大数据时代企业档案信息资源建设的思考

刘婷婷

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674—1145（2018）3—193—01

摘要 本文首先从缺乏完善化建设体系、相关人员重视不足、信息资源安全能力薄弱三个方面入手，简要分析了大数据时代下企业档案信息资源建设中存在的问题；其后，围绕做好体系优化工作、提高人员专业素养、强化信息管理安全性三个角度，重点研究了大数据时代企业档案信息资源建设的可行发展策略。

关键词 大数据时代 信息化建设 企业档案信息资源

随着社会水平和科技水平的不断发展，企业档案信息资源的阅读方式和管理方式在数量、速度、空间等多个方面均发生了巨大变化，并仍呈现出不断完善、成熟的积极趋势。在这样的形势之下，我们有必要对大数据时代下的企业档案信息资源建设进行分析研究。

一、大数据时代企业档案信息资源建设中存在的问题

第一，缺乏完善化的建设体系相支持。从当前来看，虽然大部分企业已经进行了一定程度上的信息化档案管理建设，但仍在体系上存在些许的缺陷问题，使得最终的建设效果并不尽如人意。其主要体现在两个方面上：首先，信息化档案的馆藏门类较为单一、片面，企业现有的档案无法全面、立体地反映出某一资料内容；其次，信息化档案服务的实际性和时代性不强。当前人们查阅档案的方式仍以档案室手动查阅为主，与当前网络化、线上化、交互化的时代发展和应用需求有所背离；第二，档案信息资源的安全能力较为薄弱。在当前大多数已经采取数据化、信息化发展措施的企业档案管理工作当中，相关人员更加倾向于档案的采集、整理和保存，而并未对数字化档案信息的网络保护加以重视，这在无形中增添了很大的信息泄露和损坏风险。

二、大数据时代企业档案信息资源建设的可行发展策略

（一）做好企业档案信息资源建设的体系优化工作

第一，从档案信息资源的数量和质量入手实现优化。为了解决企业信息化档案馆中馆藏门类少、档案“含金量”低的问题，相关人员首先要将档案信息资源体系建设建立在大数据技术的基础之上，对企业整体经营发展中产生的所有信息进行分类化、细致化的集约管理。例如，在某采油厂的信息化档案建设工作中，人员首先对当前的企业馆藏情况进行了核实清查，并建立起专门的档案采集团队，对厂内18个基层单位、6个档案门类进行了集约整理，最终获取到52万件、10万卷图片、文字、视频等多种形式的档案资料，并据此应用了云数据库上传、异地备份等大数据信息管理技术，在很大程度上消除了档案资源时效性低、涉及范围狭窄的劣势情况；其次，在保证企业原有馆藏资源完整全面的前提下，相关人员还应加大面向社会的档案征集力度，借助网络上可用的大数据资源和信息化资源交流平台，进一步丰富档案信息的采集渠道，并提高企业档案信息资源建设的社会影响力。

第二，从档案信息资源服务的先进性人手实现优化。档案信息资源体系建设具有较强的综合性和全面性，企业不仅需要构架出基本的数字化档案信息管理系统，还应实现办公、通信、资源计划等多种配套系统以及手机APP、云端数据库等多种网络工具相支持。同时，在当前大数据技术蓬勃发展的时代背景下，数字化、电子化档案信息已经成为了企业档案管理工作的必要发展方向，相关人员在工作过程中必须要积极、实时地了解分析现代人们的信息浏览方式，及时发现传统档案管理工作与信息时代发展之间存在的冲突问题，从而创新化地推出微信公众号、QQ部落、官方微博平台等人们常用的档案查看和利用方式，实现档案信息资源建设的创新化发展。

（二）积极提高相关人员的综合专业素养

首先，相关人员的工作意识、服务思维、专业素养将直接影响到档案信息资源建设与利用的整体水平。所以，作为大数据背景下的信息服务工作者，档案信息资源管理人员在积极提升档案管理知识储备、调查档案市场整体情况的前提下，要积极融入到“信息时代”当中，对计算机系统操作、网络安全风险防护等岗位相关技术实施灵活有效的学习和掌握，进而保证自身工作素质与现代化档案信息资源建设之间的匹配性。此外，企业管理者还应重视到当前档案管理团队中存在的老龄化问题，加快引入或培养档案学、情报学、信息管理学等专业出身的年轻工作人员，使其成为团队发展的骨干型后备力量，以保障信息服务团队的活力。

（三）切实强化档案信息资源的管理安全性

与档案信息资源数据化相伴而来的，便是相应的网络风险和设备风险。对此，相关人员应建立起“软硬兼施”的档案安全保障体系，具体来讲：首先，应加强对硬件设备的保护，定期进行设备及其线路的检查维修工作，及时更换存在故障、老化、卡顿等问题的设备设施，为档案信息数据化管理的运行稳定性做出保障；其后，为了防止重要档案的损坏或泄露，企业还应建立起先进的网络安保团队，并采取出档案中心网关加密、启用防火墙模块等措施，以此提高网络系统的安全等级，从而有效抵御黑客攻擊、木马病毒等外部侵害。

三、结语

总而言之，在大数据技术的时代背景下，企业档案信息资源管理工作只有积极做好现代化的创新优化，才能更好地实现稳步发展。由本文分析可知，数字化、电子化的档案信息资源在为企业带来新机遇的同时，也存在一定的网络安全风险和管理体系需求。对此，加强企业档案管理团队的专业性，完善档案信息资源体系建设的系统支持，能有效使企业的档案信息资源管理建设与大数据时代实现高水平契合。