浅谈档案管理信息化建设的必要性

文/汤晓明，洮南市劳动保障事务所

关键字：档案管理信息化建设；特征；必要性；策略

1 档案管理信息化建设的主要特征

档案管理信息化主要是利用信息化技术以及网络的管理模式和方法对档案实体进行管理。档案管理信息化建设的特征主要体现在：（1）便捷特征。档案管理信息化具有便捷化特征。档案管理信息化就是基于信息化的基础上，对各类文件或者是图纸进行扫描，进而转化成为电子资源形式，其有利于提高管理工作的效率和准确性，在查询和整理环节也提供了巨大的便捷。（2）网络化特征。档案管理信息化建设的一大特性就是网络化。随着互联网的发展，网络的运用已经渗透到各行各业。基于网络化基础上进行档案管理，不仅能够提高档案管理的工作效率，还能最大限度的节省人力物力，对于档案完整性的保持上，网络化的运作也体现出最大优势。

2 档案管理信息化建设的必要性

档案管理信息化建设的必要性主要表现为：（1）满足档案使用要求的需要。档案信息数据库、信息查询、检索、统计分析，可以在短时间内生成各种不一样的表格。要想合理开发出信息资源，提升利用率，确保广大使用人的需要得以满足，就要做实基础工作；在档案日常工作方面尽量实行微机化操作，借助电脑等将图片等变为数据，确保资料信息化；建立完善的档案数据库系统，有利用档案日常管理中的档案编目、检索及查询统计等工作。保护实体档案全文数据库建设的实效性、真实性和正确性是非常重要的，建立全文数据库，使用者在屏幕上就可以很容易地找到并提取，可以方便查阅以及打印。（2）提高档案利用效率的需要。档案管理信息化目的是借助信息技术，积极利用档案，充分发挥档案作用，将死板档案变为灵活的信息。切实完善档案信息，添加一些能够体现个人特性以及专业水平的内容，确保档案不再像是过去一样，过于模式化。同时还要加快信息更新速率，确保更新的速率能够和职工流动速率保持一致。档案管理应该对档案信息实行动态化管理，探索建立电子档案的新途径，通过现代化手段建立相关跟踪系统，不断提升档案的价值。（3）实现档案资源共享的需要。实施档案现代化管理，首先是在管理机构中设置信息中心，履行管理信息化的指导和技术支持职能。建立规章，规范信息流动渠道，使信息中心成为信息的唯一收集和发布者。档案管理工作的基础是对信息资料的依赖，现代管理的信息资料信息量大，动态变化频繁、信息发布交流面广，建立科学合理的信息库成为急需解决的问题。信息中心要把信息库的建设和档案管理结合起来，把基础信息与衍生信息、静态信息和动态信息统一起来。要想获取上述的目标，就要确保拥有充足的技术工作者，而那些既了解资料，又对信息知识很熟悉的工作者是组建团队的首要选择。要想真正实现信息化建设，首先也是必须要做的就是合理的使用网络技术，解决好信息共享问题。要想体现出网络的优势，就必须将信息中心当成枢纽，将权限授予信息使用人，确保信息服务能够持续循环。

3 加强档案管理信息化建设的策略

3.1 加强档案管理信息化设备建设。先进的信息管理设备是档案进行信息化建设的物质基础，为了提高档案管理信息化水平，事业单位一定要加大对档案管理的经费投入力度，为档案管理部门购买先进的管理设备，改善、优化网络环境，形成一个设备齐全，且能满足档案管理信息化要求的管理设备系统，有了优越的环境基础和技术支持，档案管理的工作效率将会大大提高，档案管理信息化进程的步伐也会加快。

3.2 严格档案管理信息化制度建设。主要表现为：（1）档案管理信息化有别于传统的档案管理方式与方法，因此档案管理部门要结合自身的实际情况，建立一套新的并适合档案管理信息化建设的规章制度，如档案工作制度、档案信息的管理规范、档案信息安全保密制度以及机房管理制度等，使档案管理信息化有制度的保障，实现档案管理信息化建设的规范化与标准化。（2）树立安全保密意识。档案管理信息化中一个重要的问题即是安全问题。电子档案信息是通过数据的形式储存在数据库中的档案信息，若出现安全问题，就可能造成大量的数据损坏。因此，在档案管理信息化过程中，要加强安全防范意识，注意保存档案数据的储存盘，正确操作计算机，并采取有力的措施防止黑客与病毒的入侵。

3.3 规范档案管理信息化标准化建设。档案管理信息化并不是一项容易的工作，其涉及的环节较多，且存在许多容易被遗漏的地方，因此在具体的信息化建设过程当中，相关档案主管部门应提高重视程度，聘请相关的专家对管理系统的构建做出一套详尽的计划，并且对于相关的工作原则以及工作任务的分工应尽量细致到每个部分和环节，尽量减少疏漏。信息管理系统建设的过程中，提高相关的硬件操作上的要求，并且对于网络安全问题采取相关的措施，按照行业化的标准对档案管理信息化系统进行科学合理的构建。

3.4 强化档案管理信息化人才建设。具体体现在：（1）加强档案管理人员的培训。现有的档案部门工作人员是档案管理信息化建设的中坚力量。因此，在档案管理信息化建设的过程中，要注重保障现有档案工作人员的权益，并采取有效的方式，激发他们的积极性。加强对现有档案工作人员信息知识的教育，训练他们的实际操作技能。（2）引进档案管理信息化建设的技术人才。档案管理信息化过程中，系统的开发、软件的维护等都需要高素质的信息专业人才作保障。因此，档案管理部门有必要引进软件开发与管理方面的专业技术人才，以解决档案管理信息化过程中的各种技术难题。

4 结束语

综上所述，随着科技的进步发展，使得档案记录方式也出现了多样化趋势，并且越来越多的社会活动记录不再采用传统纸质方式，因此为了加强档案管理，对档案管理信息化建设的必要性进行分析具有重要意义。