浅谈医院档案的利用与服务

韩贞

【摘要】档案利用与服务是医院档案工作为医疗卫生事业服务的直接体现，是档案室联系医院各方面工作的一个窗口，也是检验、衡量医院档案工作好坏的最重要指标。所以，档案利用与服务在医院档案工作中处于主导和支配的突出地位。

【关键词】医院档案管理；利用；服务

档案利用与服务工作要求档案工作者要及时了解医院各科室对档案工作的需求，并在服务方式和内容上进行探索和改善，才能满足医院工作和医护人员日益增长的信息需求，才能为医院档案工作带来活力和生机，从而达到信息资源共享的目的。

一、档案工作人员必须熟悉室藏档案内容

熟悉程度包括对室藏档案的成分、内容和数量以及存放的库架位置了如指掌，了解各个全宗形成及整理状况，熟悉全宗内档案的利用价值，特别是对重点全宗和珍贵档案更应如数家珍。只有熟悉自己的家底，才能减少查阅调卷的盲目性，为利用者及时全面准确地提供服务。

二、丰富室藏是档案利用与服务的物质基础

医院档案室要严抓移交接收工作，根据《归档接收制度》的规定接收各科室应移交文件资料，并确保档案的完整，同时要加强对本医院重大活动、重大事件、重大医疗创新技术、重大工程档案的收集，加强对本医院名医人物或物色专科建设等珍贵档案的收集。档案室还要定期向市档案馆移交有关档案，并及时整理现有档案，按照《档案鉴定销毁制度》对已到期的短期、长期或者10年、30年档案进行鉴定销毁，逐步形成室藏档案案卷质量优化的良性循环。

三、认真编写档案参考资料

目前医院档案室编写的档案参考资料有大事记、组织沿革、统计数字汇编、发文汇编、医疗专家简介、会议简介等，通过档案信息编研，可以为档案利用者提供主动的、系统的和有针对性的服务，从而提高档案利用工作的效率，还可以在相当程度上减少直接利用对档案原件造成的自然磨损，从而有效地保护原始档案。

四、及时做好档案利用和利用效果登记等工作

档案利用与服务工作要做到主动、热情、服务周到，不论利用者职位高低，亲疏远近，一律热情接待，对其所需利用的档案，无论查找难易，都要耐心细致，不厌其烦。档案工作人员还要按《档案借阅制度》的要求，填写《档案查（借）阅登记簿》，及时跟踪未归还的文件资料，严防遗失。档案利用结束后由利用者填写《档案利用效果登记簿》。对现有档案因历史原因用常规方法难以查到的重要信息，要建立特殊信息登记簿做好记录。以我院为例，近三年我院的档案利用数据为：2015年档案借（查）阅128人/次，提供档案资料302件/卷；2016年档案借（查）阅182人/次，提供档案资料352件/卷；2017年档案借（查）阅235人/次，提供档案资料725件/卷。档案利用的数据逐年上升，证明我院档案室为医院的管理建設、员工职称晋升、设备维修、基建工程、审计、廉政建设、单位评先争优等发挥了重要作用。我院在档案利用效果登记方面已养成良好习惯：档案室每年为人事科提供专业技术考核登记表、论文、科研成果等原始资料，使医务人员顺利通过评审，壮大了医院的专业技术梯队，为医院增添了新鲜的血液，具体职称晋升人数为：2010年26人，2011年11人，2012年22人，2013年24人，2014年25人，2015年19人，2016年18人，2017年20人。值得一提的是：2018年初我院病理科、临床护理、新生儿科、肿瘤科、儿童保健科、肾病内科、普通外科申报肇庆市第四批临床医学重点专科，麻醉科、儿科、重症医学科、内分泌科申报肇庆市第四批临床医学特色专科，档案室为其提供2014年至2017年发表的护理论文84篇、医技论文280篇、科研成果28卷等原始资料，使这些科室顺利通过评审，提高了医院的知名度，由此可见，档案利用与服务工作是非常重要的。

五、提高档案利用与服务的整体水平

要积极拓宽档案服务领域，建立多元化的利用服务平台，档案利用与服务工作不能墨守成规，拘泥于传统的接待利用、查阅档案、咨询服务等利用服务模式，我们应该不断推进医院档案信息资源的数字化、网络化，为电子档案管理利用创造条件。以“积极开发，主动服务”的新姿态向医院的临床科室、医技科室和职能科室提供迅速、高质量的档案信息服务，变消极为积极，变被动为主动。如我院于2011年11月启用OA系统，各科室及个人均可登录OA系统收阅现行电子文件，使不属于保密类的文件可在OA系统发布、传阅、下载或转发，方便了临床医务人员不用直接跑到档案室查阅文件，大大提高了档案利用工作效率，这样有效利用档案信息可为将来医院共享档案信息打下基础，逐步使计算机进入档案利用服务工作领域。

总之，医院档案利用服务工作要围绕医院的中心工作，以创建优质高效的医疗卫生服务为目的，以服务社会、服务人民为主要内容，不断改进档案利用服务工作，不断拓展档案服务领域，做到医院建设推进到哪里，档案服务就覆盖到哪里。拓展档案室的服务功能，充分挖掘档案资源，准确提供利用，以满足医院发展的需要。

【参考文献】

[1]肖伟玲.档案利用与服务[J].卷宗，2014（03）.

[2]宋娜.充分挖掘档案的价值带动资源的开发利用[J].黑龙江史志，2014（09）.