探究电子信息档案管理在事业单位中的应用及风险控制的措施

孙 青

（南充市中心医院，四川 南充 637000）

引言

随着电子信息技术的不断推广，颠覆了以传统文件为载体的档案管理工作，电子信息档案成为档案管理的新技术手段。这种档案管理技术逐渐在事业单位得到了使用，这样的管理方式使档案管理更加方便快捷，而且也改变了传统档案管理中的缺陷。但是，我们也要认识到计算机技术的应用同样存在很多风险，我们需要在应用其优点的同时尽最大的可能降低其风险。

一、电子信息档案管理在事业单位中的应用

1．提高了档案管理效率。传统的档案以纸质文件为载体，现代电子信息技术档案管理以电子为媒介储存档案。计算机的信息处理功能特别强大，运算速度快，很好地解决了传统档案管理的拖拉滞后的现象。传统的档案管理人们通常采用手工操作，这在操作过程中常常会出现信息收集不全，字迹不工整，遗漏信息现象。电子信息档案管理改变了传统的管理缺陷，提高了档案信息记录的准确性。

2．提高了档案传达的安全性。传统的档案管理中主要是依靠人力进行档案运输，运输中可能会由于自然和人为等因素造成丢失或破损等现象发生，一旦发生这种情况，重新找回的难度极大，大大降低了档案运输的安全性。但是，电子信息档案在传输中就可以很好地改善这个问题，当然不排除出现网络出现问题，否则几乎不会出现档案延误和丢失的现象。

3．电子信息档案管理有利于实现资源共享。传统的档案管理方式，不利于各个部门之间的信息交流和共享，致使大量的档案被闲置在档案管理室中，起不到其应有的价值，无法在事业单位发展中起到一定的作用，这是一种严重的资源浪费。大数据时代，电子信息档案管理技术在事业单位的应用，可以使工作人员通过计算机网络进行数据传输和信息传递，这种工作方式既适应了现代社会的发展节奏，又能够充分发挥档案的作用，实现信息交流、资源共享。电子信息档案管理实现了档案管理的信息化，加速了信息传递，提高了档案管理的调解能力，对于事业单位档案管理的工作效率和档案资源利用上都是一种新的提升，一定程度上扩大了经济效益。网络成为了档案信息的载体，人们使用计算机网络系统建立庞大的数据库，利用计算机从中获取信息，进行储存、交流，加快各部门之间的信息共享，同时能够及时得到反馈，促进各个历史时期信息的交换，增进了各部门之间的了解和业务联系。

4．改变档案保管模式。电子信息档案存在互联网中，相对纸质当中管理常见的虫蛀、防潮等问题，在电子档案中是不会出现的，这为档案保管工作带来了极大的便利。较之纸质档案，其储存的时间更长，更不容易被破坏。可以看出，电子信息档案的突出优势就是在保管过程中节约资源和具有一定的稳定性。

二、电子信息档案管理的风险控制措施

电子信息档案虽然教传统的档案管理存在很多优势，但是其管理也不是万无一失的，由于互联网的性质，保密工作是电子信息档案管理工作中的一大难题。科技发展日新月异，尽管目前的档案管理工作采用的md5加密手段很难破解，但是随着技术的不断更新，其安全性也不会是永久的。所以，档案的加密管理工作应该被管理人员列为重点工作。如果没有积极有效的防预风险的措施，就很容易导致事业单位的电子档案被窃取或是损坏，会对事业单位带来巨大的损失。本文针对事业单位电子信息档案管理，提出了几点有效避风险的措施。

1．保证电子档案的储存安全。第一，系统安全。计算机病毒比如木马病毒对计算机系统具有很大的破坏性，所以应该针对病毒入侵建立相应的防护措施。首先档案管理人员应该利用杀毒软件定期进行病毒查杀和系统保护，定期更新其病毒库、进行每日扫描，设置网络安全报警系统，一旦发现苗头及时处理防患于未然。另外，选用安全的正版的软件、定期系统维护，从根本上杜绝系统崩溃带来的损失，还要定期对软件进行升级，一旦发现系统遭到破坏，操作者也能第一时间发现并及时处理，有效止损。第二，数据安全。首先，要保证电子信息档案从根本上杜绝泄露，保证信息安全。可以通过防火墙手段禁止外来计算机随意地传输和下载档案，允许获得许可的访客正常传输档案信息。其次，应该做好电子信息档案的备份。为了以防电子档案在计算机硬件或系统出瘫痪时丢失，有必要将电子档案进行备份，同时对这些备份信息进行妥善保管，为了做到多层保护，可以对其进行多次备份。另外，在备份设备保管的过程中应该注意磁场、温度、湿度等自然因素的影响，将其存放在干净整洁，没有阳光照射的环境中。

2．提高档案管理者的素质。计算机最终还是通过操作人员的操控进行工作，所以作为事业单位的电子信息档案管理者，是否了解计算机及网络的工作原理，是否具有正确管理操作的意识，是否具有一定的档案安全意识，均是计算机网络否能够安全有效地为电子信息档案管理服务的决定性因素。前期需要对档案管理人员进行严格的培训，培训合格方可上岗工作，进入工作后也要定期进行培训，保证事业单位的档案管理人员能够及时了解前沿的档案管理技术，保证其能够跟上网络的进步速度，确保使用能应对电子信息档案管理工作中出现的新问题。

3．建立并完善工作制度。事业档案的管理主要的工作目标就是发挥档案对事业单位运行的作用，实现对其合理的利用和流通。建立完善电子档案管理工作模式是提升档案管理水平的重要基础，传统的事业档案管理工作中，各部门之间缺乏交流和沟通，通常是各自为政，自行整理和收集档案。电子信息档案的使用可以实现各部门之间的资源共享，节约人力、物力的同时提高工作效率。为了保证信息资源的安全性，事业单位必须要制定相应的工作制度和工作章程，从事档案管理工作的人员应该严格按照章程工作。比如，只有档案管理人员才能够对相关系统进行操作，禁止非工作人员进入档案管理室和操作计算机。还要制定严格的监督机制，对网络系统逐层分配权限，按照秘密等级划分，有效实现领导层的监督作用，同时也鼓励工作人员之间的相互监督。

结语

简言之，事业单位在使用电子信息技术对档案进行管理时，享受其为档案的管理和使用工作带来便捷的同时一定要对其存在的风险进行重视，明确电子信息档案的风险不是主观的，而是不可避免的客观事实。作为档案管理人员，我们能够做到的就是在工作中，加强风险意识，落实档案管理工作，严格执行档案管理制度，做好档案的安全工作，同时提高档案的利用率，发挥档案工作对企业发展的重要作用。