校园一卡通的财务管理管理与研究

庞金香

（中国石油大学（华东）信息化建设处，山东 青岛 266580）

1 校园一卡通系统的运维管理

在我校，校园一卡通的建设和运行由信息化建设处（原网络及教育技术中心）负责，据统计，约1/5的高校一卡通系统由财务部门负责管理和系统建设。从财务角度看，校园一卡通管理中存在以下几个问题。

1.1 一卡通综合业务人工投入过多

校园一卡通综合业务主要包括现金充值、非校内人员就餐办卡、培训部门学员卡批量办理、持卡人换卡、异常问题处理等，其中，主要的业务为现金充值和持卡人换卡。为了加强资金管理和解放人力，我校于2015年启用了自助现金充值机，缩短了人工充值时间，但现金管理的成本和风险太高。自助现金充值机24 h全天候工作，导致时时都有现金滞留在机器，无法做到日清日结。目前，人工充值仍被保留，但人工充值平均每天的业务量不到100笔，造成极大的人力资源浪费。

1.2 岗位职责设置不科学

从行政事业单位的内部控制角度来看，校园一卡通管理岗位权限设置不够科学。岗位一般包括充值补卡、资产设备材料管理、财务记账、银行对账、后台数据维护等。岗位设置边界不清晰，前台对外服务人员没有权限限制，造成现金充值、补卡、账户管理、数据录入和删除都能够办理，责任不明确，存在很大的安全隐患。比如，银行转账充值失败问题的处理中，必须核查该笔转账业务是否存在。如果存在，则要为校园卡补写入该笔金额，需要核查确认后方能以补助形式向持卡人校园卡账户补发。在我校，除了核查系统转账记录外，还需要持卡人提供纸质转账扣款记录，补助后由本人签字，留作凭证。但不少高校整个核查、调账是由一人独立完成，很大程度上不符合内控规范。需要校园卡管理部门注意重要业务的有效分离，例如现金收入与支付、支出分离，校园卡审批与制卡分离，综合业务与数据管理权限分离。

1.3 重管理、轻服务

大部分高校一卡通部门都存在重管理、轻服务的现象，从一卡通机构名称设置上来说，“管理中心”等字眼带有明显的行政色彩。2008年，我校一卡通中心机构成立，名字为“校园卡管理办公室”，现更为“校园卡管理部”，制订的办法和制度也多带有“管理规定”等字样。从根本上看，一卡通是为全校持卡用户服务的部门，理念停留在管理在前、服务在后上。从校内广大持卡人用户角度来看，管理大于服务，突出强调持卡人需要遵守哪些规定，忽视持卡人应有的权利；一卡通的另一类服务对象是校内商户，包括学校餐厅、开水房、校内超市、公共浴室、文印店等商业实体，对于商户的服务，强调对方该如何遵守制度，没有换位思考一卡通应如何提供服务，对其提出的一些要求，通常以不符合制度规定予以回绝。一个好的大学离不开优秀的服务意识和科学的管理思想。

2 完善措施

在财务管理视角度下制订措施，参照行政事业单位内部控制规范，坚持不相容岗位分离策略，内部授权审批控制。采用信息化技术手段，广泛应用自助化设备，组建一支权限职责划分清晰的校园一卡通服务团队，这不仅有助于提高一卡通部门的管理服务水平，还促进了学校信息化进程的发展。具体措施如下。

2.1 提高自助服务及自助设备的水平

处在信息时代，应充分利用自助设备和网络平台办理日常业务，使用自助设备取代人工，节省人力。

2.1.1 充值方式多元化

在持卡人账户充值方面，以银行卡圈存转账和支付宝转账为主，通过一卡通网络接入指定银行，将银行卡内金额转入校园卡。现金自助充值设备可以保持24 h连续工作，没有节假日和八小时工作日的限制。使用自助转账和自助设备充值的人数已经达到95%，大量节省了人力，也为校内广大师生提供了便利。

2.1.2 校园卡遗失补办

校园卡丢失经常发生，目前，我校实现了学生卡的自助补卡，通过自助补卡设备，校园卡打印和信息写入一步完成，方便快捷。不足之处是目前只实现了学生身份的持卡人自助补卡，教工和校外人员的身份和模板未能导入，所以，使用自助设备补办的校园卡占不到总补卡量的50%，实现多身份、多模板持卡用户的自助补卡后才能真正解放人工操作。

2.2 强化队伍建设，权限划分清晰

优化校园卡管理中心的人员队伍结构。从内部控制的规范化角度来看，坚持不相容岗位和授权审批制度，现金收支业务、资产管理、系统维护等职权划分明确。具体来讲，现金充值操作员不能办理系统数据录入、资产管理、银行对账等业务。卡通系统一般根据业务需要增加功能模块，保障服务器运行稳定，提高系统运行稳定性。加大技术力量，使用防火墙、网闸等设备，保障数据安全。在信息化建设方面，校园一卡通系统是高校信息化的重要基础应用，促进业务系统信息共享，推进高校建立基础信息交换平台，可以大幅度提升整个学校的信息化建设进程。校园一卡通服务信息化则是利用微信、网络等平台加强信息沟通，同时，加大对外政策宣传力度。校园一卡通系统面对校内多个业务子系统和商户，必须配备专人办理对外结算、业务协调等事项，做到及时、有效的服务管理工作。

2.3 收费管理统一化

通过一卡通平台与校内多个业务系统对接，实现了校内收费的统一管理。将校内的热水、电费、浴室、体育场地费等收费纳入一卡通平台管理。校内缴费、消费一卡完成，真正实现“一卡在手、走遍校园”，方便了广大师生。此外，提升了学校管理服务的水平、信息化水平提升。

3 加强会计核算信息化建设

财会电算化已经在企事业单位管理中得到了较为广泛的应用，并且在过程控制、数据计算与处理等方面拥有很大优势。而作为高校管理中数据处理量较大的一个系统，高校财会从凭证编制到数据库的形成，都已经实现运用电脑来替代手工操作，实现了对会计核算方式的革新。其不仅可以大大减轻工作人员的负担，也能够大幅度提升工作效率，大力保障核算质量，管理水平得到逐步提升。

4 结束语

通过以上几个方面的研究与阐述，我校应正确认识到加强一卡通财会工作改革，促进各项一卡通经济活动的高效、合法开展。在实际工作过程中，对当前的一卡通财会工作现状作全面分析，并针对其中不适应信息化发展的部分，及时进行调整，同时，不断提高一卡通操作员和财会工作人员的素质和业务技能，从而促进一卡通财务工作能够全面适应信息化发展需求。