文档一体化文书档案信息化管理措施解析

文/西安美术学院 王芳

一、文档一体化管理的意义

文件管理与档案管理有着密切的关系，它们属于同一个系统工程。文件管理是档案管理工作的前提，而档案管理工作则是文件管理工作的最终目的，文件管理工作将直接影响档案管理工作。档案管理人员与文件管理人员相互配合，由档案管理人员监管并指导归档工作，可以确保文件管理与档案管理工作的质量。文档一体化管理就是根据文件的生命周期等理论，使用计算机与互联网技术，统一规划文件与档案的管理工作，提高管理工作的规范性，进而充分发挥文书档案管理工作的作用，最终提高管理工作的效率。

二、文档一体化文书档案信息化管理措施

（一）提高管理人员的责任心与管理观念。管理人员对于文档的重视程度将直接影响档案管理工作的质量。在传统管理工作中，文书与档案管理工作是相分离的。不论是前端的管理，还是后端的管理，都是责任的延续。当前，很多单位并不是很重视档案管理工作，没有充分了解信息时代的特征与变化，也不了解文档一体化的管理工作。而一些专家学者，对于文档一体化也有着不同的观念，这就影响了文档一体化的发展。除了上述因素以外，领导是否重视也影响着文档一体化的发展。在单位中，文件与档案管理工作是由办公室来负责的，但是由业务方面来看，这两者存在着一定的区别。文秘是办公室的工作，但是档案管理是由上级档案部门指导工作的，在一些情况下可能会出现一些矛盾，缺少一体化的意识。因此，在实施文档一体化管理之前，应该培养工作人员的合作意识。第一，要加深各自之间的了解，增加两者之间的业务来往。两方面的工作人员应该重视对方的需求，只有了解对方的工作，才可以认识到文件与档案在物理形态方面是一致的，同时还都存在着继承性，给文档一体化工作奠定了基础。第二，要提高管理人员的职业素质。要定期对员工进行培训，扩展两个部门工作人员的责任范围，提高员工的责任感、专业能力与素质，为文档一体化工作的实施奠定基础。第三，由部门领导组织讨论。在实施文档一体化管理之前不仅要征询档案管理专家的意见，还应该结合单位的实际情况，讨论是否可以施行文档一体化管理工作，在讨论中培养员工的观念。

（二）组织建设及质量管理。组织建设就是要加强设计与统一协调管理，经过统一的管理、规划，从而有效地促进文档一体化的发展。两个理论是由整体性与连续性这两个方面提出的，证实了文档一体化是合理的，组织建设是实现整体性与连续性的重要基础。由部门领导与工作人员共同努力，掌控文档管理工作的全局，从而确保文档一体化管理可以顺利进行。组织建设就是要集中所有人的力量，充分发挥其优点，有效地规避传统管理工作中的不足之处。另外，还应该集中技术优点，建设数字档案馆与电子文件管理中心。电子文件中心是文档一体化的重要环节，而数字档案馆则是给电子文件中心提供了技术方面的支持。电子文件中心不仅可以确保文件的效力，确保文件的安全，还对文档一体化工作进行了质量管理。文件中心在文件运行的时候，应该保证文件的安全，从而方便工作人员管理档案，提高档案管理质量。

（三）制定标准及功能设计。文档一体化在实际工作中应该确保其是规范与标准的，因此要制定相关的法律规定。我国已经颁布了《中华人民共和国档案法》，且法律规定也越来越完善。为了促进文档一体化管理工作的发展，就应该建立完善的制度与标准。此外，还应该制定工作人员与技术的标准，在人员方面，要规定工作人员的责任与工作范围。要明确地规定工作人员的业务，尤其是需要合作的内容，应该积极地进行配合。要制定相关的法律规定，从而将责任落实到每一个工作人员身上。在技术方面，应该确定系统应该具有的工作。要研发具有兼容性的系统，提高利用率与文件的使用范围，系统功能的设计是制定标准的重要因素。制定的技术标准不仅需要满足文档一体化设计的需要，需要包含信息存储技术、网络技术等，还应该确保系统的安全性、智能性。

（四）适用范围与系统的更换。文档管理系统的应用越来越广泛，其文件管理与制作是远远高于传统管理工作的。即使是在“双套制”管理工作中，电子文件也有着高于纸质文件的优点。但是系统存在着一个严重的问题就是兼容性的问题，其不仅指的是不同文件格式之间的兼容性，还在于不同的子系统之间的兼容性。不论是在处理文件的时候，还是管理档案的时候，系统都应该具备传输、存储、检索等的功能。不兼容不仅会影响文档一体化的发展，还存在着功能重复方面的问题。为了方便传输公文与存储档案，就应该采用并联、串联等方法，增加文档管理系统的适用范围。

三、结语

综上所述，文档一体化是科技发展的必然产物。文档一体化不仅弥补了传统管理工作中的不足之处，还有效地提高了文档管理工作的速度与准确性，从而提高文档管理工作的质量。我们应该深入研究文档一体化，推广文档一体化管理系统的使用，在整个文档生命周期中管理文档，确保电子档案是真实的、有效的。