如何加强政协机关档案管理

文/山西省文水县政协 胡淑珍

各级政协是中国共产党领导的多党合作和政治协商的重要机构，是中国政治生活中发扬社会主义民主的一种重要形式。社会各界人士通过政协对国家大政方针和群众生活的重要问题进行政治协商，并通过建议和批评发挥参政议政、民主监督的作用，有利于坚持和改善共产党的领导，又有利于更广泛地联系和团结各阶层群众。各级政协在建言献策、民主协商等方面形成的档案资料，是各位政协委员和政协工作者智慧的结晶，具有较高的价值。做好政协机关档案工作，具有重要而现实的重大意义。

一、政协机关档案的特点

政协机关档案是指各级政协按照《中国人民政治协商会议章程》赋予的职责，在各种会议、活动和机关日常工作中形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式和载体的历史记录，是全机关各项工作活动的真实记录和原始凭证，是考查本机关工作、研究本机关历史的重要依据。这些档案资料有书面、音像、实物等多种形式，其不仅是政协机关工作的一种体现和载体，更是政协机关内部管理的重要组成部分。根据载体的不同，政协机关的档案可以分为文书档案、电子档案、专业档案、声像档案等多种内容。其中文书档案是政协机关档案中最多的种类，文书档案是由各种文件材料所形成的，分为书面材料和电子材料，主要包括日常的会议内容、会议材料、会议记录、各个机构工作的文档、证明等；机关制定的工作条例、工作制度等；提案的内容及答复情况、政协委员进行的专题的调研、汇报、工作总结；机关的人事资料；汇报资料；文件资料等等多种内容。

二、政协档案管理面临的困难和挑战

近年来，随着信息化的发展和政协机关工作职能的增加，使得政协机关的档案数据数量越来越多，并且内容越来越广。大大增加了政协机关档案管理工作的难度。

（一）安全性要求增加。在信息化时代，不仅有纸质档案，更有电子档案。原来保管纸制档案的一套管理制度和方法，如防火、防盗、防潮等，已经不能适应新时代档案工作的要求，随着档案载体的增加，又增加了新的要求，如光盘档案要防止磨损、音像档案要防止磁场等等。还有如档案保存在电脑中，由于电脑系统的崩溃、电脑硬盘损坏等都有可能导致档案信息的丢失；不法分子利用黑客技术侵入和盗取档案，也对档案管理提出的新的要求。

（二）对档案管理人员素质的要求进一步提高。新时期政协机关的档案管理，对档案管理人员综合素质的要求更加专业，政协机关的档案管理人员不仅要具有坚定的政治立场，还需要具备一定的综合素质和业务能力，不仅能熟练地操作使用电脑，还要有一定的写作、组织、协调能力，掌握大数据查阅及整理能力等等。

三、加强政协机关档案管理的建议

做好政协机关档案管理，具体十分重要的意义，必须以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，严格按照政协章程，结合各级政协工作的实际，因地制宜，做好机关档案管理工作。

（一）档案管理人员必须精干高效。各级政协机关应成立档案室，配备专职档案员，负责档案室的日常工作。市级以上政协机关各处室应确定一名兼职档案员，负责本部门各项会议、视察、调研、协商等职能工作中形成的文件、音像资料收集整理，按规定建档或移交。档案室应积极按要求验收、汇总、入库、保管各部门移交的档案，负责电子档案管理系统的维护和管理。

（二）收集整治的档案资料必须完整及时。其中文书档案包括市政协各类会议以及各专门委员会、机关各处室在日常工作中形成的正式文件、各类材料等。音像资料的收集范围为：市政协机关组织召开的各种会议（包括市政协全会、常委会、主席会、专委会等）的声音、影像资料，政协机关组织的视察、专题调研、协商等活动的声音、影像资料，记录政协及机关发展和宣传的新闻报道、专题片等声音、影像资料，以及其他具有保存价值的声音、影像资料。对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片整理归档。照片、音频和视频移交归档时，应提供照片、音频和视频的说明。说明包括时间、地点、人物、事由、背景、摄录者六要素，文字说明要简练准确，确切地反映其内容，以word文档的格式与声音、影像资料存放在一个文件夹内移交宣传信息处。同时，为防止因设备故障造成资料丢失，保证长期、完好地保存这些珍贵的声音、影像资料，声音、影像资料归档的负责人应定期做好资料的备份工作。

（三）根据档案资料重要性确定不同的保存期限。建议将文书档案的保管期限定为永久、30年和10年三种。其中反映本级政协及机关主要职能活动和基本历史面貌，对政协事业、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，保管期限为永久，如政协全体会议、常委会议、主席会议、党组会议、秘书长会议、秘书长办公会议等会议记录、纪要、会议决议及相关材料，组织机构沿革、大事记、领导讲话材料，本级政协常委会、各专门委员会组织开展的各项会议、视察、调研、协商等活动材料和日常工作中形成的正式文件、重要材料等。在较长期间内对机关工作有查考利用价值的档案，保管期限为30年。如政协机关一般工作中形成的文件材料，一般会议的主要文件材料，其他涉及本机关职能活动的较为重要的文件材料。在一定时间内对本机关工作有参考价值的文件材料，保管期限为10年，如政协机关一般事务性的文件材料。