IE思想与办公信息化系统集成应用的案例

涂商彬，高佳宇，葛阳



IE思想与办公信息化系统集成应用的案例

涂商彬，高佳宇，葛阳

（陕西重型汽车有限公司，陕西 西安 710200）

通过具体实战案例探讨IE与办公信息化系统在日常运营中应用，达到降低人力成本、提升工作效率以及规范作业标准的目的。

IE；运营效率；办公信息化

引言

随着经济的发展、科技技术的进步以及国家推进产业转型升级的大趋势，企业在应用信息化程度越来越高。信息化是培养、发展以计算机为主的智能化工具为代表的新生产力，具备信息获取、信息传递、信息处理、信息再生及利用的功能，并以现代通信、网络、数据库技术为基础，对所研究对象各个要素汇总至数据库，依据用户要求对数据处理，供指定人群使用、决策的有机整体。在与企业的使用、融合及发展过程中，又形成了许多细分类型，可概括为办公类、专业类及辅助类等，其中贴合性最好应用的体现为“无人化工厂”。充分将各类资源利用、信息传递及人力成本等使用到最优，但在一些自动化程度要求不高、多人员或多部门协作等领域，却存在各信息孤岛、管理冗沉的问题。国家工业的基础在于制造，制造的根本就在于设计及创新，IE作为一门系统性的学科，在各种专业性改善方法及提升模式外，其核心是改善的思想和精神，在与企业管理模式及生产运作的结合中，其发挥主要功效：第一是绩效管理；第二是价值工程；第三是运营管理（包含资源的分配评估及资源的有效运用）。为此，在企业的特定运行环境下，应用IE与办公信息化集成去解决生产运行效率的问题是目前值得探讨的一项问题。

1 案例描述

1.1 改善前运行模式

此次以全员自主提案管理流程为切入点，下图是流程图。

改善前一份车间员工提报的提案需经班组长→车间→班建委→各对口科室（8个）→班建委，过程经部门、人员较多，且整个管理流程为纸质、人工传递。

1.2 问题诊断

1.2.1 每月需审核自主提案约200份左右，每项需按流程管理且现场验证

1.2.2 设置专人负责此项工作

负责对纸质提案的合理性、资料完成情况审核，将各项提案分类、传递至各归口科室二次审核，将二次审核提案存在异议、协作等情况予以协调，以及对提案进度提醒、完成情况核实，最后将完成提案统计、分析、公示及奖励。

1.2.3 此项工作大部分时间及精力集中在工作沟通、提示及纠错上

工作附加值低，表现在时间拖沓、沟通效率不高等。

1.2.4 纸质版在传递、审批、统计过程中存在丢失、失真、损坏及多次查阅等问题

1.2.5 各管理层级较多，存在主观臆断、推诿等管理问题

2 IE及办公信息化系统开发起到作用

优秀的管理模式是在遵循系统原则、整分合原则、权变原则，责、权、利统一原则上，结合规范化、标准化及防错功能的前提下，通过科学方式打造出来的。目前企业均不同程度开发、使用信息化系统协助管理，但在实际中确反响不一。

2.1 构架及运行模式分析

2.1.1 功能模型分析

通过对全员自主提案整过程分析，经讨论在具备基础功能外，确定需具备以下主要系统功能。

◆权限管理不同职务权限、审批权限、构架调整权限、最高权限等

◆ 防错功能 信息不全、漏填等不传递下一层；信息错误无法填报等

◆ 数据采集 信息收集按照程序要求或按月、分工段等维度生成数据等

◆ 数据分析 依据工作要求生成不同图标及数据等

◆ 数据传输 按照要求可对系统人事库进行标准表格导入或生成标准化图表导出等

◆ 检索功能 可按照时间、车间、工段、班组、人员、编号等不同维度检索

◆ 提示功能 系统自动发送企业内部邮箱提升责任人审核、审批进度提示功能

◆ 痕迹管理 过程中审批人、时间等信息实时显示；否决及流转事项增加反馈意见

◆ 纠偏功能 管理员可对细分类型纠正、调整、改变流程

2.1.2 信息系统构架分析

在满足以上系统功能的前提下，需结合以下信息构建新系统的流程。

2.1.3 信息化系统的选择

考虑系统的使用、后期维护，采用SSH框架，Mysql数据库自主开发系统，程序语言为Java，主要原因为程序简单、上手快、便于模块化集成。同时，考虑后续办成程序开发，便于后续新开发程序的模块化嵌入。为便于后续维护，将办公室一台主机增加硬盘容量、升级了CPU作为服务器主机。

2.2 业务流程再造

通过实现办公信息化的管理，可在流程中完成过程传递、纠错等功能，为此可大幅减少过程管理的成本，提升管理的效率及失效性。

2.3 系统构建及使用

整体程序利用办公室电话及人员自主开发，经4个月时间程序投入使用。

经为期一个月的使用测试，在局部小调整下原有管理模式切换至信息化办公。

2.4 项目收益

表1 改善前后项目收益对比表

以上是全员自主提案管理实现信息化管理的项目收益。

2.5 公示及标准化

2.5.1 公示激励

每月对全员自主提案公示，全体员工可通过系统查阅所有提案信息。

2.5.2 岗位作业指导书标准化

表2 工业工程岗位工作量分析表

将管理此岗位岗位作业指导内容调整，结合工作量分析法对此岗位工作时间标准化。

3 价值延伸

在收获此次全员自主提案管理流程改善的前提，经过两年的运行及业务拓展，陆续将全员培训、定置管理、班组长聘任等5个职能管理流程完成办公信息化的开发及流程的再造。在获得效率提升及标准化的固话的同时，团队得到了锻炼及提升。

3.1 其他收益

通过比照全员自主提案办公信息化的开展，部门内建立了一下办公信息化管理流程。

表3 办公信息化业务板块管理图

4 案例思考及心得

经过此次办公信息化系统的实践证明企业实现信息化是企业必经之路，同时实现智能型、职能型、系统型等综合功能的信息化系统是未来发展的趋势，部分心得如下：

◆ 关注网络信息化安全及稳定性。

◆ 中、大型企业应具备自主开发的能力，并随着业务的改变实现动态调整。

◆ 开发人员具备一定的业务背景，贴合企业的管理，并以绩效、效益为导向开展。

◆ 具备公司信息化系统整体构架能力，考虑集成CRM、MES、SCM、WMS等信息化系统的综合集成及数据传输、消除信息孤岛及信息损耗和不兼容，持续延伸系统管理的价值链。

[1] 易树平.基础工业工程.机械工业出版社,2007.

Cases of Integrated Application of IE Thoughts and Office Information System

Tu Shangbin, Gao Jiayu, Ge Yang

( Shaanxi Heavy-Duty Automobile Co., Ltd., Shaanxi Xi’an 710200 )

To achieve the goal of reducing labor costs, improving work efficiency and standardizing operating standards, through specific cases exploring the application of IE and office information system in daily operation.

IE; work efficiency;office information

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1671-7988(2018)21-326-03

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涂商彬，就职于陕西重型汽车有限公司。

10.16638/j.cnki.1671-7988.2018.21.114