浅谈水电公司经法系统物资合同管理

文/周小娟，国网湖南省电力有限公司水电分公司

1 水电公司物资合同管理概述

合同管理指的是合同的审批、签订、履行、变更和终止。对于水电企业而言，物资主要是服务于水电厂安全生产的材料、设备、配件等。物资采购合同管理工作涉及面广，需要项目管理部门和各相关部门的互相支持、密切配合、通力合作，才能确保物资采购合同管理工作的有序开展，因此认真研究物资合同的签订、履约、变更等管理变得越来越重要。

随着近年来电力企业的迅猛发展以及水电企业的不断改革，对于合同管理工作提出了更高的要求。一旦出现违约行为，就会导致物资供应不及时，影响企业安全生产的顺利进行。由此可见，针对物资合同的签约、履约加强管理，才能保证企业安全稳定运行。

2 水电公司物资合同管理流程详述

水电公司经法系统物资合同管理从通过招投标等方式确定合同对方当事人开始，包括物资合同起草与谈判、合同审核与签署、合同履行、合同文档归档整个过程的所有环节。下面对各管理环节依次进行论述。

2.1 合同起草与谈判

合同文本由承办部门根据中标（成交）通知书、招标（采购）文件负责起草后，再由承办人在经法系统中发起会签流转。承办部门起草合同时，出现标的额较大、影响重大、涉及专业技术或法律关系复杂等情形的，合同承办部门应当组织财务、法律、技术等人员参与合同起草或谈判，必要时可聘请外部专家参与相关工作。技术开发、转让、服务、咨询等合同涉及商标、专利、作品、其他技术成果、商业秘密等知识产权对象的，应按国家法律法规规定及公司有关规定约定知识产权条款。合同涉及国家或公司保密信息、公司专有技术、重要商业资料等，应按国家法律法规及公司规定约定保密条款或签订保密协议。合同应约定违约责任条款。违约责任承担方式应根据相关法律规定，并考虑合同权利义务、合同事项性质、对方当事人偿债能力等因素确定。

2.2 合同审核与签署

合同审核应由承办部门在经法系统发起，根据合同涉及事项送相关业务管理部门、财务资产部、发策部、物资部、监审部审核，办公室审核会签。办公室为合同的必经审核会签部门。合同审核部门与审核人员，应按照《国家电网公司合同审核管理细则》的规定审核合同，并出具审核意见。未经经法系统流转的合同不得签署。合同完成审核流转后，由办公室按照《国家电网公司合同编号规则》的规定在经法系统进行编号。合同文本在经法系统审核流转后形成电子标识和合同审批单。电子标识作为合同签署用印的依据。合同承办部门负责办理合同装订、送签和用印，并应确保签订文本和审定文本一致。合同用印统一使用合同专用章。

2.3 合同履行

合同生效前，不得实际履行合同，涉及财务支出的不得付款。公司各级单位作为合同当事人应全面履行合同，并督促其他合同当事人全面履行合同。合同承办部门负责组织合同的履行，并在经法系统中及时维护合同履行信息，财务资产部、办公室、监审部应开展财务监督、法律监督、审计监督和监察。已生效的合同发生变更、转让、解除事宜时，原合同承办部门应与合同对方协商并达成一致。变更、转让、解除事项须经合同承办部门、相关业务主管部门、物资部、财务资产部、办公室审核，并按有关规定报本单位相关领导审批。需要上级单位审批的，应报上级单位审批。合同变更、转让、解除原则上须签订书面协议，并由原合同承办部门承办。发生合同争议的，应先行采用协商方式解决。协商能够达成一致且对合同进行修改的，应按规定的程序订立书面协议。协商不成的，可按合同约定采取调解、仲裁或诉讼方式解决争议；合同未约定争议解决方式的，按有关法律法规执行。

2.4 合同文档归档

合同承办部门负责合同文本等相关资料的收集、整理，并按公司档案管理相关规定交由办公室归档保管。办公室作为合同归口管理部门对承办部门的合同归档工作进行督促，并提供咨询。合同归档内容应当包括：合同签订依据等背景材料；合同谈判、签订、履行等往来过程中形成的会议纪要、备忘录、担保文件等具有法律效力的文件；合同对方的营业执照、证明文件等资料；合同审批流程记录；合同文本；签约各方授权委托书原件或复印件；合同争议解决的有关资料；其他需要归档的资料等。

3 结语

综上所述，相比于普通企业的物资合同，水电企业的物资合同管理工作比较特殊，体现在物资数量大、涉及项目多、履约时间跨度长，因此对合同管理提出了更高要求。文中主要介绍了水电公司经法系统物资合同管理流程，对于电力企业而言，签约时应该做好准备工作，加强纸质合同管理；履约时明确履约内容和责任，加强履约分析和监控，增强基层履约力量，做好资金结算工作，以此保障水电公司安全生产工作的顺利进行。