企业档案保密工作的几点思考

栾维亚

【摘要】如何把握好保密的尺度，使企业档案在安全范畴内最大限度地利用，是值得我们深思的问题。笔者主要从档案保管过程、利用过程和开放过程3个方面对企业档案的保密工作进行了分析和阐述。

【关键词】企业；档案工作；保密

一、做好企业档案保管过程中的保密工作

（一）档案库房的保密工作。档案库房是档案保密的重点。档案库房应按照国家相关规定单独建造。从档案保密的角度看，库房不应设在办公楼的最底层，库房门窗等必须专门加固，防止失窃；要制定严格的库房出入制度，指定专人负责，无关人员不允许入内；要尽量保证库房、办公室和借阅室彼此独立。实践证明，档案库房的科学化管理，是做好档案保密工作、维护档案资料安全的基本保障。

（二）档案工作人员的职责。档案工作人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。具体要求就是做到不损坏、不丢失、不分散、不杂乱。不损坏，是指档案保管完好无损，不会因种种不利因素而使档案遭受损坏，对于已破损的档案，要及时进行补救；不丢失，是指档案绝对安全，不会因工作疏忽大意而使档案遗失或失窃，不仅要保证档案实体安全，还要保证档案内容的安全；不分散，是指档案的保管相对集中，不会因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重事件；不杂乱，是指档案保管工作有条不紊，档案摆放整齐规范，井然有序，便于查找利用。

二、做好企业档案利用过程中的保密工作

（一）做好档案利用中的监督工作。1.档案制度建设。结合工作实际，对不同利用需求人群确定不同的利用范围，制定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在进行档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密和文件材料的完好无损。各项规章制度的条文应规范而严明，利于执行，同时在实践中不断总结，进而充实和完善。2.档案队伍建设。档案管理人员是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的政治素质、业务素质和文化素质，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。3.档案监督措施。在档案利用过程中，应根据不同利用者的各自目的，掌握其中的规律和思想动机，进行重点监督。有条件的档案机构还可以安装摄像机、监视器等。同时，还应做到：多宣传档案的制度与标准，多与利用者交谈，掌握其利用目的与动机；多分析利用者的情况和利用效果，多检查被利用的案卷，多督促借阅利用登记制度的落实；多查看被利用过的案卷和文件，发现问题及时整改，并在利用登记薄上备注说明。

（二）处理好档案保密与利用的关系。保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案工作者的神圣职责。日常工作中，档案工作人员虽然十分重视档案保密，但是也存在“重保轻用、利用不足”的现象。企业档案部门必须改变传统观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服好务。当然，机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、有地点和范畴限制的利用，保而不用只会失去保管的意义，失去档案自身价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无节制的利用只会给党和人民的安全和利益造成损失。对于档案工作来说，保密与利用都很重要，缺一不可。

三、做好档案开放过程中的保密工作

（一）做好档案的审查工作。档案的审查是档案开放前的一项重要工作，也是开放档案工作的一个重要环节，其目的是科学而准确地区分、判定档案的开放与使用范畴。这项工作可以分成三个步骤：首先是初审，档案人员要根据相关标准，对开放期限内的档案逐件进行审查，初步确定开放与控制地使用范围。其次是中审，由业务突出的专业技术人员重点审查初审中没能判定开放与控制使用的部分档案，以确定其取舍。最后终审，由相关领导根据初审、中审的结果，进行综合考评和审核，最终确定是否开展档案开放活动。

（二）做好档案的解密工作。根据《保守国家秘密法》第16条：“国家秘密事项在保密期限内不需要继续保密，原确定密级和保密期限的机关、单位或者其上级机关应当及时解密”。另据国家《保密法》规定，保密档案包括“绝密”“机密”和“秘密”三种类别。确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采纳不同的管理措施，最大限度地提供借阅利用。但是秘密不是一成不变的，一旦秘密保密期限届满，它就丧失了保密价值，就应该按照公开文件进行处理，这就是档案保密的时效性。向社会各界开放的档案，必须是到了一定时限的档案。要开放，必须先进行划控解密，把未解密的列入控制使用的范围。也就是说，解密由原确定密级的机关、单位或其上级机关进行。

（三）做好档案开放前的基础工作。一要提高开放档案案卷的质量。要充分利用原有基础进行系統整理，达到分类科学、组卷合理、编目清楚、系统上传的要求。二要规范编写档号，以适应档案开放检索工具和文字叙述性检索工具，使开放档案的检索工作逐步形成以骨干性检索为主，以基础性检索为辅，以叙述性检索工具为必要补充的检索体系，实现检索途径的多样化。四是准备好副本。对于重要的档案，应采取扫描、抄录、复印等形式进行复制，保存好档案副本。

由此可见，做好档案保密工作是企业档案管理工作的关键所在。企业档案保密工作的任务既光荣也艰巨，我们要在基础工作中不断地积累经验，从维护企业自身发展和利益出发，使档案信息资源得到合理的利用，坚定不移地做好企业档案的保密工作。