事业单位档案数字化建设的路径选择分析

邢萌

【摘要】事业单位档案的管理一直是事业单位工作的重中之重。随着现代社会的发展，传统的档案管理方法已经不适用，事业单位档案数字化建设已经迫在眉睫。本文就事业单位档案数字化建设的背景、意义进行阐述，并对事业单位档案数字化建设管理路径的选择进行分析，最后提出一些意见。

【关键词】事业单位；档案数字化建设；路径

随着我国信息技术的不断发展，作为我国为社会公益而进行服务的事业单位要充分利用信息技术。在我国事业单位服务社会的过程中，有很多重要的文件需要保存，有很多人作出了杰出的贡献，他们的档案需要妥善保管。因此事业单位档案数字化是事业单位档案建设的必由这路。事业单位档案的数字化大大提高了工作效率和经济效益，为我国事业单位的发展作出了巨大贡献。

一、事业单位数字化建设的意义

在过去的传统档案管理方式中，所有文件都是纸质的，员工对这些档案进行整理时非常费时费力，效率低下，经济效益低。而且很多时候需要对一些档案进行查询，这时寻找档案成为一个大问题，往往很长时间才能找到需要的档案。纸质档案也容易丢失，这给档案的管理工作带来了很大的不便。事业单位的档案管理工作分三部分，它们分别是文书管理、基建档案和人事档案。这些是事业单位得以安全正常运行的依据和保障。随着社会的发展，传统的档案管理方法已经不足以支撑事业单位的正常运行，这就需要数字化管理的介入。事业单位档案数字化建设有很多方面的益处。一方面，大大提高了经济效益。事业单位传统的管理方法需要大量的人力物力，需要很多的成本。在管理过程中效果低下，浪费了大量的时间。数字化建设后的事业单位档案管理方法方便快捷，只要一台电脑就可以查询想要的档案，就可以建立新的档案，节省了时间，减少了人工也节省了空间。另一方面提高了工作效率，傳统的档案管理方法要求员工跑来跑去寻找档案，查找需要的资料费时费力，数字化后打破了时间和空间的限制，需要的资料可以迅速找到，可以准确了解员工的情况，保障了员工的工作和事业单位工作的有序进行。

二、事业单位数字化建设存在的问题

（一）数字化建设后的安全问题。数字化建设离不开网络，但是网络是复杂的，事业单位的档案保密要求很高，数字化建设后对事业单位的档案造成了一定的危险。数字化建设的目的是方便建设档案、方便查询和提高工作效率，在这些要求得到满足后新的问题就出现了，对事业单位的档案管理数字化建设一定要把保密工作做到位，杜绝因为计算机软件或者硬件的问题造成信息丢失，更不可以因为病毒的袭击导致信息被窃取。这些问题要得到高度的重视。

（二）建设资金不足。数字化建设需要大量的资金投入，事业单位的档案工作是事业单位运行的保障。没有资金的投入就无法对事业单位的档案进行数字化建设，建设无法进行就无法从传统的管理方法的局限中脱离出来，耗费大量的人力物力。我国事业单位档案数字化建设进程缓慢，止步不前，很大一部分原因就是资金投入不足，要重视资金投入的问题，这是事业单位档案数字化建设的保障，避免资金不足导致的数字化进程停滞这种情况的出现。

三、事业单位档案数字化建设路径分析

（一）完善事业单位档案管理的数字化体系。在进行事业单位档案数字化时要完善体系的建设，不但要将新的档案数字化也要将过去老的档案进行数字化。将他们分类整理好放入不同的储存空间，和传统的分类整理方式一样，有体系的储存和数字化。要从档案的录入，资料的整理再到保存、复核、分类等各个环节形成一套完整的体系，这样事业单位档案数字化才能顺利进行。

（二）实现档案信息的共享。事业单位档案数字化建设由很多部分组成。它是一个大工程，不是一朝一夕就可以建成的。从总体设计到安全措施等工作都需要谨慎对待。同时事业单位的日常工作就要面对很多的文件，档案信息共享是必须的。这要求我们在系统的创建之初，就要有方法可以达成这个目标。通过网络建立多个服务器，用电脑进行文档的传输等以达成档案信息共享的目的，当然要做好保密工作，对查询进行权限的限制，设置档案密级管理，对档案的查询等级进行限制。

（三）做好档案的鉴定工作。档案的正确性是非常重要的，不可以将错误的档案数字化输入电脑。对档案的鉴定要做好。首先要对一些价值比较高的如现有的馆藏文件等进行鉴定，先把它们数字化，输入电脑保存。将一些紧迫程度不高的文件放在后面。明确档案是否需要数字化，是否它带来的价值足以担负数字化的成本。根据具体情况对档案进行鉴定，明确它们的价值，分清轻重缓急，循序渐进地进行数字化建设。

四、结语

在社会发展迅速，经济发展飞速的环境下，传统的档案管理方法不再适用。事业单位档案数字化是档案发展的必然趋势，事业单位档案数字化是必然的迫切的，在事业单位档案数字化建设的过程中要加大资金的投入，解决遇到的问题，采用正确有效的路径来进行事业单位档案数字化的建设。

【参考文献】

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