新时期高校二级学院办公室管理服务探析

陈艳

一、高校二级学院办公室的作用

1.协调作用

高校二级学院办公室主要职能是通过协调，协助领导做好各项管理服务工作。学院的许多工作是由办公室进行组织，协调学校各部门、各学院资源，协调学院内所有管理服务人员和教师，充分调动积极性，科学安排，及时有序地处理各种烦琐的事，保证学院管理服务工作正常运行。

2.服务作用

高校二级学院办公室平时主要服务的对象是广大师生，服务的范围涵盖学院内外，服务的内容包括行政、人事、财务、外联等各项任务。面对众多的人和事，高校二级学院办公室的工作量巨大，且需要通过良好的服务，让全校师生满意。

二、目前高校二级学院办公室存在问题

1.缺乏有效的管理规章制度

高校二级学院办公室仍然沿用原有的、过时的规章制度，没有按照新时代教育的要求制定相适应的规章制度，原有的工作机制不能适应当前的新形势，没有创新性，与实际工作情况不相符合，影响了学院的工作人员的积极性、创造性及主动性，使学院的工作效率、工作质量、师生对学院工作的满意度大大下降。

2.工作目标较模糊

许多高校二级学院办公室的工作职责较模糊，一直没有研究制定出相关的工作职责范围，使高校二级学院办公室的工作人员凭经验工作，工作能力难以发挥，开展工作困难，造成工作效率和质量不高。高校二级学院办公室工作人员只有在清楚知道本部门的定位、明确工作职责情况下才能做好工作。

3.没有树立良好的服务意识

高校二级学院办公室的工作人员平时工作状况是任务重、时间急，思想上服务意识较淡，缺少服务的主动性，造成有时对待工作的热情不高，对服务对象态度淡漠，具体工作不够认真细致，使服务工作效率低下，不能满足师生的服务需求，甚至造成不良影响，影响学院的形象。

4.需提升管理服务人员专业知识

高校二级学院办公室起着衔接的作用，是学院中一个重要的部门。要做好高校二级学院办公室管理服务工作，需要安排数量充足、敬岗爱业、能主动为广大师生热心服务、具有复合型知识的工作人员，这样才能满足工作的需要，才能让师生满意高校二级学院办公室的管理服务工作。但现实中高校二级学院办公室部门人员在数量上严重不足，每人都身兼多职，忙里忙外，没有充足的时间再去学习相关知识、参加各种培训来提高个人素质，也就不能更好地服务全校师生了。

5.需要提高办公室信息化管理服务水平

科学技术的发展使计算机技术和网络技术得到空前的发展，这些技术已在高校的各个方面被广泛普及和使用，对管理服务工作起到了很大的作用。然而许多高校二级学院办公室的管理服务人员对相关知识掌握不全面，操作使用仍然不熟练，有不少困难，这在一定程度上降低了工作效率，影响了工作质量，使管理服务工作处于较低水平。

三、提高高校二级学院办公室管理服务工作水平的对策

1.提高高校二级学院办公室工作人员的综合能力

工作人员需具有较高的执行能力。高校二级学院办公室是学院与学校上级部门互相联系的纽带，是学校与学院相关任务的最终组织与执行部门。所以高校二级学院办公室工作人员在工作过程中首先要吃透相关文件的精神，充分理解相关工作的含义，按照相关要求精心组织，在执行过程中认真、细心，使学校的工作要求最终落实。

工作人员需具有较高的协调能力。办公室平时工作接触面比较广，处理的事比较多。有的事情较简单，工作人员会很快、很容易处理，但有些事情比较复杂，难处理，涉及学校多个部门、多个学院，这就需要工作人员具有较强的协调能力，与学校相关部门、学院沟通，找到解决问题的方案，使事情圆满解决。

工作人员需具有较高解决问题的能力。在平时工作中，对待不同的任务需要采用不同的工作办法。除了一般性的问题，工作人员在处理棘手问题时需冷静地分析问题，从问题中找出与之相关的线索，形成解决问题最合理的方案，顺利地完成工作任务。工作人员在平常的工作过程中要不断总结、不断学习、不断实践，提高自己的分析能力和判断能力，使自己的工作能力不断增强。

2.提高高校二级学院办公室工作人员的服务意识

要做好高校二级学院办公室的工作，工作人员首先要热爱学院办公室工作，在工作中转变理念，变管理为服务，树立为全校师生服务的意识，认真做好每件服务师生的事，热情接待每位师生，耐心回答每个问题，当场能解决的事情现场完成，提高办事效率，对由于种种原因不能立即完成的事情，要做好解释工作，说明原因，并将事情记录下来，给出答复时间。然后进行协调沟通，在约定时间内给出答复，让师生对学院办公室的工作满意和放心。

3.制定完善的高校二级学院的相关规范制度

制定合理规范的高校二级学院办公室工作制度是做好办公室管理服務工作的基础。办公室工作人员在走访调研的基础上，根据学院的自身特点，制定出一系列规章制度和办事流程，然后公开征求广大师生的意见，根据大家反馈的合理建议对原规章制度和办事流程进行修改定稿，最终形成大家认可的规章制度和办事流程，并及时在多个场合公布，接受师生的监督。有了相关规章制度，办公室工作人员的工作有章可循，形成行为规范。办事流程的制定，让来办事的师生知道办事的具体过程，也使工作人员的管理服务有了标准，使工作过程清晰透明。

4.高校二级学院办公室管理工作要有创新意识

现在高校的发展很快，各个高校都在提高办学质量，扩大自己的影响力。而要让学校在全国众多的高校中处于前列，就必须进行创新。学校要创新，学校各个二级学院都要步调一致地进行创新，才能完成学校的创新。高校二级学院办公室是学院创新工作的领导者、组织者，所以高校二级学院办公室工作人员要通过学习和培训，总结工作中的经验，丰富自己的思想，拓展自己的思维，提高自己的创新能力，做好本职工作，为学校的发展出一份力。

5.深入校园了解师生的实际需求

高校二级学院办公室的工作人员在平时工作中要不定期地走出办公室，深入师生当中与他们交流，了解实际需求，及时解决他们遇到的问题。同时向师生征求他们对学院工作的建议及想法，学院办公室工作人员在调研后要立即解决相关问题，从而更有效地做好管理服务工作。

四、结语

高校二级学院办公室的管理服务工作不是一成不变的，总是随着高校的发展不断改进、不断创新的。对高校二级学院办公室管理服务工作进行研究，探索提高管理服务的方法，提高管理服务的质量，更好地服务于广大师生是高校二级学院办公室管理服务工作的重要课题。

参考文献：

[1]张晓玲，黄小丽. 校院两级管理模式下的二级学院办公室协同管理研究[J].教育教学论坛，2017（50）：15-16.

[2]郝 炯，程三宝.新形势下高校二级学院办公室建设的思考[J].大学教育，2017（6）：175-176.

[3]姜晓琴.新时期高校二级学院办公室管理建设探析[J].四川省干部函授学院学报，2018（1）：114-116.