新时代军队人力资源档案安全管理与创新利用的新模式研究

2018-12-05 07:56吴蓉
档案天地 2018年11期
关键词:图谱军队人力资源

吴蓉

军队人力资源档案是一个新的概念,是与军队调整改革工作同步形成的新的专门档案类别,它主要是由过去干部部门负责保管的干部档案、军务部门负责保管的士兵档案以及军队文职人员档案等共同构成的。随着军队调整改革的不断深入,人力资源档案的地位将变得越来越重要,作用将变得越来越显著,它为军队人力资源部门提供了更加宽广的平台,为军队选人用人提供了服务与保障,它的管理模式與利用方式必须要与时代背景相结合,才能更好的发挥出其潜在的价值。

一、军队人力资源档案管理利用的现状及问题分析

军队调整改革使得军队人事工作更加的融合统一,人力资源档案的管理借用传统文书档案和专门档案的管理方式来开展工作。一是人力资源档案管理保持了原有的人事档案管理模式,实行集中统一和分级负责的管理体制;二是在管理方法上继承了传统的保管理念,秉持严谨的态度,注重档案的安全保密性,确保了人力资源档案的安全与完整,为推动部队人才队伍建设打下了基础。但是在现有的人力资源档案管理制度与方式上还存在着许多问题。

(一)思想观念循规守旧

1.保管过程中过于注重保密性,而忽略了档案的利用价值。无论是从档案的形式还是内容方面,军队人员对自己的档案几乎是一无所知的,这并不利于人力资源档案的管理利用。如今个人档案的利用范围不断扩展,让军人了解个人档案的基本知识可以更好的激发利用需求,满足现实需要,为服务未来奠定基础。

2.人力资源档案在人员晋升、任免、调动过程中的执行力和影响力还远远不够。虽然在2015年全军干部工作大检查之后人力资源档案的地位有所提升,但是流于形式的因素还是要比真正利用起来的因素更为普遍。在选人用人时,领导往往看重的是人员的平日表现和近期成绩,而很少查阅档案,通过了解一个人的全面成长经历而做出对其提升任用的判断。

3.在管理利用过程中缺乏向实战靠拢的理念。军队人力资源档案作为一种重要的信息资源,可以间接的为实战提供服务,但是如今对人力资源档案的关注点几乎只停留在日常的业务办理中,缺乏主动服务、服务实战的理念。在军队全面深化改革的时代背景下,人力资源档案工作必须要创新思维,坚持向能打仗、打胜仗的目标聚焦。

(二)管理模式不够完善

1.缺少长效的管理机制。军人的个人档案材料主要形成于人力资源部门,但也有很多材料是由机关其他部门整理收集的。机关各部对于需要入档案材料的格式标准及填写规范的认识还存在很大差异,这就导致了入档材料的不全、不齐、不准。还有一些档案材料因为多种原因遗留在个人手中,时间长了会导致材料过了入档的时限,有伪造的嫌疑,影响本人的进步和对档案材料的有效利用。

2.缺少丰富全面的档案材料。在军人的个人档案材料中,任免材料是更新最频繁的,它连接起了人员任职之后的履历,在档案管理过程中也最受到重视,而许多其他的材料就容易被忽视了。人力资源档案需要全面的反映一个人的客观面貌,需要补充更多的与个人相关的个性化材料,才能让组织对每一名军人做出全面的、系统的评价,满足培养、选拔、使用人员的实际要求。

3.缺少深入的开发编研。对军队人力资源档案进行深层次的开发和编研,可以对军人本身的个性特征做出更加全面的判断,从而对军人本人的成长路线进行提前的模拟、规划与设计,在更加有效的为组织在选人用人方面提供参考的同时,也实现了让自身档案为自己提供服务的目的。

4.信息化程度还不够高。军队人力资源档案的全面数字化工作还不完善,尤其是很多年轻的同志,由于履历变动快、档案材料更新频繁,他们的电子档案更新总是相对滞后甚至被忽略。并且军队干部、士兵档案管理系统也没有在基层单位普及利用起来,对档案的查阅仍然大多停留在手动阶段。

(三)干部和士兵档案标准不一

干部档案和士兵档案在装订、保管、利用以及装具、存放库房结构等方面都存在着很大的差异。人力资源部门的形成意味着人事管理在各个方面也需要进行融合,军队人力资源档案管理工作的相对滞后并不利于人力资源部门长期的工作开展。人力资源档案管理的方式可以有不同,但标准必须要统一,人力资源部门需要尽快形成统一的档案整理规范。同时,对于军队文职人员、职工等档案的管理也要根据各单位实际,形成的统一的标准化保管模式。

二、提高军队人力资源档案管理利用效能的策略

(一)紧贴实战背景,建立战时军队人力资源数据库

利用军队人力资源档案全面收录、整合人员信息,结合实战需求,按层次完善军队人力资源数据库的结构体系和功能体系,提高基于网络信息体系的联合作战人才培养能力。

建立涵盖战术、战役、战略三个层次的人力资源数据库,按照全军、战区及军兵种、基层的结构框架,分级别管理维护数据库信息。数据库中数据的主要内容要在对人力资源档案的深度编研下拟定,对于有维和经历、作战经历的同志要特殊标注。全军级数据库要注重宏观把控和顶层设计;战区及军兵种数据库要注重全面工作协调与实施;基层单位数据库要注重末端指挥调控,以确保部队强大稳定的战斗力。

把开发利用人力资源档案信息作为战时人事工作的主体工程,是加强军事人才培养体系建设的关键环节之一,是战时军队选人用人、伤亡统计、紧急调动等工作的重要参考依据。下一级数据库要为上一级提供全部的单位态势图及人力战备数据,以利于战区指挥部对部队的监管、部署及规划,从而提高高级指挥部对战时军队人事工作总揽全局,协调各方的能力。

(二)转变管理模式,建立规范长效的档案管理机制

着眼档案管理的全过程,重点强调收集、保管、利用三个方面的规范性与创新性,建立长效的人力资源档案管理机制。

1.注重收集方式的结合运用

在收集过程中,要注重四个层面的收集方式,分别是:普通收集、定向收集、长期收集和突击收集。在军队调整改革期间,需要更加注重定向收集和突击收集,变被动的等待材料移交上门为主动的走向机关各个科室,将传统收集方式变得更加积极主动,统一时间、统一地点移交入档材料,确保人力资源档案的安全、准确、完整。

2.注重保管模式的创新

强化人员素质,加强档案管理人员业务培训,使档案安全工作和保护工作落到实处。在长期的保管过程中,要更加关注档案个性化材料的补充,突破传统的固定思维模式,对于真实有效、能反映人员爱好特长及性格特点的材料也要补充到个人档案中来,例如人员在社会考取的各类资格证书及参加社会活动取得的成果奖励等。并且还要注重对人员各个时期照片材料、音像材料的收集,使人力资源档案的内在价值得到更大的提升。

3.注重利用服务的转变

根据管理需求及军队人才队伍建设实际,秉持动态保密的意识,适当的开放相关档案内容。加强人力资源档案的全面数字化建设,运用网络互联技术和信息化手段开展工作,加快军队人才信息智能化发展,充分利用干部、士兵档案管理系统,及时更新备份,防止档案意外损坏和丢失时的无迹可寻。

三、军队人力资源档案管理利用创新模式的建立与实现

(一)人力资源信息图谱的构建

人力资源信息图谱,是人力资源档案在军队人事管理工作中利用方式的拓展和应用。图谱的构建需要结合军队人力资源工作进行,在对人力资源档案进行编研的基础上,整合人员信息,依据特点分类,把人员情况和人事业务工作相互关联,构建成基础框架模型,为智能化检索和军队人力资源信息平台的建立打下基础。以师(旅)级单位为例,构建人力资源信息图谱基本模型如图1所示:

在上图所示的师(旅)级单位人力资源信息图谱基本基本模型中,共分為三个层级:第一层为核心层,作用是明确图谱模型的主题,各单位也可以根据实际需要,形成军事人才信息图谱、军事装备信息图谱等;第二层为骨干层,是根据主题内容,结合业务工作进行的主体框架构建;第三层为业务层,是在骨干层框架模型下形成的具体业务事项。该图谱模型的归结点均为个人,它把个体信息、业务工作和单位建设系统、全面、有效的结合起来,注重顶层设计和底层实践两条路线的同时进行,为今后军队人力资源信息平台的相关智能化检索提供了保障。

(二)人力资源档案工作计划表

人力资源工作纷繁杂乱,导致了人力资源档案具有数量多、类型多、内容杂等特点。人力资源档案工作计划表是根据部队人力资源工作安排和入档案材料类型形成的,它可以使人力资源档案发挥出更大的价值功能,可以为人力资源档案工作更加正规、有序的开展提供参考并且还可以为现役及退役军人提供更好的档案利用服务保障。以师(旅)级单位为例,具体设计如图2所示:

在上述所示的师(旅)级单位人力资源档案工作计划表中,主要分为工作类型、人员类型和档案材料三个部分。工作类型是从服务官兵的档案利用角度出发对人力资源工作的分类,人员类型是在工作类型的基础上,进一步更加有针对性的分类,档案材料概括说明了需要入档案的主体材料类型。在该表的设计中,基本架构只涉及到会形成档案材料的人事工作项目,并不包括军队人力资源工作的所有内容。它更多的是从服务官兵利用档案的角度出发,为现役及退役军人的个人档案完整性保存和创新性利用提供参考和保障。

军队人力资源档案,作为军队调整改革时期的新生专门档案类别,将会在军队知人、选人、用人方面发挥出重要的凭证与参考作用,为军队人力资源管理工作的正规有序开展提供重要的保障。本文提出的几点有关提高档案管理利用效能的策略,能够突破传统的固定思维,改善现存的问题缺陷,对提升新时期军队专门档案管理效率有所帮助,为军队人力资源工作正规化开展和人力资源档案创新性利用做出更大的贡献。

(作者单位:国防大学政治学院)

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