《企业档案工作规范》解读

第七章 企业档案工作业务建设

三、企业文件的整理与归档

7.3.3 文件档案时间

7.3.3.6 磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件应在工作结束后及时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一致。

由于缩微技术实现了信息存储形式上的转换，使档案信息既可存储在磁盘或光盘上，也可在网络上传递，因此它不但可以实现大容量的信息存贮，还可同其他现代化技术结合起来实现信息的快速检索、传递、交换和管理，方便了档案文件的保管、保护及利用。目前，缩微摄影技术被广泛应用，是基于缩微胶片具有占用空间小、保存时间长、携带方便、易于交换及复制、可以异地保管、并能快速地检索和利用档案信息等显著特点，特别是它具有与档案原件同等的法律效力。因此，将档案拍摄成缩微胶片，既解决了大量档案的空间占用问题，又解决了档案需要长久保存和满足利用的问题。

实物档案主要包括企业获得的各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、奖牌以及废止的各种印章，获赠的纪念品、宣传品及反映企业不同发展阶段的产品样品，实体性科技成果、工装和设备等物品。

总之，企业在各项活动中形成的磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件，应按照归档制度的要求，将其中具有保存价值的部分在工作结束后及时移交给档案部门统一保管，或与相应内容的纸质载体文件及必要的文字说明一并归档保存。

7.3.3.7 更新、补充的文件，企业内部机构变动和干部职工调动、离岗时应清退的文件，企业资产与产权变动过程中形成的文件，其他活动中形成的文件等，应随时归档。

产品更新换代、项目改建扩建、设备使用过程中都将形成新的文件材料，这种更新、补充的文件材料应随时归档，且应归入原项目（如原基建项目、原型号产品或设备、原科研课题等）文件材料之中，以保持项目文件材料的准确性和成套性。

企业内部机构变动和干部职工调动，离岗时应清退的文件，只有按规定向档案部门移交之后，人事等相关部门方能为其办理相关手续。

隨着我国经济体制改革的进一步深化，企业产权制度改革实践不断向纵深推进，企业推行了以改组、联合、兼并、租赁、承包经营、股份合作、出售和破产等为主要内容的资产重组和产权变动。为规范国有企业在资产与产权变动中的档案处置行为，防止国有档案资产的流失，1998年3月国家档案局、国家经济体制改革委员会、国家国有资产管理局联合颁发了《国有企业资产与产权变动中的档案处置暂行办法》，主要内容是明确了国有企业在资产与产权变动过程中档案处置的原则与方法。其核心就是在保证档案功能充分发挥的前提下，从企业档案的资产属性以及企业档案信息资源的配置方式两方面出发，进行了原则上的分类处置：基建档案、设备仪器档案随其实体归属；产品、科研档案（其中含专利、商标、专有技术等档案）按有关政策法规办理，没有规定的由双方商定处理；会计档案按财政部、国家档案局《会计档案管理办法》执行，法律、行政法规有特殊规定的，依照法律、行政法规的规定处理；生产技术管理、经营管理档案由双方商定，可移交接受方，亦可随党群管理、行政管理档案移交企业主管部门或寄存所在地国家档案馆。此外，在产权变动过程中形成的文件，如产权变动申请报告，企业主管部门和有关政府职能部门审批意见，产权变动预案，债权人债权申报书及对债权人认定债权的通知，贷款呆账稽核报告，借款（含信用、担保、抵押）合同、借据、抵押物清单及有关登记、公证文件，已转让变现财产的抵押财产转让协议书，变现还贷入账证明，尚未转让变现财产的债权清单，职工代表大会、股东大会、债权人大会等重要会议决议、记录等，亦应注意及时收集与按照有关要求归档和移交。

附录A中还有一些未能涵盖到的企业其他活动或临时性工作可能产生的文件材料，企业档案部门要注意做好这些活动或工作的文件材料的随时归档工作。

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