医院办公室行政精细化管理的重要性以及措施

汤 恺

一、医院行政相关办公室的重要意义

（一）完善各项管理工作机制职能

医院的很多管理条例和制度，绝大多数都是通过医院办公室人员制订的，它在整个管理机制方面占有重要地位与价值。在制订好相关部门制度后，一定要及时通知每个单元或者相关部门，并且对这些新制订出来的管理机制进行监督和引导，使管理机制能够发挥最大价值，以此提高医院的工作效率。在落实相关管理机制的时候，还应该解决每个科室或岗位所遇到的具体问题，及时把这些问题反馈给有关管理部门去落实，保证每项工作都能够公平、公正正常地进行。

（二）处理协调工作职能

医院办公室在思考和处理一些事情时，需要站在整个医院的角度，一定要按照相关规则条例去进行，最大限度地保证每个部门都能够正常开展工作，调动每个部门工作的积极性、主动性，进而提升医院的服务品质。尤其在开展一些重大活动时，需要科学安排时间，积极做好各部门之间的协调工作。

（三）检查、督促管理工作各项职能

医院办公室在整个医院系统里起着承上启下的重要作用和意义，同时又担负着对各项工作进行督促和检查的重要角色。它在患者和医院中间起着良好的桥梁作用，是医院与客户进行有效沟通的重要保障。医院里有各种各样的问题，它是一个综合、复杂的集成系统。因此，各项与医院相关工作的检查就变得非常有意义，也是很多工作能够正常运行的重要前提条件，从而推动医院更加健康、稳定地向前发展。

二、医院办公室行政精细化管理相关策略

（一）明确目标，量化标准

在管理中，应当树立明确的管理目标，制订科学化的管理制度，要求工作人员严格按照规章制度办事，切勿出现漏洞管理、过度管理等问题。可以从以下几个方面建立精细化的管理目标和标准：首先，确保责权分明，岗位划分科学，制度公正。医院办公室的主要职能是为领导服务，协调其他部门工作，因此在岗位和工作流程的设置上，一定要根据工种和服务需求统筹安排。其次，工作流程的优化。医院办公室行政管理工作相对其他部门的工作来说更加复杂，综合性较强，简约的工作流程对于实现精细化的办公室管理能起到极大的促进作用，特别是在上级命令的分析和处理上能够做到快速准确，及时地完成领导所布置的任务。管理人员要努力完善并优化管理流程，在任务的处理上更为快捷和高效。行动时也要符合逻辑，这样便于决策者更为直观地审视任务结果并提出决策方案。对每次出现的问题和不足也要及时总结，并作出反馈和调整。

（二）以制度化和标准化推进精细化管理的实现

如果说思想层面的高度统一是实现医院办公室行政管理工作精细化的必要和首要前提，那么制度建设则是必经之路。医院办公室行政管理工作琐碎而繁杂，要实现精细化的管理模式还要有完善的规章制度对日常工作进行指引和规范。所以，必须健全医院办公室各个环节的工作制度，避免出现管理真空。要完善督促检查制度，提高执行力。要对现行制度进行认真清理，保留合理的，补充必要的，废止过时的，形成完善、管用、有效的制度体系。同时，制订明确的工作标准是医院办公室行政管理人员的行为指南和考核依据。制订标准尽量做到数字化，并与考核相联系，最终减少工作出错率，提高工作效率。

（三）加大监督考核力度

以往很多医院行政相关办公室管理人员上班后只是按照以往的工作模式先开会制订任务、发布任务，接下来就忙其他事情了，没有专业部门或者人员考查这些任务到底是否已经完成，至于布置的任务完成到哪一种程度，没有人去关注和重视，缺乏良好的工作责任意识。不仅要制订任务，而且还要安排相关项目跟踪人员进行检查、落实，保障任务的进程与品质，避免漏掉每个小任务，发现任务中出现的问题一定要及时去解决。有经济实力的医院最好设置一个专业监督小组，让小组成员轮流值班。在日常行政办公过程中，一定要按照专事专项的工作原则，逐步完善医院管理相关工作的监督，医院办公室应该发挥自身独特功能，进而提升医院办公室的工作效率。

（四）要依职能办事

医院办公室的主要职责概括起来就是“履行六大职能，搞好六项服务”，即履行参谋职能，为领导决策服务；履行协调职能，为推动全局服务；履行把关职能，为中心工作服务；履行宣传职能，为依法治税服务；履行督办职能，为政令畅通服务；履行保障职能，为机关运转服务。要将办公室的各项职能逐项分解到各系列、各环节、各岗位，明确“干什么”“怎么干”“干得怎么样”“干错了怎么办”，确保岗位职责精细化；按规章办事，按程序运作，按规程服务，既不越位，也不缺位，确保职权人人有、任务个个担、责任人人负、事事有人干。

三、结语

随着现代社会分工越来越专业和精细，一个精细化工作和管理的时代已经来临。在新时代新要求下，只有将精细化管理理念融入办公室行政管理工作之中，实现办公室行政管理工作由粗放型管理向精细化管理的快速转变，才能不断提升办公室工作质量和服务效能。