军工单位要规范化建立保密管理工作档案

刘 尧

保密工作与保密管理档案联系紧密，随着新《武器装备科研生产单位保密资格认定办法》和《武器装备科研生产单位保密资格标准》的发布，保密管理工作档案显得更为重要。

作为军工单位，保密管理工作档案是开展保密管理工作的“全貌”，是“保守国家秘密慎之又慎”的重要体现。规范化建立保密管理工作档案，对军工企业发展具有深远意义。

建立保密管理工作档案存在的问题

保密管理工作档案，广义上是军工单位行政管理工作档案的一部分，狭义上是从事国家秘密事项而产生的保密工作业务的真实反映，是军工单位保密资质认证所需的原始记录材料和依据，是企业发展建设过程中不可或缺的重要保障。规范化建立保密管理工作档案，对单位发展显得尤为重要。随着保密工作地位和战略价值凸显，保密管理制度已渗透到单位管理的每一个环节，保密管理不断完善和加强，保密工作档案的完整、准确、无误，也成为科研管理过程中的重要保障。但在规范建立保密工作档案上目前还存在不少问题。

档案记录重视不够。对保密工作档案意识较弱，有人认为只要不影响开展军工业务，档案可以不需要保留。他们对需经手的各种保密管理记录不以为然，常常忽视办理各类保密管理审批事项或登记保密管理台账。这必然给涉密事项带来隐患，可能给企业发展带来很大风险。

档案分类杂乱无章。保密管理包括保密责任、归口管理、保密组织机构、保密制度、保密监督管理和保密条件保障六大方面，这些工作将产生大量的保密工作文字材料，在对这些材料进行归档分类时，难免会遇到档案分类次序、材料存放顺序等问题。如果没有系统性、规范化的分类档案，势必会造成前期收集、整理档案工作的功亏一篑。

档案材料残缺不全。保密管理要求，保密工作档案要能全面反映保密工作开展情况，应完整、真实、详实。实际上，有些单位在保密管理审批方面存在未审、漏审、错审等现象，很多人在收集、整理保密工作档案时，未严格对照保密管理各个方面要求进行把关，这往往造成档案记录的流失，严重逃避了保密管理责任。

加强保密管理工作档案的对策

为确保保密工作档案完整、详实、无误，给开展保密工作提供坚实的基础，需要建立规范化的保密管理工作档案。

提高工作人员的素质和技能。保密管理工作是一项专业性非常强的工作，有一套非常完善、严格的制度要求，建立保密工作档案同样如此。档案的规范与否直接关系到单位工作是否顺利开展，而建档人员的工作效率、工作质量、工作技能和工作态度等，又直接影响到保密工作档案的好坏。因此，要提高工作人员的技能和素质，使其有严谨的工作作风，积极发挥其主观能动性，变被动收集材料为主动收集材料，及时、准确、全面、周到地建立保密工作档案，确保每份材料记录都做到手续清楚、符合流程。

对“标”分类。要围绕“一个标准”，实现“三层分类”，也就是紧密结合军工单位开展保密工作的特点，按照《武器装备科研生产单位保密资质认证标准》的要求，参考《档案法》，对保密管理档案进行分类，对档案外部目录和档案卷内信息进行编号、贴标。我们提出用“六分法”对保密管理档案进行归类，即6个大类、28个中类和58个小类，就是将《标准》的要求，彻底融入档案，使档案精细化、规范化、具体化，形成完整的档案系统。第一层次：“6个大类”，即《标准》的六大方面。第二层次：“28个中类”，是《标准》根据六大方面内容，初步分解后的项目。第三层次：“58个小类”，是档案最详细记录材料的体现，是规范档案的重要内容，单位可根据实际情况进行取舍。这样分类的好处在于，确保档案的全面详实、编排有序、使用方便，也利于单位查漏补缺，不断完善和加强保密管理。

严格梳理。保密管理档案的基础在于“58个小类”的材料，在于日常保密工作记录的积累。梳理的目的就是对最终收集汇总的“58个小类”的材料进行严格把关。每个单位都会对保密管理各方面工作确定相应的制度，规定相应的审批手续，使保密工作有章可循。但再好的制度都要人去执行遵守，要开展好保密工作，建立好保密工作档案，更重要的一条就是要核查，要防微杜渐。特别是涉密文件资料材料归档，要按照《保密法》的要求，对制作、收发、借阅、传递、使用、销毁等各个环节的保密管理措施，进行核查，保障各项制度和措施落实，充分发挥保密工作档案作用。

用信息化手段提供安全保障。保密工作与信息化的融合逐步得到加强，将保密工作档案信息化是管理的趋势，但信息化也存在一定的弊端。一方面要求信息极度安全可控，另一方面要保障计算机终端运行速度快、程序有效。而我国信息产业起步较晚，防范能力较弱，在很大程度上依赖于国外的产品和核心技术，使我们的信息安全处于被动状态。因此建议采用电子化和纸质化相结合的方式，实现双向建档方法。可以有效提高保密工作档案的安全程度，有利于长久保存。

做好保密工作档案的几点想法

保密工作是事关单位、国家大局的一项工作，来不得半点马虎。建立保密工作档案是保密工作的重要内容之一，在做好保密工作的同时，更要加强保密工作档案的保存，要充分发挥档案的作用，使档案工作促进保密工作，达到“双赢”。

一方面，仍需加强保密工作档案的交流。保密工作人员在档案方面的培训较少，大多数属于“半路出家”、边做边学，应该多开拓视野，促进知识更新，学习新的技能和手段，这样才能避免建档时浪费人力、物力，达不到效果。

另一方面，要加强档案管理的标准化。仁者见仁，智者见智，对于保密工作档案，同样会有差异化、多样化的特点，这就需要有一个完善的、既定的标准要求。标准化是规范化的关键因素，是做好保密工作档案的重要保证。

最后，要充分利用信息化。用专业服务器代替普通计算机，不仅扩大了计算机存储空间，也能在一定程度上保障信息安全。如果保密工作档案也能在服务器中以电子化手段来实现收集、归档，将大大提高工作效率。（中国电子科技集团三十四所）