浅谈中职学校档案管理人员配备

井伟

济宁市技师学院 山东济宁 272000

1 中职学校档案管理工作的意义

（1）学校档案可以对本学校的历史、现状及发展特征、规律有全方位的掌控，对学校现存档案分析的基础上，能更深入地了解学校教育教学工作各个方面的历史进程，对学校自身形象与价值观建设的成果和不足进行归纳。在教育改革进入二十一世纪的今天，搞好学校档案管理，不仅是社会需要，也是学校自身发展的需要。档案工作是学校建设的基础性工作，是评估学校工作的一项重要内容，是维护学校真实面貌的永恒事业。做好档案管理工作，能更好地为师生、为学校的发展服务。

（2）学校档案是广大教师经过长期的教育教学工作、学校管理及其他各项工作和学生学习等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的文件材料，不仅记载着学校的办学历史，而且记载着全校师生员工的德、勤、技、绩。在学校档案中，大量档案都记录和保存了学校的发展进程、教育教学经验与成果，这部分档案中渗透了学校管理者和教师们长期付出的心血，集中体现了学校的整体教学水平，成为学校教职工的劳动结晶[1]。

2 当前中职学校档案管理中的问题

2.1 管理机制尚不完善

当前，很多中职学校没有充分意识到档案管理的关键性，学校领导对档案管理缺乏支持和重视，档案部门的设备以及人员配备难以获得保证，很多学校员工认为，档案部门是可有可无的部门，因此在人员配备以及设备配备方面比较落后，管理机制尚不完善。

2.2 档案管理工作制度不到位

一些中职学校的档案管理工作无章可循，并且没有进行科学管理，虽然大部分地方的教育机构都出台了关于学校档案管理的相关政策，但很多学校仍然没有认真地将政策落实，容易造成档案收集不齐全、档案材料甄别随意、案件不规范的现象。学校档案工作面广、工作量大、门类繁多，文书档案、会计档案等样样俱全，在学校档案管理中容易出现重文书档案，轻其他门类档案的现象，有的学校一旦出现人员变动，一些门类的档案业务就没有人做了，造成部分门类档案缺失。

2.3 档案管理人员配备少，专业素质较低

近年来，各中职学校实行定岗、定编，减少了管理人员编制，各中职学校专职档案人员普遍减少，部分学校没有专职档案人员。目前，学校档案管理人员档案专业出身的人很少，大多数都是半路出家，整体年龄偏大，文化程度偏低。这些人员的知识结构已经不能适应时代发展的要求，影响了学校档案的信息化建设进程。

3 中职学校档案管理人员配备

3.1 配备责任心强，敬业、精业等高素质的人员

首先，建立和完善科学的档案管理机制，配备档案专职人员，全面负责学校的档案管理工作，学校各处室再确定一名兼职档案工作人员，负责配合鉴定、收集、移交本处室的档案资料，形成档案工作齐抓共管的局面。其次，由管理专职人员牵头，建立健全严密并切实可行的档案管理制度，及时、定期把档案移交清单发放到各处室，起到提醒各处室进行一年一度的鉴定移交，再统一由档案管理人员按照《档案法》及上级档案管理部门的要求，对中职学校工作中产生的文书档案、教育教学、设备、基建、会计、学籍、党、团等各种门类和载体档案进行鉴定、分类、整理、编目、上架，以保证学校的各种资料齐全完整，使档案工作做到有章可循，有法可依。

3.2 强化人员服务意识

档案管理一定要顺应时代发展，树立服务意识。在传统的档案管理中，管理人员很少开展主动服务，这不利于发挥档案的功能。因此，新时代下，中职学校一定要强化人员的服务意识，不能按照自己的思维、理解以及认识去保管、整理以及收集档案，更不能为了方便省事、凭空捏造，一定要树立为教学、为学校服务的意识，为教育评估提供真实可靠的档案资料，创新以及改进服务时效、服务过程、服务策略、服务手段、服务方式、资源基础、服务主体、服务目的以及服务理念。

3.3 提高档案管理人员综合素质

（1）组织管理人员参加职业道德培训，以提升其思想觉悟，增进安全意识，优化服务意识。（2）加强中职职业技能培训，提高技能水平。任何职业都是以其职业技能和专业知识作为职业的开始。档案工作也一样，只有加强档案管理人员的自我学习能力，不断给自己“充电”，积极参加各类培训和相关活动，全面提高业务水平和职业技能。对于新任档案管理工作人员而言，要参加各地档案局开展的岗位培训班，要有从业资格证书持证上岗；对于部分稳定的档案管理人员，也要注意吸收新的知识技能与方法，需要参加档案继续教育培训，促进自身综合素质水平的提升。（3）加强对档案管理人员的关心力度，建立奖惩机制，提高其责任心[2]。

3.4 要有丰富的文化知识素养

档案信息是一种载体，档案工作人员要发挥档案信息的利用价值，必须熟悉档案的基本内容，掌握档案内容所涉及的人文、地理、文学、历史以及以《档案法》为核心的法律知识等；档案工作人员在对档案进行收集、整理及管理的过程中，又始终贯穿着分析、研究、综合、判断、统计、登记、标注、编印等环节，因此，档案工作人员还要具有较高的阅读能力、语言文字标注能力和语言文字表述能力，在各个环节的工作过程中又要具备沟通协调能力。

综上所述，中职学校管理人员要对档案管理工作有更深入的认识，充分意识到其重要性，完善档案管理制度，强化档案建设信息化，提升档案管理工作人员的素质，促进档案管理工作朝着高效的方向发展，为中职学校其他工作的顺利开展提供良好的服务，进一步推动学校的进步与发展。