作方面，扫描选择使用的分别率应为bit真彩并超过300dpi。另外，在选择保存格式方面，最常见的是JPG格式，如果在光盘中保存，需选择使用DJYU的压缩格式，进而将档案进行高清还原，使得实际显示的音像或者是图像都和原有档案资料保持一致。

（三）数字档案保存技术应用

基于信息化建设的深入推进与电子政务发展，档案信息化建设工作随之开展，特别是声像与数字化档案数量不断增加。其中，光盘的保存方式能够确保较大的存储量，而且价格不高，使用的寿命较长，实际的应用便利，为此在长期发展的过程中成为档案系统应用最普遍的电子数据存储方式。但需要注意的是，使用光盘对电子档案存储的过程中，还会遇到光盘选用指标与数据刻录方式等诸多问题。

基于此，在档案数字化建设的过程中，要保证数字档案载体光盘的合理选择，在归档方面使用档案级光盘，积极开展光盘数据的安全监控工作，以保证全面监管光盘的性能以及相关参数，增强光盘当中的档案数据安全水平。在此基础上，应积极构建数字档案长期保管与维护的数据仓储TDR系统，将数字仓储与保存领域国际标准要求合理地选用OAIS参考模型，从而确保数字档案资源保存的时效性。

（四）人工校对问题与解决措施

在档案数字化建设的过程中，对扫描技术、存储技术以及多媒体技术等相关高新技术进行了合理地运用，使得不同类型档案载体资源能够向数字化信息方面转化，但在实际转化的过程中，受到操作系统偏差因素与工作人员失误因素的影响，直接影响了档案资料的真实性。

针对以上问题，在纠偏时应借助人工抽检与补充的方式。在文字档案数字化建设方面，在OCE识别技术的作用下，将扫描图片有效地转变成双层PDF。但因为OCR识别技术对纸质档案的要求相对较高，所以如果纸质档案的保存时间较长且保存效果不理想，那么在识别率方面也不会取得理想成绩，对检索的质量与效果带来严重的影响。基于此，应将人工校对和OCR识别技术有机结合，如果文字无法被OCR识别技术识别出来，应通过手工方式著录。这样一来，就能够保证文献全文的检索效率得以提升，缩短了实际消耗的时间，一定程度上增强了档案数字化建没效率。

三、结语

综上所述，在档案数字化应用建设方面，主要是对多样化现代技术予以应用，实际的资金投入较大，且开发周期长，具有一定的复杂性。在这种情况下，有必要加深对档案数字化应用建设的探索力度。但在实践过程中，档案的数字化建设始终存在一定的问题需要解决，为此，应始终秉承积极向上的态度，对档案数字化的建设内容以及特点形成正确地认知，并且综合考虑其中的问题，科学合理地选择具有一定可行性的解决策略，最终达到全面建设档案信息化的发展目标。