信息化技术在事业单位档案管理中的应用分析

刘欣

摘要：之所以要在档案管理领域当中应用信息化技术，其实就是为了满足我国社会发展过程中提出的客观要求，促使档案管理效率及质量得到保证。笔者依据实际工作经验及相关文献资料的记载，详细分析在事业单位档案管理领域中应用信息化技术的意义，而后提出一些信息化技术应用方法，希望能够在日后相关工作人员对这个问题进行分析的时候，起到一定借鉴性作用。

关键词：信息化技术；事业单位；档案管理；应用；分析

1.问题研究背景及意义

档案信息化，其实指代的是在国家档案行政管理部门的引导之下，在档案管理领域当中全面使用现代化信息技术，可续合理的针对档案信息资源进行处理与管理。在信息技术发展和应用速度大幅度提升的背景之下，档案管理信息化反应出来的是一个国家信息化发展水平。在信息化技术实际应用的过程当中，会对档案管理工作提出崭新的要求。为了能够将档案管理工作的作用切实发挥出来，首先应当对应用信息化技术的意义形成深入的认识，而后科学合理的应用信息化技术，促使档案管理效率及质量得到大幅度提升，最终在我国社会经济发展进程向前推进的过程中，做出一定贡献。

2.在档案管理领域中应用信息化技术的意义

2.1满足社会发展过程中提出的客观要求

之所以在档案管理领域当中应用信息化技术，就是为了能够满足我国社会发展过程中提出的客观要求。档案管理信息化其实就是将信息技术的应用作为核心内容，信息网络当成基础，逐步构建出来一个档案信息综合管理机制。促使档案管理透明度得到大幅度提升，促使事业单位管理制度得到更新，从而也就可以让事业单位逐渐走上一条稳定发展道路上。

2.2 现代社会及现代生活提出的实际要求

因为档案是需要长期储存起来的，为了可以让储存环境的稳定性及安全性得到保证，尽可能控制文档受潮以及火灾侵害等问题发生几率，档案管理领域中的资金投入力度比较高，并且传统型档案管理模式之下，各种类型的档案都没有备份资料，因此文档损失问题十分严重。档案储存的过程当中因为需要反复查询和检查，档案原件自然会受到一定负面影响，会让档案管理难度大幅度提升。现存低档平板扫面议实际应用的过程当中，想要实现档案电子化管理目标，是一件十分困难的事情，并且电子档案管理及查询问题难以得到解决。现阶段信息化是世界范围内各个国家的重要发展趋势，信息化技术在人类社会各个领域当中发挥出来的作用都十分重要，是现代社会当中不可或缺的重要工具之一，因此现代信息技术是实现档案信息资源开发目标的重要工具。

3.提升信息化技术应用效果的方法

3.1 提升档案管理领域中信息化技术应用效率

切实的将信息化技术的优点展现出来，提升事业单位档案管理领域中信息技术应用力度，妥善应用计算机的防护功能，以免档案管理系统实际运行的过程当中发生信息遗漏等问题。提升档案管理工作的逻辑性，档案管理领域中的各项基础工作应当向着标准化的方向转变，提升管理人员实际操作能力，以免在实际工作的过程当中因为操作失误引发档案信息遗漏问题。

3.2档案管理机制规范化

依据信息技术实际应用过程中展现出来的特征，编制一套完善的管理机制，提升档案管理工作的逻辑性，促使操作流程向着简化的方向发展，提升档案管理工作效率，促使档案管理体系向着标准化的方向发展，对网络电子文件的连续性形成较为深入的认识，以免在实际工作的过程当中，电子档案管理遭受到其他虚拟电子文档的影响，难以对档案的真实性与完整性做出保证。

3.3提升档案的安全性

在信息化技术实际应用的过程当中，首先应当对事业单位档案管理工作的安全性做出保证，提升电子档案安全性，促使档案管理工作得以顺利完成。因此应当将本单位实际情况作为依据，编制适应性比较强的安全系统，定期完成电子档案备份工作，以免在系统故障的影响之下引发档案损毁、遗漏等问题。现阶段我国逐渐提升安全管理系统研究力度，促使我国电子档案管理模式向着规范化的方向转变。

3.4提升管理人员专业素质水平

信息技术在事业单位档案管理领域中应用的时候，会对管理人员操作能力提出比较高的要求，需要管理人员操作系统完成档案管理工作，为了可以对信息技术在档案管理领域当中的实际应用效果做出保证，需要定期组织一定数量管理人员参与到专业素质培训当中，切实提升管理人员的系统操作能力，从而也就能够让档案管理人员的日常操作向着标准化的方向转变，对档案管理工作的效率及质量做出一定保证，也可以让管理队伍的专业性得到大幅度提升，专业管理团队实际运行的過程中，可以在发现问题之后及时使用适应性比较强的措施解决问题，将问题造成的负面影响控制在一定范围内，促使档案的安全性及完整性得到保证，从而促使事业单位逐渐走上一条稳定发展道路上，最终在我国社会经济发展进程向前推进的过程中，做出一定贡献。

结语：

总而言之，档案其实是真实地对人们社会活动及发展情况进行记录，是十分重要的资料，也是我国文化资产当中的重要构成成分。所以应当科学合理的在档案管理领域当中应用信息化技术，促使档案管理工作向着信息化的方向转变，促使档案管理行业逐渐走上稳定发展道路上。因此信息化技术实际应用的过程当中，应当准确的将传统型档案管理模式当中的缺陷找寻出来，并解决传统型档案管理模式当中的问题，促使档案管理效率及质量得到保证。

参考文献：

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[2]丁文，陈丽.对事业单位档案管理的创新思路探讨[J].中国高新区，2018（09）：223.

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