中职学校档案管理现状及对策探析

井伟

济宁市技师学院 山东济宁 272000

1 中职学校档案管理现状

1.1 档案管理制度问题

由于中职教育中对档案管理重视不足，使得很多档案管理人员在实施档案管理过程中存在无法及时收集和整理资料，档案管理内容不全面以及档案文件装订不规范，借阅和保管制度不完善，保密制度不健全等问题。归根结底，造成这种情况的一个重要问题在于档案管理制度不健全。此外，虽然部分中职教育档案管理中制定了一些管理制度，但是在实际的落实过程中存在执行不到位等问题，这也极大地影响了档案管理工作的效果[1]。

1.2 中职学校档案管理信息化水平较低

档案管理工作往往无法得到中职学校的重视，所以在资金、人力、物力方面投入比较少，其中关于信息化建设方面的投入更少，导致信息化水平低下，主要体现在这些方面：没有根据中职学校档案工作的特点，建立对应的档案管理系统；没有配置对应的信息化设备；没有建立相应的信息化管理与维护团队；其中部分档案没有及时扫描上传，在使用的过程中，只能通过查阅案卷目录进行查找，手工进行检索，其效率低下，不利于当前档案管理的发展。档案信息化建设资金投入比较大，对于很多中职学校来说具有一定的负担，难以承受或者有心无力。目前，很多中职学校只是建立了初步的信息化档案管理体系，将其中一部分基建档案的图纸进行扫描，形成了电子版档案资源，但是还有很多档案信息依然以实体形态进行保存。

1.3 档案管理人员问题

在现阶段的中职教育档案管理中，影响档案管理成效的一个重要因素为档案管理人员问题，具体表现为档案管理人员整体素质偏低。农广校中职教育主要面向于成年农民群体，教育教学条件比较差，相应的档案管理人员素质整体偏低。特别是其中有许多档案管理人员没有接受过档案管理的系统化学习，甚至没有接触或了解过最基本的档案管理业务。比如，档案管理人员的责任心比较差，无法对文件进行及时、准确地整理；资料收集和整理毫无条理；档案管理资料不完整，存在比较严重的丢失或资料损坏问题，对档案的真实性和完整性带来了不利影响。

2 对策

2.1 提升档案管理的现代化水平

当前中职学校的档案管理工作应该随着网络时代的飞速发展，而逐渐向网络化、信息化发展。学校领导应该把档案材料作为提升管理工作的重要信息资源，建立完善的档案管理现代化体系和运行机制，并购置如复印机、打印机、扫描仪、传真机、存储器、信息检索终端等现代化办公设施，使档案管理的现代化水平得到提升。另外中职学校为进一步提升档案服务质量，还应该在档案信息数据程序软件、处理数据库和档案信息的系统等方面加强投资，建立完善的档案工作网络。

2.2 健全档案管理制度

为了确保档案管理工作有序开展，就必须要对现有的档案管理体系进行改进和健全，确保档案管理人员在开展档案管理工作期间可以做到有据可依。随着数字化技术和信息化技术的发展，档案管理人员必须要本着与时俱进的原则，加快构建适宜新时期档案管理工作需求的档案管理体系，对传统档案管理资料的收集方法进行改进和创新。除了重视对纸质档案资料进行收集和管理外，还要统一管理照片和影音等非文字的一些档案资料。此外，还要结合不同的学院制定适宜的档案管理制度，对档案管理机制进行健全，确保档案管理工作可以做到与时俱进。

2.3 开展信息化与现代化的建设，提升档案使用效率

为对人事档案进行现代化的管理，使得人事档案为人事工作以及人事制度发展需求进行服务。中职院校若想让人事档案发挥出应用作用，需要在人事档案方面管理工作当中对先进科技手段加以运用，以此来提升档案管理整体效率，延长档案寿命。第一，档案管理这一部门需提升人事信息方面管理现有时效性，对人事信息加以及时、准确的传输。第二，借计算机来对人事档案进行辅助管理，并借扫描仪以及计算机这些现代技术以及现代设备把档案资料输入到电脑当中，借助相应技术处理，把声像、图片以及文字这些资源变为数据资料，进而实现对人事档案的电子数据以及纸质保存。第三，需借助网络技术对档案管理进行创新，借助网络在非保密性的范围之内实现信息共享，为社会提供一些高效优质的人才信息。如此一来，可以提升人事档案整体质量以及效率，便于人们使用，进而提升档案整体利用效率[2]。

2.4 确立档案管理标准化意识，建设高质量的档案信息数据库

首先应确立以标准化为主要前提的意识，建立现代档案信息网络，避免系统不协调、重复工作等问题的出现。按照科学的分类办法以及标准进行分类存档，实行标准化规范化的档案管理。重视信息数据库的建设，将所有的纸化档案进行重点筛选，按照相关的规定完成信息数据库的建设，对原有馆藏的资料进行数字化转换。应根据管理的实际工作内容，选择最适合的现代化设备，保证档案管理内容能够实现共同管理。同时相关的工作人员尽快学习掌握现代化设备的操作，提高服务质量，敢于大胆实践，转变传统的观念，提高业务的科学管理水平。

3 结语

综上所述，随着市场经济的发展，中职学校的重要性越来越明显，虽然受到各方面因素的影响，但是自身发展必须得以完善。档案管理作为一所学校发展的基础性工作，应该得以重视，且尽快纳入中职学校日常管理任务当中来。通过宣传手段、建立档案管理制度以及不断提升信息化建设等等手段，促使档案管理工作能够为学校各项工作的开展提供更好的服务。